Manual de Usuario Airvi Software AIRVI, una solución innovadora diseñada específicamente para satisfacer las necesidades de las pequeñas y medianas empresas del sector Colombiano. AIRVI marca el inicio de una nueva era en la gestión de viajes, ofreciendo herramientas poderosas que simplifican la reserva de pasadías, senderismo y excursiones, permitiendo a las agencias brindar experiencias excepcionales a sus clientes. Con una atención meticulosa a los desafíos únicos de la industria del turismo, AIRVI no solo simplifica la gestión de reservas, sino que también optimiza la atención al cliente y proporciona análisis en tiempo real de datos cruciales. Esta solución no solo impulsa la eficiencia operativa, sino que también eleva la satisfacción del cliente a nuevas alturas, posicionando a las agencias que lo utilizan como líderes del mercado. Índice ¿Qué es Airvi? Vídeos de capacitación Inicio de sesión Proceso de inicio de sesión Recuperar contraseña Perfil de usuario Pantalla de inicio Pantalla de inicio Módulos principales Herramientas de navegación Menú principal Herramientas de navegación Panel de Centro de Ayuda y Soporte Técnico Perfil del usuario Usuarios y proveedores Usuario y proveedores ¿ Cómo crear un usuario o proveedor ? ¿Cómo subir archivos en usuarios y proveedores? Roles adicionales y restrictivos ¿Cómo agregar imágenes a un hotel? ¿Cómo agregar una descripción a un hotel? ¿Cómo agregar comodidades a un hotel? ¿Cómo agregar un logo a un hotel? Clientes Funciones ¿Cómo crear un cliente? Archivo plano Manual Validación de Existencia Previa de Cliente Asignación de Responsabilidad a Freelancers para Clientes Alerta de Cumpleaños Salud del cliente Calidad del cliente Productos ¿Cómo acceder? Listado de productos Ver y descargar ficha del producto Estructura de los productos ¿Cómo crear un producto o servicio? Inicias la creación Asigna Información Básica Descripción Corta (Opcional) Clasificación Tipo de Transporte Principal Duración Cupos Publicación en la Web Segmentación y Parametrización de Alojamiento (Opcional) Conjunto Tarifario Alojamiento Receptivos y adicionales Tarifas Incluye No incluye Itinerario Observaciones Recomendaciones Ficha técnica Ventajas Puntos de encuentro País y Región (Opcional) Políticas Guardar Integración Airvi Web Generar collage en los editores de texto. Cotizaciones Definición Cómo crear una cotización ¿Cómo convertir una Cotización a una Reserva? Estado de la cotización Control de disponibilidad de cupos Envío de cotización por correo Viajes ¿Cómo ingresar a la programación de los viajes? ¿Cómo Programar un Viaje? ¿Cómo programar un viaje: Desde el Módulo de Producto? ¿Cómo asignar un guía a un viaje? ¿Cómo actualizar la información de un viaje o servicio programado? Panel de apoyo contable Reservas Formas de acceder Panel de seguimiento de reservas y panel de reservas Mensajes de errores Herramientas del panel de reservas ¿Cómo crear una reserva? Plan y tarifas Plan de pagos Pasarelas de pago Pagos Reembolsos Descuentos Proveedores Órdenes de servicio Recibir pagos por Wompi y Bold Tasa administrativa Comisiones Bloqueo de cupos Archivos Notas privadas e información de facturación Cierre de ventas y marketing Políticas Etiquetas Establecer el titular de la reserva Registro de clientes en la reserva e importación masiva de clientes Establecer tarifas a los viajeros Descargar listado de pasajeros Listado de cumpleaños en lista de pasajeros Descargar listado de pasajeros para seguro de viajes Control de disponibilidad de cupos Notas de seguimiento Módulo de servicio de transporte Calendario de viajes Viajeros próximos Comisiones Seguimiento Seguimiento de Reservas Facturas de proveedores Historial de pagos de clientes Historial de Comisiones Cuentas por cobrar y cuentas por pagar Ventas por pasajero Filtros del panel de seguimiento Módulo de Reembolsos Estadísticas Acceso al módulo de estadísticas Generación de reportes Visualización de gráficos Ejemplo de generación de un  informe gráfico Funciones de las herramientas del  informe gráfico Reporte de productos Servicios de transporte Cotizaciones Reembolsos Cuadre de caja Reporte de ventas Reporte de ventas por pasajero Reporte de reservas Reporte de cuadre de caja Reporte de cuentas por cobrar y pagar Reporte de Enlaces de pago Reporte de historial de pagos Reporte de Pagos por Reserva Reporte de Impuestos y Retenciones Reporte de transacciones Reporte de clientes Reporte de destinos por cliente Reporte de facturación de clientes Mejores clientes Reporte de facturas de proveedores Reporte de facturas de proveedores por viaje Reporte de ingresos para terceros Reporte de pagos de facturas de proveedores Reporte de proveedores Reporte de comisiones de agentes Reporte de descuentos Reporte de viajes Reporte gráfico de número de ventas Reporte gráfico de ventas Reporte gráfico de número de reservas Reporte gráfico de reservas Reporte gráfico de pagos de clientes Reporte gráfico de pagos vs. abonos de clientes Reporte Gráfico de Facturas de Proveedores Reporte gráfico de pagos a proveedores Reporte de pasajeros por viaje Reporte gráfico de mejores clientes Transacciones Tareas Notificaciones Enlaces de pago Hoteles y alojamientos Hoteles y alojamientos Hoteles Torres Habitaciones Tipos de habitación Tipos de cama Calendario de Habitaciones Secciones del Módulo Partes de la ventana de asignación de habitaciones ¿Cómo Asignar una Habitación? Avisos Parámetros y configuración del sistema Parámetros Empresa Pasarelas de pago Página de inicio Información legal Bancos Impresión Notas de cancelación Comprobante de reserva Comprobante de pago Cotización Paz y Salvo Moneda Misceláneo Etiquetas ¿Cómo crear una etiqueta? ¿Por qué etiquetar una reserva? ¿Dónde y cómo puedo etiquetar? Festivos Fuentes de Marketing Categoria de transacciones Ubicación/Sedes Políticas ¿Cómo crear una nueva Política? Preguntas frecuentes Políticas Globales Roles y Permisos Puntos de encuentro ¿Cómo crear puntos de encuentro? Puntos de encuentro en la plantilla Programador de viajes Cuentas Bancarias Impuestos Estado del sistema Licencia Copias de seguridad Eventos del Sistema Galería de imágenes Cierre de mes API de consulta de datos Descripción del módulo Módulo de Backups Módulo de Monedas Módulo de License Módulo de Clientes Módulo de Ubicaciones Módulo de pagos Módulo de Métodos de Pago (PaymentMethods) Módulo de Tipos de Proveedores (ProvidersType) Módulo de reembolsos Módulo de Reservas Módulo de Categorías de Transacciones (TransactionCategory) Módulo de Usuarios (Users & Providers) Módulo de Planes (Plans) Asignación de transporte Medios de pago Preguntas frecuentes generales ¿Por qué no me funciona desde mi internet, pero sí desde el celular? Gestión de saldo a favor por cancelación parcial de reserva Recomendaciones para la Carga Correcta de Imágenes ¿Dónde se registran los gastos administrativos? ¿Por qué un cliente no aparece en el listado de pasajeros al agregarlo a una reserva? ¿Por qué en la confirmación solo aparece un punto de encuentro? ¿Por qué no puedo continuar o por qué me aparece que mi viaje ha sido omitido al crearlo en el Programador de Viajes? ¿Qué informe puedo usar para ver la utilidad de la agencia? Diferencia entre Reporte de Pagos por Reserva y Reporte de Historial de Pagos Idioma del documento ¿Qué es Airvi? ​ Airvi es un software colombiano en la nube diseñado para modernizar la gestión de reservas en agencias de viajes, especialmente aquellas que ofrecen pasadías, excursiones, senderismo y paquetes turísticos personalizados. Su objetivo es reemplazar métodos tradicionales como hojas de cálculo por una plataforma centralizada, eficiente y segura. ​ Funciones Principales de Airvi Gestión Integral de Reservas : Permite crear, editar y monitorear reservas en tiempo real, con acceso simultáneo para múltiples agentes desde cualquier dispositivo con conexión a internet. ​ Módulo de Cotizaciones : Ofrece plantillas personalizables para generar propuestas profesionales, agilizando el proceso de venta y mejorando la presentación al cliente. Análisis y Reportes : Proporciona informes detallados sobre ventas, comisiones y estadísticas de la agencia, ayudando a las agencias a tomar decisiones informadas y estratégicas. ​ Gestión de Proveedores y Clientes : Centraliza la información de proveedores y clientes, facilitando la comunicación y el seguimiento de cada viaje. ​ Usos y Aplicaciones Agencias de Viajes y Freelancers : Airvi es adaptable a diferentes tamaños de negocio, desde agentes independientes hasta agencias consolidadas, ofreciendo planes que se ajustan a diversas necesidades. ​ Gestión de Actividades Turísticas : Ideal para organizar y administrar actividades como pasadías, excursiones y paquetes turísticos, permitiendo una programación eficiente y seguimiento detallado. ​ Acceso Remoto y Multidispositivo : Al estar basado en la nube, permite a los usuarios acceder al sistema desde cualquier lugar y dispositivo, garantizando flexibilidad y continuidad operativa. ​ Alcance y Beneficios Seguridad de la Información : Implementa certificados SSL y realiza copias de seguridad diarias, asegurando la protección y disponibilidad de los datos. Interfaz Intuitiva : Diseñada para ser fácil de usar, facilitando la adopción por parte de equipos con diversos niveles de experiencia tecnológica.   Soporte Técnico y Actualizaciones : Ofrece soporte continuo y actualizaciones periódicas, asegurando que las agencias cuenten con las últimas herramientas y funcionalidades. ​ Vídeos de capacitación Ponemos a su disposición los siguientes videos de capacitación, para entrenar o reentrenar su equipo de trabajo: https://v5.docs.airvi.com.co/books/video-tutoriales/page/directorio-de-video-tutoriales Inicio de sesión En este capítulo revisaremos el proceso de inicio de sesión en airvi. Proceso de inicio de sesión Inicie sesión en Airvi siguiendo las instrucciones relacionadas a continuación.                      @Email.        Correo electrónico por el cual el usuario inicia sesión.        Contraseña.        Cada usuario tiene una contraseña asignada, la cual debe ingresar cuando inicia sesión en la plataforma. Recuperar contraseña 1. Para recuperar la contraseña se debe hacer clic en el enlace ¿olvidaste tu contraseña? 2. Escribe el correo correspondiente al usuario que desea recuperar la contraseña. C lic en restablecer contraseña. 3. A la dirección del correo electrónico del usuario llegará un correo con un enlace que le permitirá modificar la contraseña. 4. Al hacer clic en cambiar contraseña o en el enlace, se abrirá una nueva ventana donde especificará la nueva contraseña y posteriormente en restablecer. Perfil de usuario Para cada usuario conectado al sistema, cada usuario puede disfrutar de una experiencia personalizada configurando su propio perfil. Con acceso a un resumen mensual de sus ventas durante el mes en curso, esta característica proporciona una visión rápida de su rendimiento. Además, pueden actualizar su información personal, establecer un avatar y cambiar su contraseña según sus preferencias. El perfil también ofrece un vistazo a las notificaciones, permitiendo a los usuarios acceder rápidamente al panel de notificaciones desde su perfil. Cada vez que realice una modificación, se debe guardar . Resumen mensual de ventas Información del perfil : puede modificar el nombre, el avatar, # de identificación, correo, dirección. Cambiar contraseña             Pantalla de inicio Pantalla de inicio La pantalla de inicio está organizada en varias secciones clave, brindando una vista completa del estado actual de la agencia y accesos rápidos a las principales funciones. Primera Sección Saludo de bienvenida: Muestra un mensaje que incluya la fecha actual, el valor configurado de la TRM y una sección con varios “¿Sabías que…?” informativos. Módulos principales: Acceso directo a los seis módulos principales del sistema: Usuarios y proveedores Clientes Productos Cotizaciones Programación de viajes Reservas Usuario y proveedores Clientes Productos Cotización Programación de viajes Reservas Segunda Sección Operatividad de la Agencia: Visualización de las reservas programadas y registradas en el mes actual. Nota: Esta opción solo está disponible para usuarios con perfil de Administrador . Operatividad del Usuario Actual: Muestra un resumen de la actividad del mes actual para el usuario que ha iniciado sesión. Nota: Al hacer clic en los valores de esta sección, el usuario será redireccionado al módulo de Reservas , donde podrá ver los detalles específicos de las reservas asociadas. Tercera Sección Avisos y alertas: Esta sección despliega alertas relacionadas con reservas, proveedores y clientes. Reservas: Alerta en caso de que existan reservas sin pagos o con pagos parciales. Proveedores: Alertas relacionadas con pagos pendientes u otros avisos importantes. Clientes: Avisos sobre clientes que cumplen años o que están próximos a cumplir. Nota: Al hacer clic en las alertas de reservas y proveedores, el sistema redireccionará al módulo de Reservas para ver los detalles. Al hacer clic en las alertas de clientes, el sistema redireccionará al módulo de Clientes para mostrar los clientes asociados a la alerta. Cuarta Sección Próximas programaciones de viajes: Lista de viajes programados próximos a vencer en los próximos 14 días y los viajes programados próximos a regresar, a partir de la fecha actual. En este listado se puede visualizar: Fecha de la programación Servicio o destino turístico Estado de los pagos (con porcentaje de pago para todas las reservas asociadas) Etiquetas y agencia operadora Otros detalles importantes. Próximos a regresar: Esta pestaña muestra las reservas con fecha de regreso en los próximos 14 días desde la fecha actual, permitiendo hacer seguimiento a los viajes próximos a finalizar y validar información operativa antes del cierre. Se visualizan los primeros 50 resultados con las siguientes columnas: Acciones Fecha de salida Fecha de regreso Cliente Servicio Estado Valor total Saldo pendiente Nota: Al hacer clic en el ícono de reserva al lado del número de la programación, se accede directamente a la programación y a las reservas registradas. Nota: Al hacer clic en el ícono de contabilidad que se encuentra al lado derecho del icono de reserva, se accede directamente al panel de apoyo contable del viaje. Nota: Tambíen podrás asignar etiquetas personalizadas a los viajes, mejorando la organización y facilitando la búsqueda de manera rápida y eficiente. Módulos principales Airvi está compuesto por módulos funcionales que estructuran el ciclo completo de operación de una agencia de viajes. Los módulos principales,  Usuarios y Proveedores, Clientes, Productos, Cotizaciones, Viajes y Reservas , permiten centralizar la información operativa, facilitar la trazabilidad de cada proceso y optimizar la gestión administrativa y comercial. Cada módulo se encuentra conectado con los demás, permitiendo una operación fluida, segura y alineada con las necesidades del negocio.             Puedes acceder a estos módulos tanto desde la página principal como desde el menú  Hay una diferencia importante cuando ingresas al módulo de Reservas desde la página principal: en este caso, el sistema aplicará un filtro de búsqueda que mostrará las reservas a partir de la fecha actual hacia adelante , destacando así las reservas más relevantes. Por otro lado, si accedes al módulo de Reservas desde el menú principal, el sistema mostrará todas las reservas históricas , es decir, desde el momento en que comenzaste a utilizar la plataforma. Herramientas de navegación Menú principal En el menú flotante encontraremos todos los módulos del sistema. El menú está dividido por secciones claras que permiten visualizar e identificar los módulos y funciones de Airvi de una manera más sencilla. Este módulo te permitirá elegir un avatar, modificar la contraseña, te mostrará tus logros del mes y la administración de tus notificaciones.  Un buscador dinámico que permite encontrar y acceder rápidamente a los módulos del sistema mediante coincidencias en tiempo real, optimizando la navegación y mejorando la eficiencia operativa.   Inicio: Te permitirá regresar a la página principal si te encuentras en cualquier otro módulo. Usuarios y proveedores: Podemos crear y modificar los diferentes proveedores que la agencia tenga. Además, este módulo les permitirá a los administradores crear y/o modificar a los usuarios que ingresan al sistema. Clientes: Se ingresan los clientes o viajeros, de los diferentes destinos que maneja la agencia. Producto: Se crean y modifican las plantillas de los servicios que ofrece la agencia. Cotizaciones: Nos permitirá utilizar una plantilla previamente creada para generar cotización rápidamente. Viajes: Permite seleccionar la plantilla de los productos y programar los viajes, individual o por grupos de viajeros. Reservas: Muestra un listado con el estado de las reservas creadas; estas se pueden filtrar para una mejor búsqueda. Calendario de viajes: Muestra los viajes programados desde el día en que inicia hasta su culminación en el calendario. Viajes próximos: Brinda una lista detallada de los viajes programados y muestra en qué condiciones se encuentra dicho viaje; si en borrador o confirmado. Calendario de habitaciones: Visualización de la ocupación de cada habitación según su hotel correspondiente. Liquidador de Comisiones facilita la creación y el registro de pagos a los comisionistas. Este módulo permite llevar un control preciso de los pagos de comisiones, asegurando que cada transacción quede registrada para un seguimiento detallado. Permite generar y gestionar órdenes de servicio asociadas a facturas de proveedores. Detallando los servicios solicitados. Facilita la comunicación con el proveedor para la aceptación o rechazo del servicio de forma organizada. Tareas: Puedes crear y asignarte tareas en el calendario. Notificaciones: Muestra un listado de los pendientes. Módulo de enlaces de pago: Permite consultar todos los enlaces de pago creados en el sistema y generar nuevos enlaces para solicitar pagos a clientes, sin necesidad de asociarlos directamente a una reserva.   Estadísticas: Facilita la descarga de informes según la necesidad del usuario. Panel de gráficos: Permite visualizar con detalles cada viaje desde varios puntos de vista. (Viajes o reservas, proveedores, clientes, comisión). Facturas de proveedores: Permite visualizar los pagos realizados a proveedores en un período específico, ofreciendo un control claro sobre las obligaciones financieras cumplidas.  La sección Historial de pagos de clientes muestra el registro de los pagos realizados por los clientes, incluyendo información del viaje, valor pagado, método de pago, comprobante y fecha, facilitando el seguimiento de los ingresos. Cuentas por cobrar y cuentas por pagar: Muestra el resumen financiero de cada viaje, incluyendo valores por cobrar a clientes y por pagar a proveedores, junto con montos pagados, recibidos y saldos pendientes para el control de ingresos y egresos. Ventas por pasajero: Muestra el detalle de las ventas registradas por cada pasajero, incluyendo reserva, estado de participación, viaje asociado, valor del cupo y agente de viajes, permitiendo analizar los ingresos individuales por pasajero. Genera un histórico de las transacciones realizadas, clasificado por cuentas. Herramienta útil para conciliaciones. Reembolsos: Muestra el registro de los reembolsos realizados a los clientes, incluyendo viaje asociado, pasajero, valor devuelto, método de pago, comprobante y fecha de registro, permitiendo el control de devoluciones. Asignación de transporte: Permite visualizar y gestionar la asignación de transporte asociada a las reservas, mostrando información como número de reserva, producto, tipo de contrato, vehículos asignados, agentes contable, comercial y logístico, así como las fechas del viaje y del registro, facilitando el control de la logística y responsables del servicio de transporte. Modificación y configuración del sistema (exclusivo para administradores) Cambiar a modo oscuro: cambio de la apariencia del sistema. Hotel: Se crean y se modifican los hoteles.   Tipos de acomodación: Clasificación de los diferentes tipos de acomodaciones, donde podrás activar o desactivar las diferentes acomodaciones. Tipos de habitación: Definición de los tipos de habitaciones junto con su capacidad máxima de huéspedes. Tipos de cama: Configuración de los diferentes tipos de camas, especificando su capacidad de personas.   Permite crear y modificar etiquetas para organizar y clasificar las programaciones y reservas. Las etiquetas personalizadas facilitan el seguimiento y la identificación rápida de cada elemento, optimizando la gestión de las actividades de la agencia.   Festivos permite visualizar y crear días feriados en el sistema. Esta configuración genera alertas automáticas al momento de programar una reserva en días festivos, ayudando a planificar y organizar las reservas de manera efectiva, considerando posibles restricciones o ajustes necesarios en días no laborables.   