# Viajes El Programador de Viajes es una herramienta diseñada para organizar, planificar y gestionar los itinerarios y detalles de los viajes ofrecidos por la agencia. Su principal función es centralizar la información operativa, facilitando la coordinación de servicios, destinos y reservas asociadas a cada programación. Con esta herramienta, se pueden crear nuevas programaciones de viajes, asignando fechas, horarios, destinos y otros detalles relevantes, mientras que permite gestionar y visualizar las reservas vinculadas, incluyendo su estado de pago, cantidad de viajeros y observaciones. # ¿Cómo ingresar a la programación de los viajes? Para acceder a la programación de viajes existen varios atajos, pero vamos a mencionar los tres más comunes. Todos requieren que se identifique el icono de tres personas en verde. - En la página principal, se encuentra una sección que muestra todas las reservas programadas para los próximos 14 días y los viajes que regresan en los próximos 14 días. - También se puede acceder a través del menú desplegable o desde la página principal seleccionando el módulo de viajes, que proporciona una vista de todos los viajes programados. - A través del módulo de liquidaciones: Seguimiento de reservas y pagos de clientes; con este último, solo haciendo clic al nombre de la reserva, nos dirigirá al panel de la reserva seleccionada. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/edXL02xjAHZXF4rp-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/edXL02xjAHZXF4rp-image.png) [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/laMCzkLAWGCAjeQH-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/laMCzkLAWGCAjeQH-image.png) - - A través del menú principal. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/WPo97aA2fPJVJwP3-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/WPo97aA2fPJVJwP3-image.png) - Desde la pantalla de inicio. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/iOEej7K7W6GSwln3-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/iOEej7K7W6GSwln3-image.png) [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/g9msZ83mN1r4pcsI-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/g9msZ83mN1r4pcsI-image.png) - **Herramientas disponibles** [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/9zGpMRyAxaEugqHb-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-08/9zGpMRyAxaEugqHb-image.png) # ¿Cómo programar un viaje? 1. Ingrese al módulo de viajes desde el ícono de viajes de la página principal. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/HtPhaNLnFINtP55J-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/HtPhaNLnFINtP55J-image.png) También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Viajes. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/DqEbC9yX0cRZ6Dtw-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/DqEbC9yX0cRZ6Dtw-image.png) [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/xRjKKF3QDvBskbsu-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/xRjKKF3QDvBskbsu-image.png) - Haz clic en el botón **Crear**. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/kBq73NilOW3ce4AF-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/kBq73NilOW3ce4AF-image.png) - Escribe el nombre del producto para facilitar su búsqueda. - Selecciona el producto de la lista. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/VMnA1AwXvRfgWvTE-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/VMnA1AwXvRfgWvTE-image.png) - Establece la fecha en la que operará el servicio. Puedes elegir entre: - Una fecha específica. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/Ejmg8TIMeKd8wnB1-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/Ejmg8TIMeKd8wnB1-image.png) - Todos los días dentro de un rango de fechas. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/BcaK3oKEu2jzXdGm-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/BcaK3oKEu2jzXdGm-image.png) - Días específicos de la semana dentro de un rango de fechas. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/yb7heF5J9v6wMcIs-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/yb7heF5J9v6wMcIs-image.png) - Una vez configuradas las fechas, haz clic en **Guardar.** [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/l0AW4lVshE8GRrtN-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/l0AW4lVshE8GRrtN-image.png) # ¿Cómo programar un viaje desde el módulo de producto? 1. Ingrese al módulo de viajes desde el ícono de viajes de la página principal. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/TWEf7hsgtOrHHld0-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/TWEf7hsgtOrHHld0-image.png) También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Producto. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/DqEbC9yX0cRZ6Dtw-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/DqEbC9yX0cRZ6Dtw-image.png) [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/vZ3dKFVb82RQDv9w-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/vZ3dKFVb82RQDv9w-image.png) Una vez creado el producto, accede a las funciones disponibles (Editar, Eliminar, Programar o Duplicar). - Haz clic en **Programar**. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/13nc9G4Xpgagc0hy-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/13nc9G4Xpgagc0hy-image.png) - Establece la fecha en la que operará el servicio, eligiendo entre: - Una fecha específica. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/Ejmg8TIMeKd8wnB1-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/Ejmg8TIMeKd8wnB1-image.png) - Todos los días dentro de un rango de fechas. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/BcaK3oKEu2jzXdGm-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/BcaK3oKEu2jzXdGm-image.png) - Días específicos de la semana dentro de un rango de fechas. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/yb7heF5J9v6wMcIs-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/yb7heF5J9v6wMcIs-image.png) - Haz clic en **Guardar** para finalizar. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/pcNnEgVosT1J8JVr-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/pcNnEgVosT1J8JVr-image.png) # ¿Cómo asignar un guía a un viaje? **Cree la Programación del Viaje:** 1. Ingrese al módulo de viajes desde el ícono de viajes de la página principal. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/HtPhaNLnFINtP55J-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/HtPhaNLnFINtP55J-image.png) También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Viajes. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/DqEbC9yX0cRZ6Dtw-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/DqEbC9yX0cRZ6Dtw-image.png) [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/xRjKKF3QDvBskbsu-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/xRjKKF3QDvBskbsu-image.png) - Haga clic en el botón **Crear**. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/kBq73NilOW3ce4AF-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/kBq73NilOW3ce4AF-image.png) - Escribe el nombre del producto para facilitar su búsqueda. - Selecciona el producto de la lista. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/VMnA1AwXvRfgWvTE-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/VMnA1AwXvRfgWvTE-image.png) - Establece la fecha en la que operará el servicio. Puedes elegir entre: - Una fecha específica. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/Ejmg8TIMeKd8wnB1-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/Ejmg8TIMeKd8wnB1-image.png) - Todos los días dentro de un rango de fechas. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/BcaK3oKEu2jzXdGm-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/BcaK3oKEu2jzXdGm-image.png) - Días específicos de la semana dentro de un rango de fechas. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/yb7heF5J9v6wMcIs-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/yb7heF5J9v6wMcIs-image.png) - Una vez configuradas las fechas, haz clic en **Guardar.** [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/l0AW4lVshE8GRrtN-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/l0AW4lVshE8GRrtN-image.png) - Asegurarse de añadir un cliente titular a la reserva. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/X1bfA5s0V8PxeEvZ-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/X1bfA5s0V8PxeEvZ-image.png) **Edita la programación:** - Accede a la programación del viaje y haz clic en "Editar". [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/RN5A3itOVDBl0UT3-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/RN5A3itOVDBl0UT3-image.png) [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/EE3p7q4KveIJdpMv-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/EE3p7q4KveIJdpMv-image.png) **Asigna el guía:** - Desplázate hacia abajo hasta la sección posterior al área del punto de encuentro. - Encontrarás una celda que, al hacer clic, desplegará una lista de personas naturales o jurídicas con el rol de "Guía". - Selecciona el guía deseado de la lista, haz clic en "Añadir" y luego en "Guardar". [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/Q12c9ZZczx0BIIrx-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/Q12c9ZZczx0BIIrx-image.png) [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/scRdQrfXaNYHwAzy-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scRdQrfXaNYHwAzy-image.png)

**Nota:** Una vez asignado, el guía aparecerá en la lista de clientes para la póliza

[![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/R6i8ghmjmxEVH6ca-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/R6i8ghmjmxEVH6ca-image.png) # Actualizar la información de un viaje o servicio programado Para modificar un viaje, asegúrate de aplicar los cambios sólo a ese viaje concreto. Al acceder al panel de reservas, se visualiza una barra azul en la parte superior. En esta barra se encuentra el menú de navegación a la izquierda, el nombre y la fecha del viaje en el centro, y diversas herramientas disponibles a la derecha.
[![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/80aQMyfnNxU9HF4I-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/80aQMyfnNxU9HF4I-image.png) Botón de habitaciones: La función de este botón es redireccionar al módulo de calendario de habitaciones.