Permite agregar nuevas fuentes de marketing al sistema. Estas fuentes estarán disponibles en la lista de selección de fuentes de marketing al momento de crear una reserva, facilitando el seguimiento del origen de los clientes y evaluando la efectividad de las estrategias de marketing. Categorías de transacciones: Permite consultar y administrar las categorías utilizadas para clasificar los ingresos y gastos del sistema, indicando si aplican para clientes, proveedores o ambos, y si se encuentran activas o inactivas. Permite registrar nuevos métodos de pago en el sistema. Una vez creados, estarán disponibles en el listado desplegable al momento de registrar un pago dentro de una reserva. Permite gestionar las sedes de manera sencilla. Aquí podrás registrar la información completa de cada sede, incluyendo su nombre, dirección, ciudad, contacto y otros detalles relevantes. El sistema permite registrar imágenes de las instalaciones de los proveedores, así como sus logotipos. Esta funcionalidad mejora la presentación visual del proveedor dentro del sistema y facilita la identificación en módulos como reservas, reportes o fichas técnicas. El módulo de Políticas te permite gestionar de manera eficiente las normas y condiciones que rigen los productos, reservas y cotizaciones de tu agencia de viajes. Puedes crear todas las políticas necesarias y asignarlas según cada caso, asegurando así un mejor control y transparencia en tus operaciones. Roles y permisos : Brinda una lista y el detalle de lo que puede hacer dicho rol en el sistema. También permite al administrador crear nuevos roles según su necesidad. Puntos de encuentro: Aquí se crean los lugares específicos para que los viajeros puedan reunirse fácilmente. Categoría de productos: Permite crear categorías adicionales para asociar un producto. Esto aplica únicamente cuando los productos o servicios se publican en una página web. Programación de viajes: Visualiza una lista de destinos programados junto con su duración estimada. Cuentas bancarias: Permite agregar cuentas para la gestión de pagos. Impuestos: Permite crear conceptos de impuestos para asociarlos con los pagos. Permite consolidar la información operativa y financiera al final de cada mes, bloqueando ediciones posteriores y generando reportes de control y seguimiento. El módulo de Eventos del Sistema registra y almacena cada movimiento realizado por los usuarios que inician sesión en el software. Esta funcionalidad permite un seguimiento detallado de las acciones dentro del sistema, brindando mayor seguridad y control sobre los procesos. Estado del sistema : Se pueden visualizar las características y las condiciones de la licencia. El módulo de vehículos permite gestionar los vehículos usados en los servicios de transporte. Desde allí se pueden crear, editar, inactivar o eliminar registros, ingresando datos como tipo, marca, modelo, color y capacidad. Además, se integra con las reservas, permitiendo seleccionar vehículos activos, definir el tipo de contrato y asignar conductor sin modificar la información original del vehículo. Cerrar sesión : Te permite salir del sistema de forma segura. Herramientas de navegación     Botón del menú principal : Permite navegar y acceder a todos los módulos del sistema de forma sencilla.     Botón de navegación atrás : Este botón es funcional cuando hay más de un movimiento en el sistema. Al pulsarlo, podrá retroceder un paso en la navegación.     Botón Home: Al hacer clic en este botón, será redirigido a la página principal del sistema.     Botón de navegación adelante : Este botón estará habilitado solo si ha utilizado previamente el botón de retroceder. Le permitirá avanzar un paso en la navegación. Alertas del Sistema     Debajo de la barra superior, encontrará las alertas importantes relacionadas con el sistema. Al hacer clic en estas alertas, será dirigido a la sección correspondiente, donde podrá obtener más detalles sobre la causa de la alerta y las posibles soluciones. Botón de Centro de ayuda     El botón de Centro de ayuda permite acceder rápidamente a la documentación de Airvi. Desde allí, el usuario puede consultar guías, resolver dudas frecuentes y encontrar información de soporte sobre el uso de la plataforma. También incluye un chat de apoyo , donde el usuario puede realizar preguntas relacionadas con Airvi y recibir orientación sobre las funcionalidades del sistema. Botón de notificaciones     El botón de notificaciones muestra alertas configuradas que se activan cada vez que se ejecuta una actividad, como pagos o reservas, entre otros. Botón "Más" o "Nuevo"     Este botón permite agregar un nuevo elemento. La función específica de este botón varía según el módulo en el que se encuentre. Viajes y Reservas     Botón de viajes: La función de este botón es redireccionar al módulo de viajes.     Botón de habitaciones: La función de este botón es redireccionar al módulo de calendario de habitaciones.     Botón de clientes: La función de este botón es registrar un nuevo cliente en el software     Botón de usuarios y proveedores: La función de este botón es registrar un nuevo usuario o  proveedor en el software     Botón de facturas de proveedores: La función de este botón es listar las facturas a proveedores a nivel del viaje y a nivel de reserva Acceso directo para crear orden de servicios.     Botón de apoyo contable: La función de este botón es mostrar el resumen contable, ya sea para la reserva o para el viaje     Botón de editar: La función de este botón es editar él viaje donde podremos hacer cambios que solo afecten a esa salida     Botón tres puntos: La función de este botón es listar todas las opciones anteriores  Panel de Centro de Ayuda y soporte técnico Airvi cuenta con un acceso directo al  Centro de Ayuda desde la barra superior de la plataforma. Este acceso se identifica con el ícono de signo de interrogación (?) , ubicado en la parte superior de la pantalla de inicio. Al hacer clic en este botón, el usuario ingresa al Centro de Ayuda , donde podrá consultar documentación, revisar novedades, acceder a videos tutoriales y usar el chat de asistencia basado en la documentación de Airvi. ¿Qué contiene el Centro de Ayuda? Dentro del Centro de Ayuda, el usuario encontrará diferentes recursos de consulta: Documentación de Airvi: Permite acceder al repositorio de manuales y guías del sistema. Novedades de Airvi: Muestra información sobre cambios, mejoras o nuevas funcionalidades. Video tutoriales: permite consultar material audiovisual de apoyo. Buscador de documentación: Permite buscar información específica escribiendo una palabra o pregunta. Chat con la documentación: Permite realizar preguntas relacionadas con el uso de Airvi. Soporte humano: Permite acceder al canal de soporte del equipo, cuando esté habilitado por la empresa. Cómo buscar información en la documentación En el Centro de Ayuda se encuentra una casilla de búsqueda con el texto “Ingresa tu búsqueda y presiona Enter” . El usuario puede escribir una palabra clave o una consulta específica, por ejemplo: Crear una reserva Registrar un producto Generar una cotización Consultar pagos Configurar proveedores Luego debe presionar Enter para ver los resultados relacionados. Cómo usar el chat de documentación El chat permite interactuar con la documentación de Airvi mediante preguntas en lenguaje natural. Por ejemplo, el usuario puede preguntar: ¿Cómo puedo registrar un producto? ¿Cómo puedo crear una cotización? ¿Dónde consulto los pagos de una reserva? ¿Cómo genero un enlace de pago? El chat responderá con base en la información disponible en la documentación de Airvi. Acceso a videos tutoriales Desde la opción Video tutoriales , el usuario puede consultar videos explicativos sobre el uso de la plataforma. Este recurso es útil cuando se requiere una explicación visual o paso a paso de una funcionalidad. Acceso a novedades de Airvi La opción Novedades de Airvi permite revisar actualizaciones, mejoras del sistema y contenido informativo relacionado con el uso de la plataforma. También se pueden visualizar entradas recientes del blog, con temas de operación turística, rentabilidad, control administrativo y buenas prácticas para agencias de viajes. Diferencia entre documentación y soporte humano La documentación y el chat de documentación están diseñados para resolver dudas frecuentes, explicar funcionalidades y guiar al usuario en el uso del sistema. El soporte humano debe utilizarse cuando la consulta requiere revisión personalizada, validación técnica, acompañamiento del equipo de soporte o solución de un caso específico de la agencia. De esta forma, el Centro de Ayuda permite que el usuario encuentre respuestas rápidas y, cuando sea necesario, pueda escalar su consulta al equipo de soporte. Perfil del Usuario Perfil del Usuario El  Módulo de Perfil de Usuario  está diseñado para gestionar información personal, logros y preferencias de notificaciones. Este módulo se compone de tres secciones principales: Logros del Mes En esta sección, el usuario puede visualizar: Nombre de Usuario. Logros del Mes:  Detalles sobre las ventas realizadas, el valor total de las reservas vendidas y programadas para el mes actual, así como el número de reservas confirmadas y pendientes de confirmación. Funcionalidad adicional: Hacer clic en cualquiera de los logros redirige al módulo correspondiente para obtener información más detallada y específica. Información del Perfil En esta sección se presenta la información del perfil del usuario, con opciones para: Actualizar datos personales:  Cambiar nombre, avatar, correo electrónico, teléfono y dirección. Modificar la contraseña:  Cambiar la contraseña utilizada para iniciar sesión en el sistema. Notificaciones:  Visualizar cualquier notificación pendiente asociada al perfil. Administrador de Notificaciones Aquí el usuario puede personalizar las alertas y su método de recepción. Tipos de notificación disponibles: Pagos Viajes y Reservas Proveedores Licencia Tareas Métodos de recepción: A través de la plataforma. Por correo electrónico. Ambas opciones. Usuarios y Proveedores Usuarios y Proveedores Este módulo alberga todos los proveedores con los que la agencia tiene algún tipo de relación comercial. Esto incluye hoteles, agencias de viajes mayoristas y minoristas, restaurantes, aerolíneas, aseguradoras, agentes de viajes y freelancers, entre otros. - Usuarios:  Quienes usan el sistema. - Proveedores:  Quienes proveen de un bien o servicio. Se puede acceder a este módulo desde el menú desplegable que está en el lateral izquierdo o desde la página principal. También se accede desde el menú principal. El  Módulo de Usuarios y Proveedores  permite crear y gestionar perfiles de usuarios y proveedores, asegurando que el sistema identifique correctamente su rol para aplicar las funcionalidades y restricciones correspondientes. Filtros de búsqueda Ingrese términos de búsqueda: El buscador traerá la información que coincida con los datos diligenciados. Tipo de datos: Nombre Identificación Correo Estado: Esta opción permite filtrar usuarios o proveedores según su estado, mostrando únicamente aquellos que se encuentran activos o inactivos, según se requiera. País: Este filtro despliega una lista de países, permitiendo visualizar únicamente los usuarios o proveedores asociados a cada ubicación específica. Ciudad: Este filtro permite seleccionar una ciudad específica desde un listado desplegable, facilitando la visualización de los usuarios o proveedores ubicados en dicha localidad. Rol: A través de este filtro desplegable es posible seleccionar un rol específico, permitiendo identificar y visualizar fácilmente a los usuarios o proveedores según el perfil asignado dentro del sistema. ¿Cómo inactivar un usuario o proveedor? Desde el listado general: Haciendo clic en el ícono verde ubicado junto al botón de edición. Al hacerlo, el sistema mostrará una alerta de confirmación preguntando si deseas inactivar el elemento. Al confirmar, el estado del usuario o proveedor cambiará automáticamente a inactivo. Desde el formulario de edición: Al ingresar al formulario mediante el botón de editar, ubica el campo Estado , cambia la opción de “Activo” a “Inactivo” y guarda los cambios. El elemento quedará inactivado una vez guardado. ¿Cómo  activar un usuario o proveedor? Debemos de filtrar por estado inactivo para que el sistema muestre el listado de los usuarios y proveedores que están inactivos. Desde el listado general: Haciendo clic en el ícono rojo ubicado junto al botón de edición. Al hacerlo, el sistema mostrará una alerta de confirmación preguntando si deseas activar el elemento. Al confirmar, el estado del usuario o proveedor cambiará automáticamente a activo. Desde el formulario de edición: Al ingresar al formulario mediante el botón de editar, ubica el campo Estado , cambia la opción de “Inactivo” a “Activo” y guarda los cambios. El elemento quedará inactivado una vez guardado. ¿Cómo crear un usuario o proveedor? 1. Ingrese al módulo de Usuarios y proveedores desde el ícono de Usuarios y proveedores de la página principal. También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Usuarios y proveedores : Hacer clic en "Crear":  Inicia el proceso de registro. Seleccionar el rol:  Establece si el registro corresponde a un  usuario  o un  proveedor . Lista de roles Administrador Administrador financiero Aerolínea Agencia de Viajes Agente de marketing Agente de viajes Aseguradora Auditor general Contabilidad Crucero o ferry Freelancer Gestor de alojamiento Gestor de proveedores Guía Hotel Museo o sitio de historia Parque temático Proveedor Restaurante Transportador Tren  Nota: Los roles de usuarios y proveedores cuentan con características únicas que el sistema utiliza para definir sus funcionalidades y restricciones.  Diligenciar la información requerida:  Completar los datos necesarios según el rol asignado. Guardar: Finaliza el registro y guarda la información en el sistema. Al crear o editar un usuario o proveedor, el formulario incluye los campos Régimen tributario y Nacional o extranjero . Régimen tributario: permite registrar la condición tributaria del usuario o proveedor. Este campo debe completarse cuando la información fiscal sea necesaria para procesos administrativos, contables, de facturación, de pagos o de reportes. Nacional o extranjero: permite identificar si el usuario o proveedor corresponde a una persona o empresa nacional, o si pertenece al exterior. Este campo debe diligenciarse especialmente cuando se gestionen proveedores internacionales, pagos en otras monedas, servicios fuera del país o información que requiera una clasificación tributaria o administrativa diferenciada. Estos campos ayudan a mantener la información más completa y organizada, facilitando la gestión operativa, financiera y contable dentro del sistema. Consideraciones importantes: Para los roles de  Administrador, Agente de Viajes, Contabilidad y Auditor , el  correo electrónico  será utilizado como nombre de usuario para iniciar sesión en el sistema. Este proceso asegura una gestión eficiente y personalizada de cada perfil, optimizando las operaciones de la agencia. ¿Cómo registrar un agente de viajes? Hacer clic en "Crear": Inicia el proceso de registro. Seleccionar el rol: Establece el rol: Agente de viajes. Adicionalmente, se podrá registrar un correo de contacto , el cual será utilizado para el envío de notificaciones y comunicaciones, independiente del correo de inicio de sesión. En este paso es importante tener en cuenta la diferencia entre ambos correos: Email de inicio de sesión: Se utiliza para acceder al sistema (según el rol). Email de contacto: Se utiliza para comunicaciones y notificaciones externas. Esto permite separar el acceso al sistema de los canales de comunicación, facilitando una mejor organización de la información. Para los roles de  Administrador, Agente de Viajes, Contabilidad y Auditor , el  correo electrónico será utilizado como nombre de usuario para iniciar sesión en el sistema. ¿Cómo registrar un hotel (aplica para la mayoría de proveedores)? Hacer clic en "Crear": Inicia el proceso de registro. Seleccionar el rol: Establece el rol Hotel. Diligenciar la información requerida: Completar los datos necesarios según el rol asignado. En este caso, para el hotel, los campos obligatorios son el  nombre . Guardar: Finaliza el registro y guarda la información en el sistema. ¿Cómo registrar una agencia de viajes? Hacer clic en "Crear": Inicia el proceso de registro. Seleccionar el rol: Establece el rol: Agencia de viajes.  Diligenciar la información requerida: Completar los datos necesarios según el rol asignado. En este caso, para la agencia de viajes, los campos obligatorios son el nombre y el teléfono. Guardar: Finaliza el registro y guarda la información en el sistema. ¿Cómo subir archivos en usuarios y proveedores? 1. Ingrese al módulo de Usuarios y proveedores desde el ícono de Usuarios y proveedores de la página principal. También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Usuarios y proveedores : Para subir archivos a algún usuario o proveedor, debes hacer clic  en el botón azul para " Editar"  un  usuario  o  proveedor : Hacer clic en el apartado de  "Archivos" ubicado en la parte superior derecha de la ventana de  usuarios  y  proveedores.  Para subir el archivo, lo puedes hacer dando clic en el clip o en el área que dice "Clic para seleccionar archivos". Seleccionar el archivo que deseas subir.  Hacer clic  en " Cargar archivos seleccionados " y luego  hacer clic  en " Guardar".  Roles adicionales y restrictivos Los roles de permisos nos permiten agregar roles a los agentes usuarios registrados de la agencia. Para hacerlo, se debe hacer lo siguiente:  1. Ingrese al módulo de Usuarios y proveedores desde el ícono de Usuarios y proveedores de la página principal. También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Usuarios y proveedores : H acer clic  en el botón azul para " Editar"  a un  usuario. Hacer clic en el apartado de "Roles y permisos".   Selecciona  el rol que quieres  extender  o  restringir.   Extender: Restringir: ¿Cómo agregar imágenes a un hotel? 1. Ingrese al módulo de Usuarios y proveedores desde el ícono de Usuarios y proveedores de la página principal. También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Usuarios y proveedores : Para agregar imágenes a un proveedor tipo hotel, debes hacer clic en el botón azul para " Editar"  un  usuario  o  proveedor : Hacer clic  en el apartado de "Galería" ubicado en la parte superior de la ventana de  usuarios  y  proveedores.  Para subir la imagen, lo puedes hacer dando clic en el clip o en el área que dice "Clic para seleccionar archivos". Seleccionar  el archivo que deseas subir. Hacer clic  en " Cargar archivos seleccionados " y luego  hacer clic  en " Guardar".  ¿Cómo agregar una descripción a un hotel? 1.  Ingrese al módulo de Usuarios y proveedores desde el ícono de Usuarios y proveedores de la página principal. También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Usuarios y proveedores : Para subir archivos a algún usuario o proveedor, debes hacer clic  en el botón azul para " Editar"  un  usuario  o  proveedor : Hacer clic  en el apartado de "Descripción" ubicado en la parte superior de la ventana de usuarios  y  proveedores. Agrega la descripción que deseas poner para el hotel y guardamos.  ¿Cómo agregar comodidades a un hotel? 1. Ingrese al módulo de Usuarios y proveedores desde el ícono de Usuarios y proveedores de la página principal. También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Usuarios y proveedores : Para subir archivos a algún usuario o proveedor, debes hacer clic  en el botón azul para " Editar"  un  usuario  o  proveedor : Hacer clic  en el apartado de "Comodidades"  ubicado en la parte superior de la ventana de  usuarios  y  proveedores. Agrega las comodidades que tenga el hotel.  ¿Cómo agregar un logo a un hotel? 1. Ingrese al módulo de Usuarios y proveedores desde el ícono de Usuarios y proveedores de la página principal. También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Usuarios y proveedores : Para subir archivos a algún usuario o proveedor, debes hacer clic  en el botón azul para " Editar"  un  usuario  o  proveedor : Hacer clic  en el apartado de "Logo"  ubicado en la parte superior de la ventana de  usuarios  y  proveedores Seleccionamos el logo previamente cargado en el sistema que deseamos poner  Clientes Módulo de Clientes Módulo para agregar todo lo relacionado con los clientes o usuarios de los servicios ofrecidos por la agencia. Se accede desde e l menú principal. Se accede desde la página de inicio. El  Módulo de Clientes es una herramienta integral que permite gestionar de manera eficiente los datos de los clientes, realizar búsquedas avanzadas, adjuntar documentos importantes y mantener un registro completo del historial de interacciones. Funciones principales del módulo Además de crear nuevos registros, este módulo permite: Modificar registros existentes:  Selecciona el cliente y actualiza la información. Realizar búsquedas avanzadas:  Usa filtros como: Nombre o número de identificación. Rango de fechas. Días próximos a su viaje. Agente de viajes asignado Adjuntar archivos:  Sube documentos relacionados, como cédula, pasaporte o visa. Para subir archivos a algún cliente, debes hacer clic en el botón azul para " Editar".   Hacer clic  en el apartado de  "Archivos" ubicado en la parte superior derecha de la ventana de  usuarios  y  proveedores.  Para subir el archivo, lo puedes hacer dando clic en el clip o en el área que dice "Clic para seleccionar archivos". Seleccionar  el archivo que deseas subir   Hacer clic  en " Cargar archivos seleccionados " y luego  hacer clic  en " Guardar".  Visualizar el historial del cliente:  Accede a la lista de viajes relacionados mediante la lupa en la card del cliente. Cumpleaños: La carta del cliente cambiará a color naranja si el cliente está cumpliendo años el día de la consulta. Detalles adicionales Llamar al cliente: Si accedes al sistema desde un dispositivo móvil, puedes llamar directamente al cliente haciendo clic en el ícono de teléfono. El sistema abrirá la aplicación de teléfono de su dispositivo y rellenará el número de teléfono del cliente. Eliminar un cliente: Al ingresar al formulario mediante el botón de editar, ubica el campo  Estado , cambia la opción de “Activo” a “Inactivo” y guarda los cambios. El icono de eliminar quedará activado una vez guardado. Al hacer clic en el ícono de eliminar, el sistema no borra el registro de forma definitiva por razones de trazabilidad. El cliente se oculta y puede ser restaurado desde la opción  "Mostrar eliminados" si es necesario. ¿Cómo crear un cliente? 1. Ingrese al módulo de Clientes desde el ícono de Clientes de la página principal. También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Clientes : Tenemos dos maneras de crear cliente; la primera es desde un archivo plano. En Airvi te facilitamos el formato de importación en Excel , el cual puedes descargar desde el siguiente enlace:  FORMATO DE IMPORTACIÓN. O acceder directamente desde la plataforma, tal como se muestra en la siguiente imagen. Contenido de importación: Debemos de adjuntar los datos de los clientes con ayuda del formato de Excel Debemos seleccionar el formato de la importación. Podemos activar dos opciones que nos ofrece el software para dar más claridad a la información de nuestros  Previsualizar: Damos clic para previsualizar la información que estamos importando.         Validar datos: Tendremos 4 vistas previas para ver los resultados de nuestra importación. 🟢 Clientes que serán creados. 🟡 Clientes que serán actualizados. 🟠 Clientes que serán omitidos. 🔴 Clientes que serán fallidos. Confirmar y crear clientes.             Finalizar:  Guardar los filtros. A través de la plataforma de Airvi también puedes acceder al formato de importación, como lo indica la siguiente imagen.  Creación manual Completar el formulario:  Diligenciar toda la información y guardamos dando clic en el icono de guardar en la parte superior derecha. FMT 0025 - FORMATO DE IMPORTACIÓN DE CLIENTES.xlsx Formato de importación de clientes El formato de importación de clientes permite registrar múltiples clientes de forma simultánea en el sistema, a través de un archivo en formato Excel estructurado correctamente. Para realizar la importación masiva, es necesario diligenciar el archivo con los siguientes campos: Campos requeridos: Nombre completo : puede ingresarse en una sola celda o separarse en dos columnas (Nombre y Apellido). Número de identificación : debe ser un valor numérico único por cliente. Tipo de identificación : debe corresponder a uno de los siguientes códigos válidos: PA : Pasaporte TI : Tarjeta de Identidad CC : Cédula de Ciudadanía RC : Registro Civil NI : NIT Campos opcionales: Fecha de nacimiento (en formato AAAA-MM-DD , por ejemplo: 1980-12-31 ) Teléfono Dirección Observaciones País Ciudad ⚠️ Todos los campos opcionales pueden dejarse vacíos sin afectar la carga del archivo. Sin embargo, se recomienda completarlos para mantener registros más completos y facilitar gestiones futuras. Una vez completado el archivo con los datos en el formato correcto, podrá ser cargado directamente desde el módulo de clientes. El sistema validará automáticamente la estructura y los campos requeridos antes de procesar la importación. Aquí puedes descargar el formato de importación de clientes en Excel: FMT 0025 - FORMATO DE IMPORTACIÓN DE CLIENTES.xlsx   Validación de Existencia Previa de Cliente 1. Ingrese al módulo de Clientes desde el ícono de Clientes de la página principal. También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Clientes : 2. Dar clic en la parte superior derecha en el signo (+), para crear un nuevo cliente. Al crear un nuevo cliente, se verifica si el cliente ya existe en el momento de ingresar el número de documento. Asimismo, al modificar un cliente ya registrado, el sistema verificará si el documento de identificación ingresado pertenece a un cliente existente. Esto previene la duplicidad de información y errores de diligenciamiento. Asignación de cliente a Freelancer o Agente de viajes Puede asignar a uno de sus freelancers como responsable de un cliente. Si un cliente fue referido por un freelancer, puede seleccionarlo de la lista y marcarlo como responsable de ese cliente. Esta asignación se puede realizar en el perfil del cliente al momento de su creación o actualización. 1. Ingrese al módulo de Clientes desde el ícono de Clientes de la página principal. También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Clientes : Para asignar a uno de sus freelancers como responsable de un cliente, debes  hacer clic  en el botón azul para " Editar". Después presiona el campo de  agente de viajes para seleccionar ese agente o freelancer. Alerta de Cumpleaños El sistema ahora muestra una nueva alerta en la página principal relacionada con los cumpleaños recientes de los viajeros. Cuando el cliente esté cumpliendo años, se mostrará el cuadro de registro de color naranja. 1. Ingrese al módulo de Clientes desde el ícono de Clientes de la página principal. También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Clientes : En el panel de clientes, hay un filtro que le permite buscar clientes que cumplen años en un rango de fechas específico. Salud del Cliente La pestaña Salud del cliente , ubicada en Clientes → Editar cliente → Pestaña Salud , permite registrar y gestionar información relevante sobre la condición médica del cliente. Esta actualización consolida el apartado como un espacio completo y confiable para almacenar datos de salud que pueden ser clave durante la prestación del servicio. Información general de salud En esta sección se pueden registrar los siguientes datos básicos del cliente: Grupo sanguíneo : Permite identificar el tipo de sangre del cliente. Persona de contacto : Nombre del contacto de emergencia del cliente. Teléfono de contacto : Número telefónico del contacto de emergencia. Condiciones médicas Permite registrar las condiciones médicas del cliente en un listado estructurado con los siguientes campos: Condición : Nombre de la condición médica. Severidad : Nivel de gravedad de la condición. Desde : Fecha desde la cual el cliente presenta la condición. Notas : Observaciones adicionales. Acciones : Opciones para eliminar el registro. Medicamentos Este apartado permite registrar los medicamentos que el cliente consume actualmente, utilizando la misma estructura de información: Condición : Nombre del medicamento o tratamiento que consume el cliente. Severidad : Nivel de importancia o impacto del medicamento en la salud del cliente. Desde : Fecha desde la cual el cliente consume el medicamento. Notas : Espacio para observaciones adicionales sobre el medicamento. Acciones : Opciones disponibles para eliminar el registro. Alergias Este apartado permite registrar las alergias del cliente, facilitando la identificación de reacciones adversas que pueden ser relevantes durante la prestación del servicio. En esta sección se pueden registrar los siguientes campos: Agente: Sustancia o elemento que provoca la alergia en el cliente. Reacción: Descripción de la reacción que presenta el cliente ante la alergia. Severidad: Nivel de gravedad de la alergia (leve, moderada o severa). Notas: Espacio para observaciones adicionales relacionadas con la alergia. Acciones: Permite eliminar el registro de la alergia mediante las opciones disponibles. Alertas visuales y control de guardado El sistema cuenta con una alerta visual que notifica al usuario cuando existen cambios sin guardar en la información de salud del cliente. Esta alerta se muestra con el siguiente mensaje: “Tienes cambios en la información de salud que aún no han sido guardados. Por favor, guárdalos antes de cerrar esta ventana.” Esta funcionalidad ayuda a evitar la pérdida de información y garantiza que los datos registrados sean guardados correctamente. Objetivo de la actualización La finalización de la pestaña Salud del Cliente permite contar con un registro completo, organizado y actualizado de la información médica relevante, mejorando la atención, la prevención de riesgos y la calidad del servicio ofrecido al cliente. Calidad del Cliente La pestaña  Calidad del Cliente , ubicada en Clientes → Historial de viajes → Calidad del cliente , presenta un resumen integral del comportamiento financiero y operativo del cliente dentro del sistema. Este apartado permite analizar rápidamente su historial de reservas, pagos, descuentos y estado actual, facilitando la toma de decisiones comerciales y operativas. Filtros de consulta Filtrar por : Permite seleccionar fecha de viajes/fecha de cierre de venta para el análisis del cliente. Desde / Hasta : Rango de fechas para consultar la información en un período específico. Recargar : Actualiza la información según los filtros aplicados. Nota importante Los filtros aplicados en la pestaña Calidad del Cliente afectan únicamente los indicadores generales. Los valores mostrados en el apartado Estado actual del cliente reflejan siempre la información total y vigente del cliente, independientemente de los filtros de fecha o criterios aplicados . Indicadores generales Total pagado : Muestra el monto total que el cliente ha pagado por todas sus reservas dentro del período consultado. Promedio por reserva : Indica el valor promedio pagado por cada reserva realizada. Confirmado (Reservas) : Cantidad de reservas que se encuentran en estado confirmado. Borrador (Reservas) : Número de reservas creadas, pero que aún no han sido confirmadas. Cancelado (Reservas) : Total de reservas canceladas por el cliente. Descuentos : Suma total de los descuentos aplicados a las reservas del cliente. Reembolsos : Valor total de los reembolsos realizados al cliente. Estado actual del cliente Deuda actual : Monto pendiente de pago que el cliente tiene al momento de la consulta. Saldo a favor : Valor disponible a favor del cliente para ser utilizado en futuras reservas. Primera reserva : Fecha en la que el cliente realizó su primera reserva en el sistema. Última reserva : Fecha correspondiente a la reserva más reciente del cliente. Objetivo del módulo Este apartado permite tener una visión clara y centralizada de la calidad del cliente , facilitando la evaluación de su comportamiento financiero, frecuencia de uso y estado actual, sin necesidad de revisar cada reserva de manera individual. Productos Acceder al módulo de productos Dentro del módulo de productos, se crean y almacenan las plantillas destinadas a la elaboración de cotizaciones y reservas de viajes. Este módulo es accesible a través del menú desplegable situado en la esquina superior izquierda, así como mediante la opción disponible en la página principal, representada por la imagen del paisaje. Listado de productos 1. Ingrese al módulo de Productos desde el ícono de Productos de la página principal. También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Productos : Esta sección del sistema permite consultar, filtrar y gestionar los productos creados dentro de la plataforma. Está diseñada para ofrecer una visualización rápida y centralizada de todos los productos turísticos, como excursiones o paquetes, asociados a cada agencia de viajes. Funcionalidad general Al ingresar al módulo de Productos , se despliega una tabla que contiene los siguientes elementos: Barra de búsqueda y filtros superiores : Permiten refinar la visualización de productos mediante los siguientes criterios: Búsqueda por texto libre : para localizar productos por nombre o palabras clave. Producto (multiselección) : Permite filtrar por uno o varios productos específicos. Tipo de plan : Filtra según la categoría del producto (por ejemplo, paquete turístico o excursión). Estado : Permite mostrar solo los productos activos , inactivos o todos . Mostrar eliminados : Habilita la visualización de productos previamente eliminados. Botones de acción global : Limpiar : Reinicia todos los filtros aplicados. Recargar : Actualiza la tabla con la información más reciente. Tabla de productos La tabla principal contiene las siguientes columnas: Acciones : conjunto de iconos que permiten realizar acciones rápidas sobre cada producto. Estas incluyen: Editar Eliminar Programar un viaje  Descargar ficha técnica (PDF) Visualizar ficha técnica (PDF) Más opciones: Sincronizar, Clonar Producto  Producto : nombre del producto, acompañado de un ícono de color que identifica visualmente el servicio. Agencia : nombre de la agencia de viajes que gestiona el producto. Tipo de producto : categoría del servicio, como Excursión o Paquete Turístico . Estado : Indica si el producto se encuentra activo o inactivo en el sistema. En la parte inferior del listado se encuentra el control de paginación, que permite ajustar la cantidad de registros visibles por página y navegar entre ellas. Esto es especialmente útil cuando el número de productos supera el límite visual por defecto. Ver y descargar ficha de los productos 1. Ingrese al módulo de Productos desde el ícono de Productos de la página principal. También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Productos : Dentro del módulo de productos, se dispone de dos botones que permiten consultar o descargar la ficha técnica asociada a cada producto registrado en el sistema. Esta funcionalidad está diseñada para facilitar el acceso a la información comercial y operativa de los servicios ofrecidos. El botón verde permite descargar la ficha técnica del producto en formato PDF. Esta descarga contiene información estructurada como descripción, características, condiciones de venta, tarifas, fechas de vigencia y demás datos relevantes definidos al momento de la creación del producto. Esta opción es útil para compartir la información con clientes o proveedores, o para archivarla localmente.       El botón azul permite visualizar la ficha del producto directamente desde el navegador , sin necesidad de realizar una descarga previa. Esta opción es ideal para una revisión rápida y en línea, ya que presenta el mismo contenido del PDF en un visor emergente o pestaña nueva, según la configuración del navegador.   Estas fichas se generan automáticamente con base en la configuración del producto y se actualizan de forma dinámica en caso de modificaciones. Estructura de los productos La plantilla de productos cuenta con ocho (8) secciones, como se muestra a continuación. Cuando el módulo de conexión con sitio web WordPress está habilitado, se mostrarán tres secciones más: El encabezado se divide en cuatro (5) partes: Nombre que identifica el producto o plantilla. El operador principal del servicio turístico. Propio. Otra agencia.  Código interno. La condición del producto: activo o inactivo. Un desplegable de colores para identificar el producto. Descripción corta del destino. Se utiliza para proporcionar un resumen breve y conciso de las características más relevantes o atractivas del producto. La categoría del servicio turístico: Lista desplegable para elegir la  clasificación del servicio : Senderismo, excursión, pasadía, día de sol, alojamiento, transporte, tiquetes, asistencia médica y plan turístico. Lista desplegable de transporte principal: Aéreo, terrestre, marítimo o mixto. La duración del servicio turístico representada en noches. Cantidad mínima y máxima para la prestación del servicio turístico: La cantidad mínima representa el número de clientes necesarios para que el tour se pueda llevar a cabo de manera efectiva. Este número se establece con el fin de cubrir los costos operativos y garantizar una experiencia satisfactoria para todos los participantes. Por otro lado, la cantidad máxima representa el límite de clientes que el tour puede acomodar sin comprometer la calidad del servicio o la seguridad de los participantes. Este límite puede estar determinado por factores como la capacidad del transporte, la disponibilidad de guías turísticos o las restricciones de capacidad en atracciones específicas. Es importante establecer y comunicar claramente tanto la cantidad mínima como la máxima para que los clientes estén informados al momento de reservar el tour. Configuración de visibilidad en línea:  Servicio adicional . Esta opción permite publicar los productos o servicios en una página web. Servicios de  alojamiento . Esta funcionalidad permite definir la duración en noches del producto de alojamiento. Al especificar los servicios de alojamiento, se activará una sección correspondiente en el conjunto tarifario. Dentro de esta sección, tendrás la opción de definir el nombre del hotel asociado. Es importante destacar que este  paso es opcional. El  conjunto tarifario.  Es la descripción detallada de lo que contiene el servicio turístico. El punto de encuentro. Especifica la  ubicación del punto de partida . Se relaciona la región donde se estará ejecutando el servicio. ¿Cómo crear un producto o servicio? Nota:   Estos pasos son aplicables para la creación de cualquier tipo de producto o servicio. Puedes omitir aquellos que no sean relevantes para tu caso específico. 1. Ingrese al módulo de Productos desde el ícono de Productos de la página principal. También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Productos : Inicia la Creación Haz clic en "Crear". Asigna Información Básica Nombre del producto/servicio:  Introduce un nombre para el producto o servicio. Agencia Operadora:  Especifica la agencia que lo ofrece. Código interno:  Identificador único para tener referencia del producto. Estado:  Deja el estado como "Activo" por defecto. Si en el futuro dejas de ofrecer el servicio, podrás cambiar el estado a "Inactivo" para evitar que se programe en reservas. Nota si en un futuro no presta ese servicio puede entrar a modificar y cambiar el estado a Inactivo. Así no corre el riesgo de programar un servicio que no esta prestando. Descripción corta (opcional) Añade una frase o texto llamativo que describa brevemente el producto o servicio. Clasificación Selecciona la categoría que mejor describa el producto o servicio. Las opciones incluyen: Senderismo, excursión, pasadía, día de sol, alojamiento, transporte, tiquetes, asistencia médica (nacional o internacional), paquete turístico. Tipo de transporte principal Elige el tipo de transporte utilizado: Aéreo, terrestre, mixto (aéreo y terrestre), mixto (terrestre y marino) o "No aplica". Duración Indica la duración del producto o servicio en días y noches. Cupos Mínimo:  Define el número mínimo de clientes para ofrecer el servicio. Máximo:  Establece el número máximo de clientes, considerando aspectos como la capacidad del transporte o metas deseadas para el viaje. Publicación en la web Marca la opción para que el producto o servicio se publique en tu sitio web, siempre y cuando esté disponible para ofrecer. Esta opción solo está disponible si su sitio web está integrado con Airvi. Parametrización de alojamiento (opcional) Si el producto incluye noches de alojamiento, puedes especificar los períodos de alojamiento. Para añadir servicios de alojamiento: Haz clic en "Añadir servicios de alojamiento" y luego en "Sí". Define el inicio y el fin de cada período de alojamiento con una numeración (Noche 1 a Noche 2). Puedes gestionar varios alojamientos y períodos diferentes en el itinerario. Ejemplo: - Si el servicio solo cuenta con un lugar para el alojamiento y es de  3 días y 2 noches  entonces el inicio seria en la  noche 1 y terminaría en la noche 2 . - Por otro lado, si se trata de un tour o servicio de 15 días con  varios alojamientos y a demás en distintos hoteles, puede ser que el primer alojamiento sea desde la  noche 1 hasta la noche 3,  el segundo alojamiento sea desde la  noche 5 hasta la noche 8. Nótese que hay un espacio no cubierto entre la noche la  noche 3 a la noche 5  o sea la noche 4, esto puede ser porque talvez el cliente en esa noche  va viajando entonces no requiere alojamiento, o simplemente esa noche de alojamiento no está cubierta en el plan adquirido . y así sucesivamente con cada alojamiento. Al agregar esta parametrización en el área de alojamiento del conjunto tarifario podrá asignar el hotel para el o los diferentes períodos que se hayan creado. Conjunto tarifario El  Conjunto Tarifario  permite gestionar las tarifas asociadas a diferentes temporadas y condiciones de disponibilidad. Dentro del conjunto tarifario encontramos siete subsegmentos: Alojamiento Receptivos y adicionales Tarifas Incluye Itinerario Observaciones  Ficha técnica Nombre del conjunto tarifario: Personalizable para facilitar su identificación y uso. Es especialmente útil cuando se manejan múltiples conjuntos tarifarios, permitiendo elegir rápidamente el adecuado al momento de crear una reserva. Categorías de temporadas turísticas: Puede asignarse a una de las siguientes categorías según las fluctuaciones del mercado o la demanda: Alta Media Baja General  (aplica de forma estándar durante todo el año). Rango de disponibilidad o vigencia: Es posible establecer un período específico en el que las tarifas serán aplicables, facilitando la planificación y organización de las ofertas. Ideal para sincronizar las tarifas con campañas promocionales o temporadas específicas. Otras funciones   Alojamiento Obligatoria  si se configuran servicios de alojamiento. Permite seleccionar el hotel o los hoteles asociados al servicio turístico. Incluye la opción de marcar si la agencia administra directamente el hotel. Receptivos y adicionales Podrás agregar servicios complementarios no incluidos en el paquete turístico. Opciones de creación: Manualmente:  Haz clic en el botón “+” para agregar un receptivo o adicional, asignándole un nombre y una descripción. Importando información de otro producto:  Usa la lupa para buscar un producto existente, selecciona el deseado, especifica la información a extraer (precios, incluye, no incluye, observaciones y recomendaciones) y confirma para añadirlo. Presionamos el botón de Seleccionar Podremos modificar el nombre de este servicio adicional y seleccionar la información que deseamos extraer del producto previamente seleccionado para establecerlo como servicio adicional. Tarifas: Configura los precios según las acomodaciones y la moneda en la que operará el servicio (diferente a la predeterminada, si se requiere). Define tarifas para adultos, niños e infantes. Si hay receptivos o adicionales, también aparecerán en esta sección para establecer sus precios. Incluye Se detallan los servicios, productos o beneficios que ya vienen cubiertos dentro del precio de un paquete turístico. No incluye Se detalla todo aquello que no está cubierto dentro del precio del paquete o plan turístico. Itinerario (O pcional) El campo Itinerario en la creación de un producto permite registrar el detalle completo del recorrido o prestación del servicio asociado. Esta información funcionará como plantilla base , de manera que, al utilizar el producto en una cotización o reserva, el itinerario se copie automáticamente y pueda ser modificado según las necesidades del cliente o del servicio específico.   