[![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/O49y4fAwbx2aRflH-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/O49y4fAwbx2aRflH-image.png) Botón de clientes: La función de este botón es registrar un nuevo cliente en el software
[![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/AH6b6NPFnomhSVI2-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/AH6b6NPFnomhSVI2-image.png) Botón de usuarios y proveedores: La función de este botón es registrar un nuevo usuario o proveedor en el software
[![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/wRWpVvZymoR1ILrl-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/wRWpVvZymoR1ILrl-image.png) Botón de facturas de proveedores: La función de este botón es listar las facturas a proveedores a nivel del viaje y a nivel de reserva
[![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/Z08lAN3N7ClvlpHB-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/Z08lAN3N7ClvlpHB-image.png) Acceso directo para crear orden de servicios.
[![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/m9L6eiVnRsy2asyJ-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/m9L6eiVnRsy2asyJ-image.png) Botón de apoyo contable: La función de este botón es mostrar el resumen contable, ya sea para la reserva o para el viaje
[![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/cwpCMXanLTggU4my-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/cwpCMXanLTggU4my-image.png) Botón de editar: La función de este botón es editar él viaje donde podremos hacer cambios que solo afecten a esa salida
[![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/owVC1S2LJcYL449B-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/owVC1S2LJcYL449B-image.png) Botón tres puntos: La función de este botón es listar todas las opciones anteriores
Para acceder y modificar la información del viaje, simplemente haz clic en el botón de "Editar". Aquí podrás modificar absolutamente todo. - Nombre. - Fecha del viaje. - Operador turístico. - El Estado. - Descripción corta. - Tipo de Servicio. - Duración por noches. - Cupos. - Servicios de alojamiento. - Conjunto tarifario. - Puntos de encuentros. # Panel de apoyo contable Para acceder a este panel, simplemente haz clic en el icono de la mano con la moneda. El icono puede aparecer en color naranja, azul o blanco. ![](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-08/HyHIy5LSyj70t1CO-embedded-image-prup4gax.png) Ejemplo: desde el apartado de **viajes** 1. Ingrese al módulo de viajes desde el ícono de viajes de la página principal. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/HtPhaNLnFINtP55J-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/HtPhaNLnFINtP55J-image.png) También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Viajes. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/DqEbC9yX0cRZ6Dtw-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/DqEbC9yX0cRZ6Dtw-image.png) [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/xRjKKF3QDvBskbsu-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/xRjKKF3QDvBskbsu-image.png) [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/kysEV2yXl1D9IZ8E-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/kysEV2yXl1D9IZ8E-image.png) El **Panel de Apoyo Contable** es una herramienta integral diseñada para facilitar la gestión administrativa, financiera y operativa de cada viaje en tiempo real. Su objetivo principal es brindar una visión clara y detallada de todos los movimientos económicos relacionados con el servicio, permitiendo un control eficiente de ingresos, egresos, comisiones y beneficios. Este módulo está dividido en cuatro secciones clave, que permiten a los usuarios analizar y tomar decisiones basadas en datos actualizados: #### **Resumen** En esta vista se concentra toda la información clave del viaje: - Número de inscritos y confirmados. - Presupuesto total y descuentos aplicados. - Pagos recibidos por parte de los clientes. - Gastos asociados a proveedores. - Comisiones del equipo (intermediarios y agentes). - Retenciones, ingresos propios e IVA. - Beneficio final estimado del viaje. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/riI6Yh8X8Yrwtrzh-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/riI6Yh8X8Yrwtrzh-image.png) #### **Proveedores** Aquí se gestionan las facturas relacionadas con los proveedores del viaje: - Visualización del estado de pago (pagado o no pagado). - Registro de nuevas facturas y pagos. - Detalle de servicios prestados, comisiones y retenciones. - Acceso a los soportes y archivos asociados a cada factura. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/TmXMco5FvfBEpMLY-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/TmXMco5FvfBEpMLY-image.png) #### **Reservas** Esta sección muestra las reservas activas asociadas al viaje: - Estado de confirmación. - Identificación de cada reserva con su respectivo número. - Contacto asignado y valor total pagado o pendiente. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/CU4WjkOLJht2wfK8-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/CU4WjkOLJht2wfK8-image.png) #### **Clientes** Permite consultar el listado completo de los clientes vinculados a la reserva: - Datos de identificación, tarifa, teléfono y estado de confirmación. - Asignación de silla y estado de acomodación. - Control de asistencia y detalles operativos del cliente. [![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/jXOlf1Cj3Gj3TswM-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/jXOlf1Cj3Gj3TswM-image.png)