Al configurar el itinerario en el producto, podrás añadir ítems clasificados por tipo: Día Actividad Información Alojamiento Vuelo Transporte Crucero Cada ítem permite ingresar texto libre e incluir información como paradas, horarios estimados, actividades programadas, condiciones logísticas, observaciones clave o cualquier detalle relevante. También es posible agregar imágenes, íconos y logotipos para reforzar la presentación visual. Cuando el producto se utilice en una cotización o reserva, el itinerario cargado podrá ser editado para personalizarlo sin afectar la plantilla original del producto. Esto permite que la información base se mantenga estandarizada, mientras se adaptan los detalles a cada caso particular. Observaciones (Opcional) Son aclaraciones o advertencias que el cliente debe tener en cuenta sobre el paquete, el destino o los servicios ofrecidos. Recomendaciones (Opcional) Son sugerencias para que el cliente tenga una mejor experiencia o para evitar contratiempos durante el viaje. Ficha técnica (Opcional) Puede adicionar información esencial sobre el servicio ofrecido. Ventajas Permite adaptar los precios a la estacionalidad del turismo. Facilita el control y ajuste de tarifas en función de la demanda. Mejora la claridad en la gestión de tarifas y su aplicación en las reservas. Punto de encuentro Si no tienes un punto de encuentro creado previamente, selecciona "Nuevo Punto de Encuentro". Modifica el nombre, la hora y añade la URL de la ubicación en Google Maps. País y región (opcional) La configuración de las casillas  País  y  Región  al momento de crear un producto o servicio tiene un propósito estratégico: Análisis Estadístico de Ventas: Permite visualizar y analizar las ventas realizadas en diferentes  países  y  regiones  del mundo mediante las herramientas de estadísticas del sistema. Clasificación de Destinos Turísticos: Los destinos turísticos pueden ser organizados estadísticamente según su país y región de origen, lo que facilita: Identificar los destinos más populares por ubicación. Evaluar tendencias de mercado en zonas específicas. Planificar estrategias de ventas o promociones basadas en regiones. Optimización de Operaciones: Ayuda a segmentar los datos de ventas para tomar decisiones informadas sobre la oferta de productos y servicios en determinadas ubicaciones. País y región Esta funcionalidad es fundamental para comprender el comportamiento de los clientes y la distribución geográfica de las ventas, mejorando la capacidad de respuesta de la agencia frente a las demandas del mercado global Políticas Puedes asignar políticas personalizadas para ese servicio o producto que previamente debiste de haber creado en el módulo de políticas. Tener en cuenta 1. En caso tal deje este campo vacío, el sistema cogerá las políticas globales, las cuales están en  parámetros > legal. 2. Todos los viajes que programes para este producto o servicio estarán con las políticas que asignaste cuando se creó el producto. Si realizas un cambio de políticas dentro del producto y ya hay reservas para este viaje, el sistema no actualizará estos cambios en las reservas que ya estaban creadas para este viaje, este nuevo cambio de políticas se reflejaran en la creación de nuevas reservas. Si deseas cambiar las políticas de una reserva, debes de entrar a esa reserva y dentro de la opción de políticas escoger la que corresponda. Después de seleccionar estas políticas guardas y el sistema te agregará esta política al producto o servicio. Guardar: Haz clic en "Guardar" para finalizar la creación del producto o servicio. Integración Airvi Web La implementación de esta característica no está incluida en el valor regular de la licencia. Consúltenos para más información. Con Airvi Software, podrás publicar tus planes y servicios en tu página web de manera sencilla y eficiente. A continuación, te explicamos cómo publicar un producto o servicio desde Airvi hacia tu sitio web vinculado. Configuración de visibilidad en línea Dentro del software Airvi, en la creación de la plantilla de producto, selecciona la opción "Configuración de visibilidad en línea". Marca la casilla "Publicar este producto en línea". Descripción del producto: En la parte superior, podrás ingresar una nueva descripción del producto o servicio. Por defecto, este campo toma el mismo nombre que le diste a la plantilla de producto. Conjunto tarifario: En el conjunto tarifario, verás la opción de publicar la información. Si tienes más de un conjunto tarifario, elige solo uno. Nota:  La tarifa que se publica en la web es la primera que dice "Adulto". Aparecerá una alerta si no selecciona un conjunto tarifario. Módulo de Sitio Web: Después de seleccionar el conjunto tarifario que deseas publicar, aparecerá un módulo adicional llamado "Sitio Web". Este módulo incluye dos celdas para insertar información complementaria del producto. Galería de Fotos: Se habilitará un campo para subir una galería de fotos, donde puedes agregar entre 1 y 20 imágenes. Los formatos aceptados son: .gif, .jpg, .jpeg, .png, .avif, .bmp. La suma total del tamaño de las imágenes seleccionadas debe ser inferior a 12 MB. Debes seleccionar una de las imágenes como la imagen principal. Actualizar la portada del producto:  Desde Airvi podrás actualizar las portadas de los productos en el sitio web. Categorías de producto: Debes seleccionar las categorías que correspondan al producto que se está creando. Nota: Las categorías se registran en el módulo llamado  Categorías de producto. Seleccionar el idioma:  Selecciona los idiomas que se manejan para el producto o servicio que se está creando. Duración del tour:  Podrás establecer una duración diferente en tu página web. Nota: el sistema establece por defecto las duración total en noches y días que se configurarón en el software  Videos:  Copia y pega un link de YouTube para mostrar un video relacionado con el producto o servicio que se está publicando en la página web  Calendario de programación:  permite registrar, administrar y publicar fechas de salida para productos turísticos de forma clara y estructurada. Este módulo es clave para la planificación de temporadas, visualización de tarifas y organización de itinerarios comerciales. Guardar y Publicar: Al guardar, la información del producto se publicará automáticamente en tu página web. Siguiendo estos pasos, podrás asegurar que tus productos y servicios estén siempre actualizados y visibles para tus clientes en tu sitio web. Generar Collage en los editores de texto En todos los editores de texto enriquecido del sistema se incorpora una nueva funcionalidad denominada Collage , la cual permite insertar múltiples imágenes organizadas en un solo bloque visual dentro del contenido. Acceso a la funcionalidad El usuario puede acceder a esta opción desde la barra de herramientas del editor, haciendo clic en el botón “Collage” . Al seleccionar esta opción, se abrirá un modal de configuración para la creación del collage de imágenes. Modal “Generar Collage” Al abrir el modal, el usuario podrá realizar la configuración del collage siguiendo los pasos descritos a continuación. Selección de imágenes Se deben seleccionar las imágenes que formarán parte del collage. El sistema indica: Cantidad de imágenes seleccionadas Formatos permitidos (jpg, jpeg, png, gif, webp, avif) Tamaño máximo por archivo Es importante seleccionar la cantidad de imágenes acorde al diseño de collage que se desea utilizar. Selección del diseño predeterminado En el apartado Diseño predeterminado , el usuario podrá elegir entre diferentes presets de collage , los cuales definen: Cantidad de imágenes requeridas Distribución (horizontal) Número de filas y columnas Dimensiones finales del collage Ejemplo de diseños disponibles: Horizontal, 2 fotos Horizontal, 3 fotos Horizontal, 4 fotos Horizontal, 5 fotos Horizontal, 6 fotos Horizontal, 7 fotos Nota: ⚠️ Si la cantidad de imágenes seleccionadas no coincide con la requerida por el diseño predeterminado elegido, el sistema mostrará un mensaje de advertencia indicando que el número de imágenes seleccionadas no es compatible con el preset seleccionado. En este caso, será necesario ajustar la cantidad de imágenes o seleccionar un diseño acorde. Opciones de personalización El modal permite ajustar diversos parámetros para personalizar el collage, tales como: Espaciado entre imágenes: Define la distancia en píxeles entre cada imagen dentro del collage. Márgenes externos: Establece el espacio exterior que rodea todo el collage. Padding interno: Controla el espacio interno entre el borde del collage y las imágenes. Color de fondo: Permite seleccionar el color de fondo del collage, visible en los espacios vacíos o separaciones. Brillo: Ajusta la intensidad de luz de las imágenes del collage. Contraste: Modifica la diferencia entre las zonas claras y oscuras de las imágenes. Ancho y color del borde: Define el grosor y el color del borde que rodea el collage. Radio de esquinas: Ajusta el nivel de redondeo de las esquinas del collage. Estas opciones permiten adaptar el collage a las necesidades visuales del contenido. Previsualización del collage Una vez seleccionadas las imágenes y el diseño correspondiente, el sistema mostrará una previsualización del collage. Esta vista previa permite verificar el resultado final antes de insertar el collage en el editor de texto. Inserción del collage Cuando el collage cumpla con la configuración deseada, el usuario podrá insertarlo directamente en el editor de texto , quedando integrado como un solo elemento visual dentro del contenido. Cotizaciones Una cotización es un documento que detalla los costos y los detalles del producto o servicio que un cliente está considerando adquirir. Proporciona información detallada sobre el precio y lo que está incluido en el tour o servicio ofrecido, lo que permite a los clientes tener una idea clara de lo que están obteniendo y a qué costo. Definición Una cotización es un documento que detalla los costos y los detalles del producto o servicio que un cliente está considerando adquirir. Proporciona información detallada sobre el precio y lo que está incluido en el tour o servicio ofrecido, lo que permite a los clientes tener una idea clara de lo que están obteniendo y a qué costo. En su interfaz podemos identificar las siguientes herramientas.   Menú de navegación.   Botón para crear.     Filtros de búsquedas avanzadas.   Nos informa sobre el estado de la conversión de la cotización a reserva. Botón para editar o modificar. Botón de eliminar. Creador de reserva: Para pasar la información de la cotización a una reserva de viaje. Botones para descargar y visualizar la cotización en formato corporativo. Botones para descargar y visualizar la cotización en formato marca blanca. Botón de clonar. Botón de enviar la cotización, ya sea en el formato corporativo o marca blanca, al correo del cliente registrado en la cotización. Cómo crear una cotización Ingrese al módulo de cotizaciones desde el ícono de Cotizaciones de la página principal. También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Cotizaciones: Haz clic en el botón "Crear cotización". Elige la plantilla adecuada para el servicio que estás ofreciendo. Selecciona el conjunto tarifario correspondiente al servicio. Selecciona la sede correspondiente a la cotización. Luego, haz clic en "Modificar" para ajustar la cotización según las necesidades específicas del cliente. E stablece el titular de la cotización. Ingresa una descripción corta sobre la cotización.  Elige la fecha de vencimiento de la cotización. Determina la duración del servicio en días y noches. Selecciona la fecha en que se prestará el servicio. Rectifique que la sede sí sea la correcta.  Seleccione las políticas que desea usar para esta cotización; si deja este campo vacío, el sistema establecerá las políticas globales, las cuales se encuentran en Parámetros > Legal. Modifica la cotización según sea necesario, incluyendo servicios adicionales, tarifas y acomodaciones, lo que está incluido y lo que no, itinerario y observaciones. Se deberá seleccionar el medio por el cual se comunicó el cliente (requerido para la creación de la cotización). En la sección de tarifas, especifica la cantidad y la acomodación de los viajeros, así como cualquier servicio adicional que se incluya. Opcionalmente, puedes ingresar un valor de impuesto en el campo de “Impuestos incluidos”. Permitiendo registrar un valor de impuesto de forma informativa dentro de la cotización. Este valor no afecta los costos ni los cálculos del sistema, sino que se utiliza únicamente para mostrar información adicional al cliente. Esta funcionalidad permite mayor claridad en la presentación de la cotización, facilitando la inclusión de valores referenciales sin alterar el total o la estructura de precios. Finalmente, haz clic en el botón "Guardar" para guardar la cotización y completar el proceso. ¿Cómo convertir una Cotización a una Reserva? Ingrese al módulo de cotizaciones desde el ícono de Cotizaciones de la página principal. También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Cotizaciones: Dentro del módulo de cotización, cada cotización cuenta con una serie de botones de acción. Para convertir una cotización en una reserva, sigue los siguientes pasos:   Botones de acción     Haz clic en el botón  "Nueva reserva" .  Si el botón está deshabilitado: No hay asignado un cliente a la cotización. No hay fecha de salida para la cotización. Se abrirá una ventana para confirmar la creación de la nueva reserva. Este proceso consta de 3 pasos: Elegir la fecha del cierre de la venta:  Selecciona la fecha en la que se realizó la venta. Elegir la programación de la reserva: Puedes optar por una programación de viaje ya existente o crear una nueva. Nota:  Si seleccionas una programación existente, asegúrate de verificar bien la fecha en la que se establecerá la nueva reserva para evitar errores. Estado de la cotización Ingrese al módulo de cotizaciones desde el ícono de Cotizaciones de la página principal. También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Cotizaciones: En el módulo de cotizaciones se encuentran dos tipos de iconos en la sección de acciones para identificar el estado de la conversión de una cotización a una reserva. Icono gris: Significa que la cotización no se ha convertido a reserva. Icono verde: Significa que esa cotización ya fue convertida a reserva. Al dar clic a este icono se nos abrirá un recuadro con la lista de reservas asociadas a la cotización, allí encontraremos: #Reserva Opciones Fecha Estado Podrá convertir una reserva cancelada dentro de esa cotización a una nueva reserva, siempre y cuando las reservas anteriores tengan un estado como borrador. Control de disponibilidad de cupos Ingrese al módulo de cotizaciones desde el ícono de Cotizaciones de la página principal. También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Cotizaciones: Dentro del módulo de cotización, cada cotización cuenta con una serie de botones de acción. Para convertir una cotización en una reserva, siga los siguientes pasos:   Botones de acción     Haz clic en el botón  "Nueva reserva" .  Si el botón está deshabilitado: No hay asignado un cliente a la cotización. No hay fecha de salida para la cotización. Se abrirá una ventana para confirmar la creación de la nueva reserva. Este proceso consta de 3 pasos: Elegir la fecha del cierre de la venta:  Selecciona la fecha en la que se realizó la venta. Anteriormente, la plataforma no validaba el control de cupos, lo que permitía que las reservas superaran el límite máximo establecido para cada producto. Aunque en la configuración de los productos se definían tanto un cupo mínimo como un máximo, el sistema no restringía la asignación de espacios cuando se alcanzaba el tope, lo que generaba inconvenientes en la gestión de disponibilidad. Con la nueva actualización, ahora se implementa una validación automática que impide exceder el cupo máximo, garantizando un control más preciso y eficiente sobre las reservas. Convertir una cotización a reserva escogiendo un viaje con cupos completos. El sistema te mostrará un mensaje donde nos dice que el viaje que seleccionaste no tiene cupos disponibles. Puedes presionar el botón azul que nos dice que podemos editar el viaje y así aumentar la capacidad máxima de cupos para el viaje. Envío de cotización por correo Ingrese al módulo de cotizaciones desde el ícono de Cotizaciones de la página principal. También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Cotizaciones: Dentro del módulo de cotización, cada cotización cuenta con una serie de botones de acción. Para enviar una cotización por correo, ya sea en formato corporativo o marca blanca, sigue los siguientes pasos:    Botones de acción Haz clic en el botón  "Enviar por correo" . Si el botón está deshabilitado: No hay asignado un cliente a la cotización. No hay un correo registrado al cliente El sistema mostrará una ventana de confirmación, haz clic en " Si " para enviar el comprobante por correo electrónico El botón de Enviar por correo cambiara de aspecto para indicarnos que el correo se envió satisfactoriamente:   Viajes El Programador de Viajes es una herramienta diseñada para organizar, planificar y gestionar los itinerarios y detalles de los viajes ofrecidos por la agencia. Su principal función es centralizar la información operativa, facilitando la coordinación de servicios, destinos y reservas asociadas a cada programación. Con esta herramienta, se pueden crear nuevas programaciones de viajes, asignando fechas, horarios, destinos y otros detalles relevantes, mientras que permite gestionar y visualizar las reservas vinculadas, incluyendo su estado de pago, cantidad de viajeros y observaciones. ¿Cómo ingresar a la programación de los viajes? Para acceder a la programación de viajes existen varios atajos, pero vamos a mencionar los tres más comunes. Todos requieren que se identifique el icono de tres personas en verde. En la página principal, se encuentra una sección que muestra todas las reservas programadas para los próximos 14 días y los viajes que regresan en los próximos 14 días. También se puede acceder a través del menú desplegable o desde la página principal seleccionando el módulo de viajes, que proporciona una vista de todos los viajes programados. A través del módulo de liquidaciones: Seguimiento de reservas y pagos de clientes; con este último, solo haciendo clic al nombre de la reserva, nos dirigirá al panel de la reserva seleccionada. A través del menú principal. Desde la pantalla de inicio. Herramientas disponibles ¿Cómo programar un viaje? Ingrese al módulo de viajes desde el ícono de viajes de la página principal. También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Viajes. Haz clic en el botón Crear . Escribe el nombre del producto para facilitar su búsqueda. Selecciona el producto de la lista. Establece la fecha en la que operará el servicio. Puedes elegir entre: Una fecha específica. Todos los días dentro de un rango de fechas. Días específicos de la semana dentro de un rango de fechas. Una vez configuradas las fechas, haz clic en  Guardar. ¿Cómo programar un viaje desde el módulo de producto? Ingrese al módulo de viajes desde el ícono de viajes de la página principal. También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Producto. Una vez creado el producto, accede a las funciones disponibles (Editar, Eliminar, Programar o Duplicar). Haz clic en  Programar . Establece la fecha en la que operará el servicio, eligiendo entre: Una fecha específica. Todos los días dentro de un rango de fechas. Días específicos de la semana dentro de un rango de fechas. Haz clic en  Guardar  para finalizar. ¿Cómo asignar un guía a un viaje? Cree la Programación del Viaje: Ingrese al módulo de viajes desde el ícono de viajes de la página principal. También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Viajes. Haga clic en el botón Crear . Escribe el nombre del producto para facilitar su búsqueda. Selecciona el producto de la lista. Establece la fecha en la que operará el servicio. Puedes elegir entre: Una fecha específica. Todos los días dentro de un rango de fechas. Días específicos de la semana dentro de un rango de fechas. Una vez configuradas las fechas, haz clic en  Guardar. Asegurarse de añadir un cliente titular a la reserva. Edita la programación: Accede a la programación del viaje y haz clic en "Editar". Asigna el guía: Desplázate hacia abajo hasta la sección posterior al área del punto de encuentro. Encontrarás una celda que, al hacer clic, desplegará una lista de personas naturales o jurídicas con el rol de "Guía". Selecciona el guía deseado de la lista, haz clic en "Añadir" y luego en "Guardar". Nota:  Una vez asignado, el guía aparecerá en la lista de clientes para la póliza Actualizar la información de un viaje o servicio programado Para modificar un viaje, asegúrate de aplicar los cambios sólo a ese viaje concreto. Al acceder al panel de reservas, se visualiza una barra azul en la parte superior. En esta barra se encuentra el menú de navegación a la izquierda, el nombre y la fecha del viaje en el centro, y diversas herramientas disponibles a la derecha.     Botón de habitaciones: La función de este botón es redireccionar al módulo de calendario de habitaciones.     Botón de clientes: La función de este botón es registrar un nuevo cliente en el software     Botón de usuarios y proveedores: La función de este botón es registrar un nuevo usuario o  proveedor en el software     Botón de facturas de proveedores: La función de este botón es listar las facturas a proveedores a nivel del viaje y a nivel de reserva Acceso directo para crear orden de servicios.     Botón de apoyo contable: La función de este botón es mostrar el resumen contable, ya sea para la reserva o para el viaje     Botón de editar: La función de este botón es editar él viaje donde podremos hacer cambios que solo afecten a esa salida     Botón tres puntos: La función de este botón es listar todas las opciones anteriores  Para acceder y modificar la información del viaje, simplemente haz clic en el botón de "Editar" . Aquí podrás modificar absolutamente todo. Nombre. Fecha del viaje. Operador turístico. El Estado. Descripción corta. Tipo de Servicio. Duración por noches. Cupos. Servicios de alojamiento. Conjunto tarifario. Puntos de encuentros. Panel de apoyo contable Para acceder a este panel, simplemente haz clic en el icono de la mano con la moneda. El icono puede aparecer en color naranja, azul o blanco. Ejemplo: desde el apartado de viajes Ingrese al módulo de viajes desde el ícono de viajes de la página principal. También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Viajes. El Panel de Apoyo Contable es una herramienta integral diseñada para facilitar la gestión administrativa, financiera y operativa de cada viaje en tiempo real. Su objetivo principal es brindar una visión clara y detallada de todos los movimientos económicos relacionados con el servicio, permitiendo un control eficiente de ingresos, egresos, comisiones y beneficios. Este módulo está dividido en cuatro secciones clave, que permiten a los usuarios analizar y tomar decisiones basadas en datos actualizados: Resumen En esta vista se concentra toda la información clave del viaje: Número de inscritos y confirmados. Presupuesto total y descuentos aplicados. Pagos recibidos por parte de los clientes. Gastos asociados a proveedores. Comisiones del equipo (intermediarios y agentes). Retenciones, ingresos propios e IVA. Beneficio final estimado del viaje. Proveedores Aquí se gestionan las facturas relacionadas con los proveedores del viaje: Visualización del estado de pago (pagado o no pagado). Registro de nuevas facturas y pagos. Detalle de servicios prestados, comisiones y retenciones. Acceso a los soportes y archivos asociados a cada factura. Reservas Esta sección muestra las reservas activas asociadas al viaje: Estado de confirmación. Identificación de cada reserva con su respectivo número. Contacto asignado y valor total pagado o pendiente. Clientes Permite consultar el listado completo de los clientes vinculados a la reserva: Datos de identificación, tarifa, teléfono y estado de confirmación. Asignación de silla y estado de acomodación. Control de asistencia y detalles operativos del cliente. Reservas El panel de reservas es el módulo donde se administra todo lo relacionado con el viaje. Esto incluye la creación y gestión de reservas de viajes, la asignación de clientes a estos reservas, el seguimiento de los pagos, la aplicación de conjuntos tarifarios, comisiones, descuentos, entre otros aspectos. Formas de acceder al módulo de reservas Se puede acceder de dos formas. A través del menú desplegable, haciendo clic en 'Reservas'. Desde la página principal, seleccionando 'Reservas' en el primer módulo ubicado en la parte superior derecha. Panel de seguimiento de reservas y panel de reservas Panel de seguimiento de reservas Para consultar la funcionalidad del panel de seguimiento de reservas, haga clic aquí:  https://v5.docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario-airvi-software/page/seguimiento-de-reservas 1. Ingrese al módulo de reservas desde el ícono de reservas de la página principal. También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Reservas. El panel de seguimiento de reservas es el siguiente: Panel de reservas El panel de reservas, por otro lado, se refiere al panel donde se administran todos los detalles de las reservas, incluyendo pagos, reembolsos, tarifas, listado de pasajeros, entre otros aspectos: Mensajes de errores Viaje cancelado : Si intentas acceder al panel de reservas de un viaje que ha sido cancelado, recibirás un mensaje de error indicando que el viaje está cancelado. Esto te informa que no puedes gestionar reservas para ese viaje. Viaje eliminado : Al intentar acceder al panel de reservas de un viaje que ha sido eliminado, se mostrará un mensaje de error que te notificará que el viaje ha sido eliminado. Esto significa que el viaje ya no está disponible para gestionar reservas. Herramientas del panel de reservas Panel de reservas Herramientas Para crear un nuevo cliente.     Para registrar un nuevo proveedor.      Para registrar las facturas y los pagos a proveedores. Para registrar una nueva orden de servicio     Apoyo contable.     Editar.     Menú con todas las opciones. Para descargar el voucher o el paz y salvo directamente al PC.  Para visualizar el voucher o el paz y salvo en el navegador  Para descargar directamente el voucher sin logo o el paz y salvo al PC.  Para visualizar el voucher sin logo y el paz y salvo en el navegador.  Botón para enviar el paz y salvo al correo registrado en el cliente titular de la reserva.  Permite cambiar la programación del viaje del grupo. Es importante destacar que, para realizar este cambio, es necesario que la programación deseada ya esté creada previamente. Informa que el grupo de viaje no ha realizado ningún abono.  Elimina el grupo de viaje. Esta opción aparece cuando no hay ningún registro.  Crea nuevos grupos de viajeros  Descarga la lista de pasajeros  Descarga la planilla de acomodación  Descarga la lista de los clientes para la póliza de viajes      Aplicará la tarifa seleccionada para todos los pasajeros       Aplicará el punto de encuentro seleccionado para todos los viajeros     Seleccionar el titular del viaje       Registrar clientes de forma masiva      Registra un nuevo cliente  ¿Cómo crear una reserva? Para poder crear una reserva , primero se deberá tener la programación del viaje creada; de no ser así, debemos programar la salida de un viaje antes de continuar. 1. Ingrese al módulo de reservas desde el ícono de reservas de la página principal. También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Reservas. Haz clic en el botón Crear . Escribe el nombre del producto para facilitar su búsqueda. Selecciona el producto de la lista. Establece la fecha en la que operará el servicio. Puedes elegir entre: Una fecha específica. Todos los días dentro de un rango de fechas. Días específicos de la semana dentro de un rango de fechas. Una vez configuradas las fechas, haz clic en  Guardar. Ubicación del Botón de Reserva:  Una vez que te encuentres en la página del viaje, localiza el botón azul situado en la parte inferior derecha de la pantalla. Este es el botón que permite crear una nueva reserva. Haz clic en él para iniciar el proceso. Seleccionar la Fecha de Venta:  Al hacer clic, se abrirá una ventana donde debes seleccionar la fecha en la que se realizó el cierre de la venta. Esta es la "Fecha en que se vendió". Nota:  Esta fecha es importante para que el ingreso por la venta quede registrado correctamente en el calendario real, lo que permitirá una visualización precisa en los reportes y en la previsualización de ventas de la página principal. Seleccionar una Sede:  Al hacer clic, se abrirá una ventana donde debes seleccionar la sede en la que se va a realizar la reserva Elegir el medio de contacto del cliente:  Luego, selecciona el medio por el cual el cliente conoció la empresa o el tour. Asignar el Conjunto Tarifario:  A continuación, el sistema mostrará los conjuntos tarifarios disponibles. Podrás elegir entre: La plantilla del producto. La plantilla de la reserva (si previamente has creado un conjunto tarifario en el viaje). Esta opción aplica solo para las reservas de ese viaje. Nota:  Al seleccionar el conjunto tarifario, verás reflejados los cambios en la información asociada a él. Creación de la Reserva:  Después de elegir el conjunto tarifario, haz clic en el botón verde que dice "Crear nueva reserva". La reserva se creará automáticamente en el sistema. Acceder a la Nueva Reserva: Una vez creada, identifica la nueva reserva y haz clic en la carpeta que aparece junto al número de la reserva. Al hacer clic, podrá acceder a las siguientes secciones: Plan y tarifas Pagos Proveedores Comisiones Bloqueos Archivos Notas privadas Cierre de ventas Políticas Servicio de transporte Visualización de presupuestos y datos:  En esta etapa, verás la sección de visualización de presupuestos, acomodaciones y etiquetas, junto con la celda para establecer el titular de la reserva. Asignación de Clientes o Viajeros:  Debajo, en la franja gris, encontrarás la sección para la asignación de los clientes o viajeros correspondientes a dicha reserva. Plan y tarifas 1. Plan y Tarifas Esta sección agrupa todas las configuraciones relacionadas con la  estructura operativa y económica de la reserva , permitiendo ajustar fechas, servicios, tarifas y condiciones de pago. 1.1 Programación de salida y regreso La sección Programación de salida y regreso permite visualizar y definir: Fecha de inicio del viaje Fecha de finalización Duración total del viaje Esta información es fundamental para clientes y agentes de viajes, ya que facilita la correcta organización del itinerario y la planificación operativa del servicio. 1.2 Conjunto tarifario La sección Aplicar conjunto tarifario permite seleccionar y asignar un conjunto tarifario específico a una reserva o a un servicio. Esta funcionalidad garantiza que la reserva utilice las tarifas correctas según: Temporadas Condiciones comerciales Negociaciones especiales 2. Información del paquete Podemos agregar  un título personalizado a la reserva a demás de una descripción corta. También podemos agregar notas privadas para registrar información adicional y establecer fechas límite para el pago de la reserva. 2.1 Servicios de alojamiento La sección Servicio de Alojamiento permite detallar la información relacionada con el hospedaje incluido en la reserva, tales como: Número de noches incluidas Condiciones de salida del hotel Detalles operativos del alojamiento 2.2 Receptivos y adicionales (opcional) La sección Receptivos y adicionales permite registrar servicios complementarios asociados a una reserva, como: Traslados Tours opcionales Entradas Experiencias especiales Otros servicios no incluidos inicialmente en el paquete principal Estos servicios pueden: Integrarse al itinerario visible para el cliente, o Mantenerse únicamente como información operativa interna, según su configuración. Mensaje informativo del sistema El sistema muestra una alerta indicando que: Es necesario especificar, en la pestaña de tarifas, el valor de venta y la cantidad de personas que tomarán cada servicio adicional o receptivo. Esto garantiza que el cálculo de la reserva sea correcto y coherente con los servicios añadidos. Controles disponibles Ordenar: Permite reorganizar manualmente los receptivos registrados. Contar días desde cero: Ajusta la numeración de días cuando los servicios están vinculados al itinerario. Duplicar / Copiar: Permite clonar un receptivo existente para agilizar la creación de servicios similares. Información del servicio o producto Cada receptivo o adicional se configura de forma individual mediante los siguientes campos: Nombre del servicio o producto Campo obligatorio para identificar claramente el servicio adicional (ej. Traslado aeropuerto-hotel, tour opcional, entrada a parque). Fechas y horarios (opcionales) Permiten asociar el servicio a un momento específico del viaje: Inicio (día o fecha) Hora de inicio Fin (día o fecha) Hora de fin Su uso es recomendable cuando el servicio depende de horarios definidos, como vuelos, traslados o actividades guiadas. Descripción Permite ingresar información detallada del servicio mediante un editor de texto enriquecido, con soporte para: Texto con formato Listas Tablas Enlaces Imágenes o íconos La información puede ser visible para el cliente o de uso interno. Añadir al itinerario Al activar esta opción, el servicio se integra al itinerario de la reserva. Si no se activa, el servicio quedará como un adicional operativo o financiero sin mostrarse al cliente. Consideraciones importantes Los receptivos y adicionales no modifican el producto original. Aplican únicamente a la reserva actual. Para que impacten el valor total, deben configurarse sus tarifas y cantidades. Se recomienda usar descripciones claras y fechas cuando el servicio impacte la experiencia del cliente. 2.3 Tarifas La sección Tarifas permite configurar el valor de venta de los servicios indicando: La tarifa por tipo de pasajero La cantidad de personas que tomarán el servicio Tipos de pasajero Además de los tipos estándar (adulto, niño, infante), es posible crear etiquetas personalizadas , como: Jubilados Niños de 12 a 14 años Grupos especiales Cada etiqueta debe contar con su tarifa y cantidad correspondiente. Cálculo automático Para cada servicio se define: Tarifa por persona Cantidad de personas Receptivos y adicionales – Tarifas de venta Cuando se crea un receptivo o servicio adicional, el sistema genera automáticamente un bloque asociado en la pestaña Tarifas.  En este bloque es obligatorio completar: El valor de venta por persona del servicio adicional La cantidad de pasajeros que lo tomarán Esta información permite que el sistema calcule el costo del servicio adicional y lo sume al total de la reserva. 2.4 Incluye (opcional) Permite listar los servicios incluidos en el valor de la reserva. Uso recomendado: Usar listas con viñetas Incluir únicamente lo efectivamente cubierto. Mantener descripciones claras. 2.5 No incluye (opcional) Permite detallar los servicios o gastos no contemplados en el valor del paquete. Uso recomendado: Servicios no especificados Gastos personales Exclusiones relevantes 2.6 Itinerario de viajes (opcional) Permite registrar y personalizar el detalle completo del recorrido asociado a la reserva. Funcionamiento Plantilla inicial: se copia el itinerario del producto original si existe. Tipos de ítems: Día, Actividad, Información, Alojamiento, Vuelo, Transporte, Crucero. Edición: se pueden agregar, modificar o eliminar ítems sin afectar el producto original. 2.7 Observaciones (opcional) Permite registrar aclaraciones importantes que el cliente debe conocer. Uso recomendado: Advertir exigencias físicas Informar condiciones logísticas Redactar de forma clara y preventiva 2.8 Recomendaciones (opcional) Permite sugerir acciones o elementos para una mejor experiencia del viaje. Uso recomendado: Vestimenta adecuada Elementos personales Tono orientativo y positivo 2.9 Ficha técnica (opcional) Permite registrar información técnica y descriptiva del producto o servicio, principalmente para uso interno. Incluye: Características técnicas Condiciones de operación Alcance y limitaciones Información relevante para equipos internos 2.10 Notas privadas de la reserva y notas de despacho (uso interno) Permite registrar información visible solo para el personal interno. Uso recomendado: Observaciones específicas Solicitudes especiales del cliente Comunicaciones internas 3. Fechas límite de pago La sección "Fechas Límite de Pago" permite establecer y visualizar las fechas importantes relacionadas con los pagos de la reserva. Fecha límite de pago inicial: Especifica la fecha en la que debe realizarse el primer pago para garantizar la reserva.  Fecha límite del próximo pago: Indica la fecha para el siguiente pago programado.  Fecha límite de pago total: Señala la fecha en la que el pago completo debe estar finalizado. Escenarios: Cuando la reserva no tiene pagos , las 3 casillas estarán habilitadas. Ahí puedes definir desde la primera fecha límite hasta la tercera y última del plazo de pago. Cuando la reserva ya tiene un pago , la primera casilla aparecerá deshabilitada. Solo podrás definir las fechas límite en la segunda y tercera casilla, siempre tomando como máximo el día de inicio del viaje. Cuando ya llegó la fecha límite o el viaje ya inició , las 3 casillas quedarán bloqueadas y no se podrán modificar. 4. Idioma del documento Se puede ajustar el idioma del documento de la reserva; para ampliar la información, dar clic en el siguiente enlace: Idioma del documento   Plan de pagos El  plan de pagos permite organizar el saldo pendiente de una reserva en una o varias cuotas, facilitando el seguimiento de los valores por cobrar al cliente. Desde esta sección se puede visualizar: Valor total de la deuda: saldo pendiente de la reserva. Cantidad de cuotas: número total de cuotas creadas. Cuotas pagadas: cuotas que ya fueron canceladas. Cuotas pendientes: cuotas que aún están por pagar. Crear cuotas manualmente El usuario puede crear cuotas de forma manual indicando: Fecha de vencimiento Valor de la cuota Al crear cuotas manuales, es importante que la suma de las cuotas pendientes coincida con el saldo pendiente por pagar. Si los valores no coinciden, el sistema mostrará una alerta indicando: “El valor de las cuotas sin pagar no coincide con el saldo pendiente por pagar.” Esto ayuda a evitar errores en el seguimiento de los cobros. Generar plan de pagos automático También es posible generar un plan de pagos automáticamente. Para hacerlo, se deben completar los siguientes campos: Fecha primera cuota: fecha en la que debe pagarse la primera cuota. (Opcional) Porcentaje primera cuota: porcentaje inicial que pagará el cliente. (Opcional o requerido si se diligenció la fecha de la primera cuota) Total cuotas: número total de cuotas del plan, incluyendo la cuota inicial. Días antes del viaje para pago total: cantidad de días antes de la salida del viaje en los que el cliente debe haber terminado de pagar. El sistema toma en cuenta la fecha de salida del viaje para calcular el plan. Por esta razón, no se puede generar un plan automático si falta muy poco tiempo para el viaje. En ese caso, el sistema mostrará una validación indicando que no es posible generar el plan cuando faltan menos de 20 días para la salida. Link de pago por cuota Cada cuota del plan puede tener un link de pago , siempre que la agencia tenga una pasarela configurada. Este link permite que el cliente pague directamente la cuota correspondiente. Es importante tener en cuenta que cada pasarela puede manejar límites o condiciones propias para la generación de pagos. Visualización en el voucher El plan de pagos también se muestra en el voucher de la reserva , permitiendo que el cliente vea las fechas, valores y estado de cada cuota. Cuando el plan queda completamente pagado, deja de mostrarse como pendiente en el voucher. Ajuste automático por pagos registrados Si se registra una transacción manual en la reserva, el sistema actualiza el plan de pagos con base en el valor pagado. Por ejemplo, si el cliente realiza un abono, el sistema puede marcar una cuota como pagada o reajustar los valores pendientes, manteniendo actualizado el saldo de la reserva. De esta manera, el plan de pagos permite controlar los cobros, organizar las fechas de vencimiento y hacer seguimiento al estado real de pago de cada reserva. Pasarelas de pago El submódulo de  Pasarelas de pago permite generar enlaces de pago directamente desde una reserva, para que el cliente pueda realizar el pago en línea mediante las pasarelas configuradas por la agencia. Este submódulo ayuda a cobrar valores pendientes de la reserva de forma más organizada, dejando el enlace asociado al registro correspondiente. Generar un enlace de pago Para crear un enlace de pago, se debe seleccionar la pasarela disponible y completar la información requerida: Pasarela: medio de pago que se utilizará para generar el enlace. Valor a cobrar: valor que se desea cobrar al cliente. Fee bancario: porcentaje adicional que puede aplicarse según la pasarela o la configuración de la agencia. Fecha límite de pago: fecha opcional hasta la cual el cliente podrá realizar el pago. El sistema muestra un resumen con el valor a cobrar, el fee bancario, el total a pagar, el saldo pendiente de la reserva y la fecha de vencimiento del enlace. También se muestran accesos rápidos con valores sugeridos, como el saldo restante o porcentajes del saldo pendiente, para facilitar la creación del cobro. Enlace para compartir con el cliente. Al hacer clic en Generar enlace de pago , el sistema crea un link que puede copiarse y compartirse con el cliente. El cliente podrá ingresar al enlace y realizar el pago según las condiciones de la pasarela seleccionada. Es importante tener en cuenta que cada pasarela puede manejar límites, condiciones o monedas permitidas para procesar pagos. Registro de enlaces generados Todos los enlaces de pago creados quedan registrados dentro de la misma reserva. En el listado se puede consultar: Fecha de creación Pasarela utilizada Valor cobrado Fee bancario Valor total Estado del enlace Fecha de pago Fecha de vencimiento Acciones disponibles Esto permite hacer seguimiento a los enlaces pendientes, pagados o vencidos. Relación automática con la reserva Cuando el cliente completa el pago desde el enlace, el sistema relaciona automáticamente el valor pagado con la reserva correspondiente. De esta manera, el pago queda registrado sin necesidad de ingresarlo manualmente, ayudando a mantener actualizado el saldo de la reserva y el control de los valores recaudados. Pagos los pagos de una reserva se gestionan mediante  transacciones . Una transacción representa el movimiento financiero registrado en el sistema y puede asociarse a un tercero, en este caso, a un cliente . Después de crear la transacción, Airvi identifica las reservas con saldo pendiente relacionadas con ese cliente y permite distribuir el valor recibido entre una o varias reservas. ¿Para qué sirve este flujo? Este proceso permite registrar pagos de clientes de forma más flexible, especialmente cuando un mismo pago puede cubrir una reserva completa, una parte de una reserva o varias reservas del mismo cliente. Por ejemplo, si un cliente realiza un pago de COP $2.000.000 y tiene cuatro reservas pendientes por COP $500.000 cada una, el sistema permite distribuir ese valor entre las cuatro reservas. Resultado: Valor de la transacción: COP $2.000.000 Valor asignado: COP $2.000.000 Saldo sin asignar: COP $0 Conceptos principales Transacción: Movimiento financiero registrado en el sistema. Para pagos de reservas, corresponde a un ingreso recibido de un cliente. Tercero: persona o entidad asociada a la transacción. En este caso, el tercero es el cliente que realiza el pago. Saldos pendientes o incidencias: obligaciones encontradas por el sistema donde participa el cliente seleccionado. Para este caso, corresponden a reservas con saldo pendiente de pago. Asignación: Distribución parcial o total del valor de la transacción hacia una o varias reservas. Saldo sin asignar: valor de la transacción que aún no ha sido aplicado a ninguna reserva. Crear una transacción para pago de reserva Para registrar un pago de reserva, ingrese al submódulo de pagos y haga clic en el botón de " Transacción". Luego complete la información solicitada: Luego, dentro del mismo formulario, se habilita la sección de asignación de valor, donde se podrá asignar el valor completamente o parcialmente el valor de la transacción. Al darle clic al botón de "Asignar", daremos que "sí" para confirmar la asignación de la transacción a la reserva. Y de esa forma queda registrada la transaccion como pago de la reserva Medios de pago disponibles Al registrar la transacción, se puede seleccionar el medio de pago utilizado por el cliente, como: Efectivo, transferencia, consignación, tarjeta de crédito, tarjeta débito, pasarela, remesas, saldo a favor o no aplica. Si el pago fue realizado por remesas , se recomienda registrar el nombre de la remesa en el campo de observaciones para facilitar la trazabilidad. Soportes de la transacción La transacción permite adjuntar archivos de soporte, como comprobantes de pago, documentos o imágenes. Estos archivos sirven como respaldo del movimiento registrado y facilitan futuras revisiones administrativas o financieras. en la columna "Soportes" . Al hacer clic en "Ver archivos" , se abrirá una ventana que mostrará los archivos previamente cargados, si existen. En esta misma ventana, los usuarios también pueden agregar nuevos archivos relacionados con el pago, lo que facilita la gestión y organización de los documentos de soporte. Incidencias encontradas por el sistema Después de seleccionar el cliente, el sistema busca las reservas pendientes de pago asociadas . Al darle clic al botón de "Asignar", daremos que "sí" para confirmar la asignación de la transacción a la reserva. En esta sección se podrá visualizar la información de las reservas encontradas y el saldo pendiente de cada una. Desde allí, el usuario puede definir cuánto valor de la transacción desea aplicar a cada reserva. Distribuir el valor entre reservas. El valor de la transacción puede asignarse de tres formas: Asignación total: cuando el pago cubre completamente el saldo de una reserva. Asignación parcial: cuando solo se aplica una parte del valor pendiente. Asignación múltiple: cuando una misma transacción se distribuye entre varias reservas del mismo cliente. Después de ingresar los valores a asignar, se deben guardar los cambios para que el sistema aplique el pago correctamente. Validaciones importantes El sistema valida que la asignación sea correcta antes de guardar: No se puede asignar un valor superior al saldo disponible de la transacción. No se puede asignar un valor superior al saldo pendiente de la reserva. Una transacción puede quedar parcialmente asignada. Una transacción puede quedar sin asignar si aún no se ha distribuido. Una transacción puede distribuirse entre varias reservas del mismo cliente. Estado de la transacción Según la distribución realizada, la transacción puede quedar con uno de estos estados: Asignado: todo el valor de la transacción fue aplicado a una o varias reservas. Asignado parcialmente: solo una parte del valor fue aplicada y aún queda saldo sin asignar. No asignado: la transacción fue creada, pero todavía no se ha aplicado a ninguna reserva. Resumen de pagos en la reserva Dentro de la reserva se mantiene el resumen vigente del estado de pagos. Allí se puede consultar: Valor total de la reserva Valor pagado Reembolsos realizados Saldo pendiente por pagar Esto permite conocer de forma rápida el estado financiero actual de la reserva. Comprobante de pagos El sistema permite visualizar el comprobante de los pagos asociados a la reserva. Este comprobante muestra el resumen financiero de la reserva y los abonos registrados. Para consultarlo, se debe hacer clic en el botón de visualización. Si se requiere descargar el comprobante, se debe usar el botón de descarga correspondiente. Envío del comprobante por correo El comprobante de pago puede enviarse por correo al cliente, siempre que la reserva tenga un cliente asignado y que el cliente tenga un correo electrónico registrado. El botón de  Enviar por correo  cambiara de aspecto para indicarnos que el correo se envió satisfactoriamente:   Si el botón de envío aparece deshabilitado, puede deberse a que no hay cliente asociado o a que el cliente no tiene correo registrado. Consulta de transacciones registradas Desde el listado del módulo Transacciones , se pueden consultar los movimientos registrados y revisar información como: Este módulo permite mantener un control más claro de los pagos recibidos, su relación con las reservas y los saldos pendientes de cada cliente. Reembolsos Los reembolsos de una reserva se gestionan mediante  transacciones . Una transacción representa el movimiento financiero registrado en el sistema y puede asociarse a un tercero, en este caso, a un cliente Para los reembolsos, la transacción corresponde a una salida de dinero de la agencia hacia el cliente. Después de crearla, Airvi identifica los saldos o incidencias relacionadas con ese cliente y permite asignar el valor reembolsado a la reserva correspondiente. ¿Para qué sirve este flujo? Este proceso permite registrar devoluciones de dinero de forma ordenada, dejando trazabilidad del valor reembolsado, la cuenta bancaria desde la cual salió el dinero, la forma de pago, el beneficiario, los soportes y la reserva relacionada. También permite controlar si el valor del reembolso fue asignado completamente, parcialmente o si quedó pendiente de asignación. Conceptos principales Transacción: movimiento financiero registrado en el sistema. Para reembolsos, corresponde a un gasto o salida de dinero hacia el cliente. Tercero: persona o entidad asociada a la transacción. En este caso, el tercero es el cliente que recibe el reembolso. Saldos pendientes o incidencias: obligaciones encontradas por el sistema donde participa el cliente seleccionado. Para este caso, corresponden a valores pendientes por reembolsar dentro de una reserva. Asignación: distribución parcial o total del valor de la transacción hacia el reembolso correspondiente. Saldo sin asignar: valor de la transacción que aún no ha sido aplicado a ninguna incidencia. Crear una transacción para reembolso. Para registrar un reembolso, ingrese a la reserva correspondiente, ubique el submódulo Reembolsos y haga clic en el botón Transacción . Luego complete la información solicitada en el formulario. Valor de la transacción: monto que será devuelto al cliente. Cuenta bancaria: cuenta desde la cual se realiza la devolución. También se pueden diligenciar otros campos para mejorar la trazabilidad del reembolso: Tipo de transacción: para reembolsos corresponde a gastos. Categoría: normalmente se utiliza reembolsos de reservas. Concepto: descripción del reembolso registrado. Fecha: día en que se realizó la devolución. Moneda: moneda en la que se registra el reembolso. Forma de pago: medio utilizado para devolver el dinero. Referencia de pago: número, código o referencia del comprobante, si aplica. Cliente: tercero que recibe el reembolso. Ubicación/Sede: sede relacionada con la devolución. Soporte contable: archivo o comprobante asociado. Observaciones: notas adicionales sobre el motivo o detalle del reembolso. Cruce y asignación de saldos En el formulario se encuentra la opción de Cruce y asignación de saldos . Para que el reembolso pueda relacionarse con la reserva, esta opción debe permanecer activa. Después de guardar la transacción, Airvi muestra las incidencias encontradas para el cliente seleccionado. Desde allí se podrá asignar el valor de la transacción al reembolso correspondiente. Asignar el valor del reembolso En la sección de asignación, el sistema muestra: Valor de la transacción: total registrado para el reembolso. Valor asignado: valor que ya fue aplicado. Valor sin asignar: saldo disponible que aún no ha sido distribuido. Al darle clic al botón de "Asignar", daremos que "sí" para confirmar la asignación de la transacción de reembolso a la reserva. Tipos de asignación El valor del reembolso puede asignarse de diferentes formas: Asignación total: cuando el valor de la transacción cubre completamente el reembolso. Asignación parcial: cuando solo se aplica una parte del valor a reembolsar. Asignación múltiple: cuando una misma transacción se distribuye entre varias incidencias del mismo cliente, si aplica. Validaciones importantes El sistema valida que la asignación sea correcta antes de guardar: No se puede asignar un valor superior al saldo disponible de la transacción. No se puede asignar un valor superior al saldo pendiente de la incidencia. Una transacción puede quedar parcialmente asignada. Una transacción puede quedar sin asignar si aún no se distribuye. Una transacción puede relacionarse con una o varias incidencias, según corresponda. Incidencias encontradas por el sistema Después de seleccionar el cliente, el sistema busca las reservas pendientes de pago asociadas . Al darle clic al botón de "Asignar", daremos que "sí" para confirmar la asignación de la transacción de reembolso a la reserva. En esta sección se podrá visualizar la información de las reservas encontradas y el saldo pendiente de cada una. Desde allí, el usuario puede definir cuánto valor de la transacción desea aplicar a cada reserva. Estado de la transacción Según la asignación realizada, la transacción puede quedar con uno de estos estados: Asignado: todo el valor de la transacción fue aplicado. Asignado parcialmente: solo una parte del valor fue aplicada y aún queda saldo sin asignar. No asignado: la transacción fue creada, pero todavía no se ha aplicado a ninguna incidencia. Soportes del reembolso El reembolso permite adjuntar archivos de soporte, como comprobantes de pago, documentos o imágenes. Desde la columna Soportes , al hacer clic en Ver archivos , se abrirá una ventana donde se podrán consultar los archivos cargados previamente y agregar nuevos documentos relacionados con el reembolso. Esto facilita la organización de los soportes y mantiene respaldo de la devolución realizada. Información visible en el listado de reembolsos Dentro del submódulo Reembolsos , se puede consultar la información principal de cada devolución registrada: De esta forma, el sistema permite mantener un control claro de las devoluciones realizadas, su relación con las reservas y los soportes asociados. Descuentos Dentro de este módulo encontraremos dos (2) conceptos para aplicar el descuento. Comisión anticipada por ventas: Descuento se aplica cuando un freelancer no paga el valor total de la venta, sino el valor restante luego de tomar su comisión. Al hacer uno de estos conceptos, es necesario elegir al freelance en el módulo de comisiones para poder aplicar este tipo de comisión. Descuento comercial: Negociar el precio de la venta con el cliente directamente. Para registrar un descuento, sigue estos pasos: Selecciona el concepto del descuento. Designar el valor o el porcentaje del descuento. Agrega observaciones si es necesario. Guarda la información. Porcentaje y valor de retención  Porcentaje de Descuento: Representa una reducción proporcional aplicada al valor de la reserva. El usuario puede ingresar el porcentaje deseado y el sistema calculará automáticamente el monto correspondiente. Valor de Descuento: Permite establecer una reducción fija en moneda local (COP). Al ingresar este valor, el porcentaje de descuento se ajusta automáticamente para reflejar el monto especificado. Porcentaje de Retención: Indica la porción del valor de la reserva que será retenida, calculada de manera proporcional. Este valor se aplica automáticamente según el porcentaje ingresado. Conservar Porcentaje o Valor del Descuento El módulo de descuentos incluye un interruptor (switch) que permite al usuario elegir entre conservar el porcentaje o el valor del descuento al realizar ajustes en el valor de la reserva. Conservar Porcentaje (Switch Verde): El sistema mantiene fijo el porcentaje del descuento, incluso si el valor de la reserva se modifica. Esto garantiza que la reducción sea siempre proporcional al nuevo valor. Conservar Valor (Switch Naranja): El sistema mantiene el valor específico del descuento, sin importar los cambios en el valor de la reserva. Esto asegura que el descuento siempre sea una cantidad fija. Estas opciones brindan flexibilidad a los usuarios, permitiendo adaptar los descuentos según las necesidades del cliente o las políticas comerciales de la empresa. Proveedores En la sección de Proveedores, se gestionan las facturas y los pagos correspondientes a los gastos incurridos con los proveedores para una reserva específica. Al registrar las facturas, es necesario completar todas las celdas, a excepción de la celda de observaciones, que es opcional. Los datos a diligenciar incluyen: Ubicación/Sede. Tipo de servicio: La categoría a la que pertenece el proveedor de servicio. Fecha de cobro y de vencimiento. Valor a pagar. Comisión, en caso de aplicar. Nombre del proveedor. Referencia de la factura. Impuestos de retención. Registrar el pago de una factura de proveedor. En la sección Proveedores , se gestionan las facturas asociadas a los servicios contratados para una reserva, como alojamiento, transporte, asistencia, receptivos u otros servicios del viaje. Después de registrar una factura de proveedor, el pago de esa factura se gestiona mediante una transacción . Una transacción representa el movimiento financiero registrado en el sistema. Para este caso, corresponde a una salida de dinero de la agencia hacia un proveedor. Crear una transacción para pagar una factura de proveedor. Para registrar el pago de una factura, ingrese a la reserva correspondiente, ubique la sección Proveedores y haga clic en el botón con el signo (+) dentro de la columna de acciones en el registro de una factura. Al hacerlo, se abrirá el formulario de transacción, donde se registrará la información del pago al proveedor. Para este proceso, el sistema manejará la transacción como: Tipo de transacción: Gastos Categoría: Pagos a proveedores Proveedor: Proveedor asociado a la factura. Información obligatoria La información obligatoria para registrar la transacción es: Valor de la transacción: monto que se pagará al proveedor. Cuenta bancaria: cuenta desde la cual se realizará el pago. También se pueden completar otros campos para mejorar la trazabilidad: Fecha: día en que se realiza el pago. Moneda: moneda en la que se registra la transacción. Tasa de cambio: valor de conversión aplicado cuando la transacción se realiza en una moneda diferente. Forma de pago: medio utilizado para pagar al proveedor. Referencia de pago: número o código del comprobante, si aplica. Ubicación/Sede: sede relacionada con el movimiento. Soporte contable: archivo o comprobante asociado. Observaciones: Notas adicionales sobre el pago. Cruce y asignación de saldos En el formulario se encuentra la sección Cruce y asignación de saldos . Esta opción permite relacionar la transacción con facturas de proveedor pendientes. Después de guardar la transacción, Airvi buscará las facturas pendientes asociadas al proveedor seleccionado. Allí se podrá visualizar el saldo de cada factura y definir cuánto valor de la transacción se desea asignar. Asignar el pago a una factura En la sección de asignación se muestran tres valores principales: Valor de la transacción: monto total registrado. Valor asignado: valor que ya fue aplicado a una o varias facturas. Valor sin asignar: saldo de la transacción que aún no se ha distribuido. Para aplicar el pago, ingrese el valor en el campo Valor a asignar y haga clic en Asignar . El sistema solicitará confirmación antes de relacionar el pago con la factura. Una vez confirmado, el valor quedará aplicado a la factura del proveedor. Formas de asignación El pago puede aplicarse de diferentes maneras: Asignación total: Cuando el pago cubre completamente el saldo pendiente de una factura. Asignación parcial: cuando solo se paga una parte del saldo pendiente. Asignación múltiple: cuando una misma transacción se distribuye entre varias facturas del mismo proveedor. Validaciones importantes El sistema valida que la asignación sea correcta antes de guardar: No se puede asignar un valor superior al saldo disponible de la transacción. No se puede asignar un valor superior al saldo pendiente de la factura. Una transacción puede quedar parcialmente asignada. Una transacción puede quedar sin asignar si todavía no se distribuye. Una transacción puede asignarse a una o varias facturas pendientes del mismo proveedor. Moneda y tasa de cambio Si la factura o el pago se manejan en una moneda diferente a la moneda local, el sistema permite seleccionar la moneda de la transacción y revisar la tasa de cambio aplicada. La tasa de cambio afecta el valor convertido, el valor asignado y el saldo pendiente de la factura. Por esta razón, se recomienda verificar la TRM antes de guardar y asignar el pago. Soportes del pago La transacción permite adjuntar archivos de soporte, como comprobantes de pago, documentos contables o imágenes. Desde la columna Soportes , al hacer clic en Ver archivos , se abrirá una ventana donde se podrán consultar los archivos cargados previamente y agregar nuevos documentos relacionados con el pago al proveedor. Historial y consulta Después de registrar y asignar la transacción, el pago quedará relacionado con la factura del proveedor y podrá consultarse desde la reserva y desde el módulo general de Transacciones . Desde allí se podrá revisar información como fecha de pago, proveedor, valor, moneda, cuenta bancaria, forma de pago, valor asignado, saldo sin asignar, soporte y usuario que registró la transacción. Herramientas Modificar la información registrada en la factura o en el pago.  Eliminar registro.  Para registrar una transacción para poder asignársela a una factura de proveedores. Visualiza al detalle la factura en una nueva pestaña del navegador. Descarga un archivo con el detalle de la factura de proveedores.     Permite adjuntar a la factura.   Para modificar la información registrada en una factura o en un pago Localiza la factura o el pago que deseas modificar en la lista correspondiente. Haz clic en el ícono de edición. Una vez dentro de la factura o el pago, podrás modificar los campos necesarios, como la fecha, el valor, la referencia, la forma de pago, etc. Después de realizar los cambios necesarios, guarda la información actualizada. Dependiendo del sistema, puede haber un botón de "Guardar" o "Actualizar" que debas hacer clic para confirmar los cambios. Relacione el valor o porcentaje de la retención aplicada a una factura de proveedor También puede relacionar el valor de la retención aplicada a una factura de proveedor. Con esta funcionalidad, evitará diferencias entre el valor que sale de su cuenta y el valor registrado en Airvi como pagado al proveedor. Órdenes de servicio Este módulo está directamente relacionado con las facturas de proveedores . Para poder crear una orden de servicio, es obligatorio que exista previamente un registro de factura del proveedor en el sistema. Datos generales Referencia / #Factura Permite asociar la orden de servicio a una factura de proveedor previamente registrada. Este campo es clave, ya que sin una factura asociada no es posible crear la orden. Tipo de orden Define la categoría del servicio que se está solicitando (por ejemplo: guianza, alojamiento, transporte, entre otros). Estado Indica el estado actual de la orden de servicio (por ejemplo: pendiente, aceptado o rechazado). Fecha del servicio (desde / hasta) Permite establecer el rango de fechas en el cual se prestará el servicio. Ítems de la orden de servicio En esta sección se agregan los servicios específicos que componen la orden. Cada ítem puede incluir información como: Descripción del servicio Cantidad requerida Esto permite detallar claramente qué se está solicitando al proveedor. Notas Campo de texto enriquecido que permite agregar observaciones, condiciones o instrucciones adicionales relacionadas con la orden de servicio. 2. Una vez creada la orden de servicio, esta quedará asociada automáticamente al registro correspondiente. El siguiente paso consiste en enviarla al proveedor mediante el ícono de correo electrónico disponible en la interfaz. Es importante que el proveedor tenga un correo electrónico válido registrado, ya que allí recibirá la notificación. 3. El proveedor recibirá un correo con el resumen de la orden de servicio en formato PDF y un botón de  “Ver orden de servicio” . Al hacer clic en este botón, será dirigido a una página donde podrá visualizar el detalle completo de la orden. 4. En esta vista, el proveedor deberá ingresar su nombre (campo obligatorio) y podrá aceptar o rechazar la orden, además de incluir observaciones si lo considera necesario. Finalmente, todas las órdenes de servicio podrán ser consultadas y gestionadas desde el módulo Órdenes de servicio , ubicado dentro de los módulos generales en el menú principal. Tasa Administrativa Permite registrar un valor adicional en las reservas por concepto de gestión operativa y administrativa . Este valor puede configurarse de forma manual en cada reserva o definirse como predeterminado desde el módulo de Parámetros en la sección Misceláneo . Además, ofrece la opción de asignar un porcentaje de comisión sobre la tasa, el cual se descuenta de la base comisionable. Como configurarlo en la reserva Acceder a la reserva desde el panel principal. Localizar el campo Tasa Administrativa en la sección de pagos. Ingresar el valor correspondiente. Establecer el  % de comisión sobre la tasa. Guardar los cambios para que se reflejen como un ingreso interno visible solo para usuarios autorizados. Cómo configurarlo en los parámetros Ingresar al módulo Parámetros del sistema . Seleccionar la pestaña Misceláneo . Definir el valor por defecto de la tasa administrativa . Guardar la configuración para que se aplique automáticamente en nuevas reservas. Comisiones Es el porcentaje o valor asignado como compensación al agente por la venta. Para utilizar esta herramienta, dirígete a la sección de Comisiones y elige entre Agente, Freelance o ambos. Luego, haz clic en guardar. El sistema calculará automáticamente la comisión si se ha parametrizado previamente; de lo contrario, deberás hacerlo manualmente y guardar. Comisiones a freelancers Comisiones para freelancers son el porcentaje o valor asignado como compensación a personas que no forman parte de la compañía, pero que han influido en la venta. Comisiones a agentes de viajes Las comisiones para agentes de viajes son el porcentaje o valor asignado como compensación al agente por su participación en la gestión de la venta. Bloqueo de cupos Bloqueo de cupos es el proceso de reservar un número determinado de espacios en una reserva para pasajeros según su tarifa y tipo de acomodación, sin especificar aún los nombres de dichos pasajeros. Es crucial actualizar el bloqueo a medida que los viajeros se vayan incorporando al viaje. Archivos Funcionalidades Almacenamiento seguro y centralizado Subida de archivos en diferentes perfiles y reservas Ahora es posible subir archivos en los siguientes lugares: Perfil del proveedor Perfil del cliente Reserva Pago que su cliente hace para la reserva Pago de la factura del Proveedor Adicionalmente, se pueden subir archivos no solo de imágenes, sino también en formato PDF, Word, Excel, PowerPoint y archivos de texto plano. Elegir el cliente propietario de un archivo Cuando suba archivos a nivel de reserva en el módulo de Archivos, podrá elegir el propietario o titular de cada uno de los archivos. Posteriormente, en el perfil del cliente, podrá ver la relación de archivos asociados a su perfil. Validación de guardado de archivos El sistema valida si existen archivos pendientes por cargar y muestra una alerta cuando aún no se han subido al sistema. Esta funcionalidad evita omisiones al momento de guardar información importante, asegurando que los documentos requeridos sean adjuntados correctamente antes de finalizar el proceso. Factura asignada y comentarios de facturación Esta sección permite registrar el número de factura asociado a la reserva y agregar comentarios internos relacionados con la facturación. La información ingresada es utilizada como referencia administrativa y contable, permitiendo llevar control sobre la factura emitida y notas internas que no serán visibles para el cliente. Cierre de ventas y marketing Modificar Cierre de Ventas y Marketing En la sección  Cierre de Ventas y Marketing  de la reserva, puedes realizar las siguientes acciones: Modificar la Fecha de Venta:  Esta opción te permite establecer o ajustar la fecha de cierre de la venta de la reserva. Modificar el Origen o Medio de Conocimiento:  También podrás cambiar el origen o medio por el cual el cliente conoció la empresa o el tour. Modificar la Ubicación/Sede: Permite cambiar la sede asignada a la reserva de forma rápida y sencilla. Una vez que hayas realizado los cambios necesarios, haz clic en el botón  Guardar para aplicar las modificaciones. Políticas Este módulo está diseñado para gestionar y aplicar políticas asociadas a las reservas. Permite modificar condiciones específicas como cancelaciones, cambios o requerimientos particulares, asegurando que cada reserva se adapte a las necesidades del cliente o a las directrices de la empresa. Para actualizar las políticas de una reserva, dirígete a la sección de Políticas , selecciona la nueva política que deseas aplicar y, finalmente, presiona el botón Guardar para confirmar los cambios. Esta acción garantiza que la reserva quede regida por los términos actualizados de manera inmediata. Etiquetas Permite asignar etiquetas personalizadas a la reserva para facilitar su organización, búsqueda y clasificación interna. Establecer el titular de la reserva Para establecer el titular de la reserva, puedes optar por una de las dos opciones disponibles: Seleccionando el titular en la celda ubicada debajo del resumen del presupuesto. Con esta opción, puedes elegir al titular incluso si no está incluido en la lista de viajeros. Pulsando el icono de una medalla que aparece junto al nombre de cada viajero en la reserva.  Se puede establecer como titular de la reserva No se puede elegir este cliente como titular de la reserva. Por favor revise que sea mayor de edad, tenga país asignado, teléfono, documento de identidad, tipo de documento y que el cliente no esté inhabilitado a nivel de sistema Es el titular de la reserva Registro de clientes en la reserva e importación masiva de clientes Registro de clientes en la reserva Para integrar a los viajeros en las reservas, simplemente debemos dirigirnos a la parte final de la reserva, donde encontraremos en una franja gris la opción "Añadir clientes a la reserva". Al hacer clic en esta opción, si contamos con clientes previamente registrados, aparecerá una lista desplegable. En el desplegable, podemos elegir al cliente seleccionándolo de la lista o escribiendo su nombre. Una vez seleccionados, clic en guardar. Después de seleccionar los clientes, solo queda establecer la tarifa correspondiente. y clic en guardar. Por defecto, todos los clientes son acomodados en adultos. Registro masivo de clientes Registrar un nuevo cliente en el sistema es un proceso sencillo que se puede realizar desde el plan de viaje. En la parte final de cada reserva, encontraremos dos botones: uno de color naranja y otro de color azul. El botón naranja nos permite una lista de pasajeros a la reserva de manera masiva, siguiendo estos 4 pasos: Ingresar los datos Validación Crear clientes Añadir a la reserva Para facilitar el primer paso, podemos utilizar una hoja de cálculo con diez columnas. Estas columnas se nombran de la siguiente manera: Documento, Tipo de documento, Nombre, Fecha de nacimiento, Celular, Email, Dirección, Ciudad y nota Nota:  Es importante asegurarse de que no haya espacios vacíos en ninguna de las columnas. En caso de que alguna columna no tenga información disponible, se recomienda agregar una palabra para identificar que el campo está vacío. Este proceso garantiza que la información esté organizada y sea fácil de importar al sistema. Una vez completada la hoja de cálculo, simplemente seleccionamos toda la información y la copiamos. Luego, al ingresar al sistema, elegimos la opción de importar y pegamos los datos en el campo correspondiente, seleccionando la opción de separación por tabulador. Posteriormente, hacemos clic en "Previsualizar" para asegurarnos de que la información se haya importado correctamente antes de confirmar el proceso. Si la información está en un archivo plano separado por comas, también podemos importarla al sistema. En este caso, la primera línea del archivo debe contener los criterios de separación por coma, como "Documento, Tipo de documento, Nombre, Fecha de nacimiento, Celular, Email, Dirección, Ciudad, Nota", y debajo de esta línea se incluirá la información de los clientes, cada uno en una fila separada por comas. Una vez que el archivo esté preparado de esta manera, procedemos a importarlo al sistema, seleccionando la opción de separación por comas y luego haciendo clic en "Previsualizar" para confirmar la importación correcta de los datos. En el siguiente paso, que es el de validación, se mostrará una vista previa de los clientes que se registraron en el sistema, así como aquellos cuya información se actualizará. Esto último ocurre cuando un cliente ya estaba registrado y se selecciona esta opción en el paso anterior. Además, se mostrarán los clientes que se omiten porque ya estaban registrados previamente. Una vez validada la información, podemos continuar al siguiente paso haciendo clic en el botón "Procesar clientes". En el tercer paso continuamos dando clic en el botón “Elegir clientes para la reserva” En el cuarto y último paso, seleccionamos cuáles de los nuevos clientes creados se añadirán a la reserva. El botón azul nos desplegará una ventana de creación de clientes, la cual también se puede encontrar en la página principal seleccionando el módulo de clientes o accediendo directamente desde el menú desplegable. Luego, completamos la información requerida y la guardamos. Una vez guardado, simplemente lo seleccionamos de la lista de clientes de la reserva. Una vez en la reserva, confirma los nuevos clientes agregados seleccionándolos individualmente y haciendo clic en el botón "Confirmar" junto a cada uno, o simplemente haz clic en el botón "Confirmar todo" si deseas confirmar todos los nuevos clientes de una vez. Establecer tarifas a los viajeros Establecer las tarifas para cada uno de los viajeros dentro de la reserva. En la sección Plan y Tarifas > Información del paquete , encontrarás la pestaña Tarifas . Desde allí podrás definir el valor que se aplicará a cada tipo de viajero dentro de la reserva. Las tarifas principales disponibles son: Adulto, Niño, Infante, Doble y Sencilla. Además, el sistema cuenta con 15 campos adicionales para otras tarifas , los cuales pueden utilizarse según la necesidad de cada producto o reserva. Estos campos permiten crear tarifas personalizadas, por ejemplo: Persona local sin vuelos, noche extra de hotel, acompañante, tarifa promocional, servicio adicional, receptivo especial , entre otras. Cada tarifa permite configurar: Etiqueta personalizada: nombre que identifica la tarifa. Acomodación: tipo de acomodación asociada, como múltiple, doble, sencilla o no aplica. Tarifa de venta: valor que se cobrará al viajero. Después de registrar o modificar las tarifas, debes guardar los cambios para que la información quede aplicada correctamente. Información importante acerca de las tarifas Nota: Para los viajes y servicios que gozan de tarifas estables y permanentes durante períodos largos de tiempo, recomendamos registrar las tarifas en los conjuntos tarifarios del Producto, de modo que al programar viajes, cotizar y crear reservas, estas tarifas ya vengan prestablecidas. Por otro lado, si las tarifas cambian continuamente, recomendamos dejar los tarifarios en valor 0 y establecer las tarias al momento de cotizar o de crear las reservas. Descargar listado de pasajeros Para descargar el listado de pasajeros, simplemente pasa el puntero del ratón sobre el botón de creación de grupos de viaje, que es un botón azul con tres estrellas ubicado en la parte inferior derecha. Cuando lo hagas, se desplegarán tres opciones adicionales: una de color naranja, otra de color fucsia y otra de color verde. Para descargar la lista de pasajeros, simplemente haz clic en la opción de color verde. Listado de Cumpleaños en lista de pasajeros A partir de ahora, al descargar el listado de pasajeros de una reserva, el archivo incluirá una pestaña adicional donde se listan los clientes que cumplen años en una fecha cercana a la operación del viaje. Esta pestaña muestra automáticamente los pasajeros cuya fecha de cumpleaños ocurre 15 días antes o después de la fecha de salida de la reserva. Esta funcionalidad permite identificar fácilmente cumpleaños próximos dentro del grupo de pasajeros, facilitando acciones comerciales, detalles personalizados o gestos de atención durante el viaje.   Descargar listado de pasajeros para seguro de viajes Para descargar el listado de pasajeros para seguros de viajes, simplemente pasa el puntero del ratón sobre el botón de creación de grupos de viaje, que es un botón azul con tres estrellas ubicado en la parte inferior derecha. Cuando lo hagas, se desplegarán tres opciones adicionales: una de color naranja, otra de color fucsia y otra de color verde. Para descargar la lista de pasajeros para seguros de viajes, simplemente haz clic en la opción de color naranja. Control de disponibilidad de cupos Anteriormente, la plataforma no validaba el control de cupos, lo que permitía que las reservas superaran el límite máximo establecido para cada producto. Aunque en la configuración de los productos se definían tanto un cupo mínimo como un máximo, el sistema no restringía la asignación de espacios cuando se alcanzaba el tope, lo que generaba inconvenientes en la gestión de disponibilidad. Con la nueva actualización, ahora se implementa una validación automática que impide exceder el cupo máximo, garantizando un control más preciso y eficiente sobre las reservas. Primer escenario  Añadir clientes a la reserva, si excedes el límite de pasajeros el sistema no te dejará añadir esos clientes, te muestra un mensaje donde te dice el total de cupos disponibles.  Ejemplo:  tenemos un viaje con cupo máximo de 3 personas y podemos observar que se intentan agregar 4 personas, pero solo hay un cupo disponible, ya que en la lista de los pasajeros ya hay dos registrados Segundo escenario Añadir clientes cuando el cupo está completo, por ejemplo 10/10. El sistema no te dejará añadir más pasajeros y te muestra una alerta que nos dice que debemos aumentar el cupo del viaje para añadir más personas. Tercer escenario Añadir bloqueos de cupos cuando el viaje está completo, por ejemplo: vas a añadir un bloqueo de cupos, pero el viaje está 5/5 Cuarto escenario Añadir clientes desde un archivo plano cuando está completo, por ejemplo 4/4. El sistema no te dejará añadir más pasajeros y te muestra una alerta que nos dice:  Si intentas seguir con el proceso y presionas el botón de  "Añadir y Finalizar"  el sistema te mostrará otra alerta donde nos dice que los cupos están agotados Sexto escenario Disminuir el cupo máximo cuando el viaje está completado; por ejemplo, tenemos un viaje 4/4 y disminuimos el cupo del viaje a 2; el sistema nos mostrará una alerta donde nos dice que tenemos sobrecupo.  Séptimo escenario Convertir una cotización a reserva escogiendo un viaje con cupos completos, el sistema te mostrará un mensaje donde nos dice que el viaje que seleccionaste no tiene cupos disponibles. Puedes presionar el botón azul que nos dice que podemos editar el viaje y así aumentar la capacidad máxima de cupos para el viaje. Notas de seguimiento El módulo de  Notas de seguimiento permite registrar anotaciones internas sobre una reserva o cliente, no visibles para el cliente final. Cada nota incluye un campo de texto obligatorio, la opción de notificar a otro usuario de la plataforma mediante un selector desplegable, y un nivel de prioridad (Alta, Media o Baja), representado con colores rojo, amarillo o verde. Las notas se visualizan con la fecha, hora de creación, nombre del autor, destinatario (cuando aplica), y pueden eliminarse si el usuario tiene permisos. Este módulo está ubicado en el panel de la reserva, y está diseñado para mejorar la gestión operativa dentro de la agencia. Las notificaciones internas se activan si el usuario seleccionado tiene habilitadas las alertas por correo o interfaz. Módulo de servicio de transporte Servicio de transporte: Permite configurar la logística del transporte dentro de una reserva, definiendo el destino del viaje y los responsables operativos mediante los campos Agente contable , Agente comercial y Agente de logística . También se incluyen opciones como Verificación de antecedentes y ¿Es servicio de cartera? , que permiten marcar condiciones específicas del servicio según la operación. Adicionalmente, se puede seleccionar el tipo de contrato y elegir los vehículos disponibles. Al agregar un vehículo, el sistema muestra automáticamente su información en una tabla con datos como empresa transportadora , placa , marca , modelo , capacidad y estado . En esta misma tabla es posible personalizar los asientos confirmados , respetando el límite máximo del vehículo, así como asignar o modificar el conductor del servicio y eliminar el registro si es necesario. La sección también incluye el bloque Fecha y estado de la factura , donde se pueden registrar la fecha del primer pago , la fecha de la factura y el estado de pago , permitiendo llevar control financiero del servicio de transporte desde la misma configuración. Calendario de viajes Calendario de viajes El módulo de Calendario de Viajes ofrece una visualización clara y organizada de la programación de las reservas de viajes. Facilita la búsqueda avanzada de reservas programadas y permite acceder rápidamente al panel de reserva de viajes haciendo clic en la opción "Ver" desde el calendario. Viajeros próximos Viajeros próximos Ofrece una lista detallada de las reservas que están próximas a ejecutarse, brindando información específica sobre cada una de ellas. Además, para facilitar la búsqueda y la gestión de esta información, el módulo cuenta con filtros de búsqueda avanzados. Comisiones Liquidador de Comisiones de Ventas de Sus Agentes y Otros Intermediarios Para realizar el pago de las comisiones, debe acceder al módulo de liquidación de comisiones. Dentro de la interfaz de este módulo, en la parte superior, encontrará los filtros de estado, propietario de comisión, fechas, y el botón para agregar el pago de la comisión. En la parte inferior, se mostrará la lista de las comisiones generadas. Los pasos a seguir para el pago de las comisiones son: Crear un nuevo pago de comisiones haciendo clic en el botón "+". ○ Se abrirá una ventana llamada:  Buscar comisiones . ○ La interfaz facilita la búsqueda a través de los filtros de búsqueda o, simplemente, pulsando el botón "Buscar" para que automáticamente aparezcan todas las comisiones pendientes de pago. 3. Utilizando los filtros de búsqueda avanzada en la primera celda de "Propietario de la comisión", busque a quien se le va a realizar el pago. ○ Seleccione las comisiones a las cuales se les van a realizar sus respectivos pagos. 4.    Haga clic en "Crear liquidación". ○ Se abrirá una ventana de confirmación donde puede añadir la sede y algún tipo de observación. Nota: Moneda de la liquidación de comisiones Al crear una liquidación de comisiones, el sistema permite seleccionar la moneda en la que se realizará la liquidación. Esta opción se encuentra en la ventana de confirmación de creación de la liquidación, junto con la sede, las fechas de liquidación y las observaciones. Monedas disponibles El listado de monedas mostrará únicamente las monedas que se encuentren habilitadas en el sistema. Estas monedas se administran desde: Parámetros del sistema → Moneda Desde allí se puede definir qué monedas están activas, cuál es la moneda predeterminada, su TRM o tasa de conversión y la cantidad de puntos decimales. Pago de una comisión en otra moneda Cuando la liquidación se crea en una moneda diferente a la moneda local, el valor de la liquidación se mostrará en la moneda seleccionada. Luego, al registrar el pago mediante una transacción , el sistema permitirá seleccionar la moneda del pago y visualizar la tasa de cambio correspondiente. Edición de la tasa de cambio o TRM Al registrar el pago de la liquidación, el usuario puede ajustar la tasa de cambio o TRM aplicada para esa operación. Esta tasa se utiliza para convertir el valor de la transacción a moneda local y calcular correctamente los valores relacionados con el pago, la asignación y el saldo de la liquidación. Efecto de la tasa de cambio La tasa de cambio influye en: El valor de la transacción en moneda local. El valor asignado a la liquidación. El saldo pendiente o sin asignar. Los valores sugeridos para pagar. Por esta razón, cuando se realicen pagos de comisiones en monedas diferentes, se recomienda revisar la TRM antes de guardar y asignar la transacción. 5. Haga clic en "Guardar". ○  Una vez guardado, aparecerá la interfaz de liquidaciones. Aquí, debe hacer clic en el botón de modificar el registro guardado para registrar el pago. 6. Dentro del registro, aparecerán dos opciones: "Editar liquidación" y "Buscar comisiones". ○ Haga clic en "Editar liquidación". Pago de liquidación de comisiones Para registrar el pago de una liquidación de comisiones, primero debe ingresar al módulo Liquidación de comisiones y abrir la liquidación correspondiente. Dentro de la liquidación, en la sección Historial de pagos , haga clic en el botón Transacción . Al hacerlo, se abrirá el formulario de transacción, donde se registrará el movimiento financiero asociado al pago de la comisión. Información de la transacción Para el pago de comisiones, la transacción corresponde a una salida de dinero ; por lo tanto, el tipo de transacción será Gastos y la categoría será Pago de liquidación de comisiones . La información obligatoria para registrar la transacción es: Valor de la transacción: monto que se pagará de la liquidación. Cuenta bancaria: cuenta desde la cual se realizará el pago. También se pueden completar otros campos para mejorar la trazabilidad: Concepto: descripción del pago de la liquidación. Fecha: día en que se realiza el pago. Moneda: moneda en la que se registra la transacción. Forma de pago: medio utilizado para pagar la comisión. Referencia de pago: número o código del comprobante, si aplica. Proveedor: propietario de la comisión o tercero al que se realiza el pago. Ubicación/Sede: sede relacionada con el movimiento. Soporte contable: archivo o comprobante asociado. Observaciones: notas adicionales sobre el pago. Cruce y asignación de saldos En el formulario se encuentra la sección Cruce y asignación de saldos . Esta opción permite relacionar la transacción con la liquidación de comisiones pendiente. Después de guardar la transacción, el sistema muestra los saldos aplicables encontrados para el tercero seleccionado. Allí se podrá visualizar la liquidación pendiente y definir el valor que se desea asignar. Asignar el pago a la liquidación. En la sección de asignación se muestran tres valores principales: Valor de la transacción: monto total registrado. Valor asignado: valor que ya fue aplicado a la liquidación. Valor sin asignar: saldo de la transacción que aún no se ha distribuido. Para aplicar el pago, ingrese el valor en el campo Valor a asignar y haga clic en Asignar . El sistema solicitará confirmación antes de relacionar el pago con la liquidación. Una vez confirmado, el valor quedará aplicado a la liquidación de comisiones. Validaciones importantes El sistema valida que la asignación sea correcta antes de guardar: No se puede asignar un valor superior al saldo disponible de la transacción. No se puede asignar un valor superior al saldo pendiente de la liquidación. Una transacción puede quedar parcialmente asignada. Una transacción puede quedar sin asignar si todavía no se distribuye. Una transacción puede asignarse a una o varias liquidaciones pendientes del mismo tercero, si aplica. Saldos sin asignar Si la transacción tiene un valor disponible que aún no ha sido aplicado, el sistema mostrará un aviso indicando que existen saldos sin asignar. Esto permite identificar valores que pueden ser relacionados con una liquidación existente, sin necesidad de crear una nueva transacción. Historial de pagos Después de registrar y asignar la transacción, el pago quedará visible en el Historial de pagos de la liquidación. Desde allí se podrá consultar la información del pago realizado, como fecha, valor, forma de pago, soporte, comprobante y usuario que registró la transacción. Seguimiento Seguimiento de Reservas Tiene como objetivo principal proporcionar una visión detallada del estado de las reservas. Para facilitar la gestión de estas transacciones, ofrece una serie de herramientas: Filtro de búsqueda avanzada:  Permite realizar búsquedas específicas según diferentes criterios, como fechas de reserva, nombres de clientes o destinos. Esto facilita encontrar rápidamente la información deseada entre una gran cantidad de reservas. Resumen en valor de las reservas:  Proporciona un resumen claro y conciso del valor total de las reservas registradas en el sistema. Esto permite tener una idea rápida del volumen de negocio generado por las reservas en un período determinado. Lista de Reservas y su estado: Muestra una lista detallada de todas las reservas realizadas, junto con su estado actual. Esto incluye información sobre si la reserva está confirmada, pendiente de pago, cancelada, etc. Esta función facilita el seguimiento de cada reserva y permite tomar las acciones necesarias según su estado.   El panel de seguimiento de reservas proporciona herramientas poderosas para gestionar eficazmente todas las reservas, desde su creación hasta su finalización, garantizando un control completo sobre el proceso de reserva. Herramientas Más filtros  -  Filtro por estado de facturación a clientes Tenemos dos estados: Facturado 🟢 y no facturado  🔴.           Facturado 🟢 No facturado 🔴 Más filtros  -  Filtro por estado de facturación a  proveedores Dentro de la columna  Facturas a proveedores  tenemos dos valores; el primer valor hace referencia a la factura de los proveedores a nivel global del servicio o producto. El segundo valor hace referencia a la factura de los proveedores a nivel de reserva. Ejemplo  Podemos observar dos reservas con el mismo servicio; en la primera reserva podemos observar que en la columna de Facturas a proveedores  tenemos  esto significa que tenemos una factura a proveedores a nivel global y a nivel de reserva. En la segunda reserva podemos observar que tenemos  esto significa que tenemos una factura a proveedores a nivel global y no hay facturas a proveedores a nivel de reserva. Facturas de proveedores Tiene como objetivo principal mostrar los gastos relacionados con las reservas. Además, ofrece diversas herramientas para facilitar la gestión de estas transacciones: Filtro de búsqueda avanzada:  Permite realizar búsquedas específicas según diferentes criterios, como fechas, proveedores o estado de la factura. Resumen en valores:  Proporciona un resumen claro y conciso de los gastos totales registrados en el sistema, lo que facilita la visualización y el análisis de la información financiera. Lista de reservas y su estado:  Muestra una lista detallada de las reservas asociadas a las facturas de proveedores, junto con su estado actual. Esto permite un seguimiento preciso del proceso de pago y la situación de cada reserva. Historial de pagos de clientes Brinda una visión integral de los pagos realizados por los clientes en relación con sus reservas, lo que permite un seguimiento preciso del estado de las reservas y una gestión eficiente de los pagos. Filtro de Búsqueda Avanzada: Permite realizar búsquedas específicas según diferentes criterios, como fechas, número de pago o comprobante. Listado de pagos: Muestra una lista detallada de los pagos asociados a las reservas del cliente. Esto permite un seguimiento preciso del proceso de pago y la situación de cada reserva. Historial de Comisiones Proporciona una visión detallada de los pagos realizados en concepto de comisiones en relación con las reservas, lo que permite un seguimiento preciso del gasto asociado a estas comisiones. Filtro de Búsqueda Avanzada: Permite realizar búsquedas específicas según diferentes criterios, como el número de reserva, estado, propietario de la comisión, fecha del viaje o servicio (desde y hasta), y fecha del registro (desde y hasta). Esto facilita una búsqueda rápida y precisa. Resumen en Valores: Proporciona un resumen claro y conciso de las comisiones totales estimadas en diferentes monedas, incluyendo: Comisión total en COP Comisión en COP Comisión en USD Comisión en EUR Comisión en PEN:  Lista de Reservas y su comisión: Muestra una lista detallada de las reservas asociadas a las comisiones, junto con su estado actual y el propietario de la comisión, permitiendo un seguimiento preciso del proceso y la situación de cada reserva. Cuentas por cobrar y cuentas por pagar Este panel permite conocer el estado de los pagos pendientes de clientes y los pagos pendientes a proveedores según un rango de fechas. Puede acceder a este panel a través del menú desplegable: Liquidaciones > Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar. Filtro de búsqueda avanzada:  Permite realizar búsquedas específicas según diferentes criterios, como el tipo de plan, la operadora y las fechas de salida del viaje (desde y hasta). Esto facilita encontrar información precisa sobre los planes y servicios ofrecidos. Resumen en valores:  Proporciona un resumen claro y conciso de los valores totales relacionados con los pagos a proveedores y las ventas a clientes: A proveedores: Valor del pago total Pagado Por pagar A clientes: Valor de venta total Recibido Por cobrar Lista de planes y su estado:  Muestra una lista detallada de los planes o servicios ofrecidos, junto con su tipo, operadora y estado de pago (pagado, por pagar, recibido, por cobrar), lo que permite un seguimiento preciso del proceso financie Ventas por pasajero El módulo  Ventas por Pasajeros  está diseñado para brindar a las agencias de viajes un control exhaustivo y adaptable sobre las ventas asociadas a cada pasajero, permitiendo una gestión más precisa de los ingresos en función de las dinámicas de registro y liquidación de cada cliente. Este módulo es especialmente útil para agencias que manejan reservas y ventas de manera no simultánea, adaptándose a los requerimientos únicos de su operación. Descripción detallada del módulo Control avanzado de ventas Registro por pasajero : Permite un seguimiento detallado de cada pasajero ingresado en una reserva, reflejando de manera precisa las fechas de registro y evitando confusiones entre la fecha de creación de la reserva y la fecha efectiva de venta. Gestión de datos históricos : La capacidad de filtrar registros desde el origen del sistema asegura una trazabilidad completa. Opciones de filtrado personalizadas Número de reserva : Encuentre información específica de cada reserva con facilidad. Producto vendido : Clasifique las ventas según los servicios o paquetes turísticos ofrecidos. Estado del pasajero : Identifique rápidamente clientes confirmados, en borrador o cancelados para Obtener datos más precisos. Rango de fechas : Analice períodos específicos que reflejen actividades de venta y registro en intervalos ajustados a las necesidades de la agencia. Agente responsable : Monitoree el desempeño individual de cada asesor, facilitando la asignación de tareas y la evaluación de resultados. Moneda de transacción : Organice y compare ventas realizadas en diferentes monedas. Visualización y gestión de datos La tabla inicial ofrece una vista panorámica de entre  300 y 500 registros . Herramientas de búsqueda que optimizan el análisis y la personalización de los resultados, asegurando que la información sea fácil de interpretar y aplicar en decisiones estratégicas. Filtros del panel de seguimiento Airvi permite visualizar y segmentar información crítica mediante filtros integrados en el panel de seguimiento. Estos filtros han sido diseñados para brindar control, trazabilidad y facilidad en el análisis operativo. A continuación se documenta el funcionamiento específico de los filtros disponibles en el Panel de Seguimiento  Número de la reserva Permite buscar directamente una reserva específica ingresando su número único. Este filtro es útil cuando se conoce con exactitud la reserva que se desea consultar, evitando búsquedas amplias. Producto Filtra las reservas asociadas a productos turísticos específicos (por ejemplo, paquetes, experiencias, excursiones). Al hacer clic en el campo, se despliega una lista con los productos disponibles, permitiendo seleccionar uno o varios elementos. Uso recomendado: Combinar con Estado de la reserva y Fecha de venta desde/hasta para analizar el rendimiento de un producto en un período determinado. Viajes que salen desde / hasta Permite filtrar las reservas según la fecha de salida del viaje reservado. Es un filtro temporal que acota el análisis a un rango de fechas. Ejemplo de uso: Consultar todas las reservas cuya fecha de salida esté entre el 01/06/2025 y el 30/06/2025. Agente de viajes Filtra las reservas creadas o gestionadas por un agente específico. La lista se completa automáticamente con los agentes registrados en la plataforma. Aplicación típica: Identificar el desempeño de cada agente con respecto a las ventas y el estado de reservas. Intermediario o FreeLancer Permite segmentar las reservas gestionadas por freelancers o intermediarios comerciales registrados. Este filtro ayuda a analizar el impacto de terceros en las ventas.   Estado de la reserva Filtra según el estado actual de la reserva: Confirmado, Cancelado, Borrador. Es útil para auditorías y seguimiento de reservas aún no gestionadas. Combinación útil: Estado de la reserva + Estado de pago → permite identificar reservas confirmadas con pagos pendientes. Estado de pago Filtra las reservas en función del estado de sus pagos: Pagado, No pagado. Facilita el control financiero y la gestión de cuentas por cobrar. Regresan desde / hasta Permite filtrar reservas con base en la fecha de retorno del viaje. Ideal para seguimiento post-venta y encuestas de satisfacción. Fecha de venta desde / hasta Permite acotar las reservas generadas dentro de un rango de fechas específicas. Este filtro se basa en la fecha de creación del registro de la reserva. Ejemplo: Filtrar todas las reservas vendidas en el primer trimestre del año para análisis comercial. Filtrar por etiqueta Permite aplicar filtros según etiquetas personalizadas asignadas a las reservas. Estas etiquetas pueden representar campañas, tipos de cliente, temporadas, etc. Nota: Las etiquetas deben ser previamente configuradas en el sistema. Agencia de viajes/ Operadora Segmenta las reservas según la agencia de viajes que las generó. Este filtro es útil en estructuras empresariales donde se gestiona más de una agencia o sucursal. Ubicación / Sede Filtra las reservas en función de la sede o ubicación geográfica desde donde se gestionaron. Ayuda a analizar el rendimiento regional o por sucursal. Referencia de cobro / factura Permite realizar búsquedas específicas ingresando la referencia asignada por el proveedor a la factura o documento de cobro. Es útil cuando se desea rastrear un documento en particular. Ejemplo de uso: Buscar la factura con número “INV-98523” asociada a un servicio específico. Plan / Servicio Filtra las facturas asociadas a un plan turístico o servicio puntual contratado. Este filtro permite analizar la distribución de pagos por tipo de producto ofrecido. Aplicación típica: Determinar qué servicios están generando más gastos en proveedores. Proveedor Permite seleccionar uno o varios proveedores del listado registrado en la base de datos. Es útil para visualizar los pagos pendientes o realizados a un proveedor específico. Uso recomendado: Combinar con Estado y Fecha de vencimiento para identificar cuentas por pagar. Estado Este filtro permite clasificar las facturas según su estado actual: Pendiente, Pagada, Parcialmente pagada, Anulada, etc. Facilita la gestión del flujo de caja y auditorías de pagos. Número del pago Filtra directamente por el número o código único que el sistema asigna a cada pago registrado. Útil cuando se desea acceder rápidamente al detalle de un pago puntual. Aplicación práctica: Localizar el comprobante “PAG-10567” para verificar su estado. Número del viaje Permite buscar pagos asociados a un viaje específico, sin necesidad de conocer el número de reserva. Este filtro es especialmente útil cuando se manejan reservas múltiples dentro de un mismo viaje grupal. Ejemplo de uso: Consultar todos los pagos asociados al viaje con código “VJ-7893”.   Pagos registrados en sistema desde / hasta Este filtro no corresponde a la fecha de realización del pago, sino a la fecha en la cual fue registrado dentro de la plataforma Airvi. Es útil para realizar cortes contables o auditorías según la actividad administrativa del sistema. Diferencia clave: Un pago puede haberse realizado el 10 de marzo, pero si fue registrado el 15 de marzo, esta es la fecha que contará aquí. Comprobante Permite filtrar los registros de pago que tienen un comprobante adjunto o asociado, como soportes bancarios, recibos escaneados o archivos en PDF. También sirve para validar pagos sin comprobante cargado. Aplicación: Identificar qué pagos no tienen soporte digital adjunto. Validar que todos los pagos relevantes están correctamente soportados Propietario de la comisión Permite filtrar las comisiones según la persona o entidad a la que le fue asignada (por ejemplo, un agente de viajes, un intermediario o un freelancer). Este filtro es clave para el análisis individual de rendimientos y pagos de comisiones. Aplicación práctica: Consultar las comisiones generadas por el agente "Laura Sánchez" entre enero y marzo. Fecha del viaje/servicio desde / hasta Permite acotar el análisis de comisiones según el rango de fechas en las que se realizó efectivamente el servicio o viaje vendido. Esto es diferente a la fecha de venta o de registro en el sistema, enfocándose en el cumplimiento de los servicios. Ejemplo de uso: Ver todas las comisiones de viajes prestados durante el segundo semestre del año, sin importar cuándo se vendieron. Estado de participación del pasajero Permite clasificar a los pasajeros según su estatus dentro de la operación: Confirmado, Cancelado, Borrador.  Es esencial para monitorear la evolución de las ventas por individuo, considerando cambios de estado en la participación. Aplicación práctica: Visualizar únicamente los pasajeros con participación activa en reservas asociadas al mes de julio. Pasajeros registrados desde / hasta Este filtro delimita la búsqueda según la fecha en la que fue registrado el pasajero en el sistema, independientemente de la fecha de viaje o reserva. Es útil para monitorear tendencias de registro en temporadas específicas. Ejemplo de uso: Filtrar los pasajeros registrados entre el 1 y 31 de marzo para evaluar el comportamiento de ventas en dicho mes. Seleccionar moneda Permite definir la divisa con la cual se desea visualizar las ventas por pasajero. Este filtro es clave cuando se trabaja con ventas en múltiples monedas, ya que ofrece mayor control financiero y claridad en los reportes. Caso de uso: Consultar las ventas individuales expresadas exclusivamente en dólares estadounidenses (USD). Módulo de Reembolsos El  Módulo de Reembolsos permite consultar y hacer seguimiento a las devoluciones de dinero realizadas a clientes dentro del sistema. Este módulo centraliza la información relacionada con los reembolsos asociados a reservas, permitiendo revisar el valor devuelto, el cliente receptor, la forma de pago, los soportes, el comprobante y la trazabilidad del registro. Ubicación del módulo Para ingresar al módulo, siga la ruta: Menú principal → Estadísticas y seguimientos → Reembolsos ¿Para qué sirve? Este módulo sirve para llevar un control detallado de los reembolsos realizados a los clientes, facilitando la revisión financiera y administrativa de las devoluciones registradas en Airvi. Desde esta sección se puede validar qué reembolsos fueron realizados, a qué reserva o servicio corresponden, quién recibió el dinero, qué agente gestionó el proceso y qué soportes o comprobantes están asociados. Filtros de búsqueda El módulo cuenta con diferentes filtros para consultar la información de forma más precisa: Número del reembolso: permite buscar un reembolso específico por su identificador. Producto: filtra los reembolsos asociados a uno o varios productos. Viaje de destino: permite consultar reembolsos según el viaje relacionado. Número de reserva: filtra los reembolsos vinculados a una reserva específica. Agente de viajes: permite consultar los reembolsos gestionados por un agente determinado. Fecha de pago desde / hasta: filtra por la fecha en la que se realizó el reembolso al cliente. Fecha de registro desde / hasta: filtra por la fecha en la que el reembolso fue registrado en el sistema. Comprobante: permite identificar reembolsos que tienen comprobante asociado. Estos filtros ayudan a ubicar rápidamente un reembolso y a revisar el historial de devoluciones de acuerdo con las necesidades de la agencia. Información del listado El historial de reembolsos muestra la información principal de cada devolución registrada: Fecha de reembolso: fecha en la que se realizó la devolución al cliente. Fecha del viaje: fecha del viaje o servicio relacionado con el reembolso. Soportes: archivos o documentos asociados al reembolso. Servicio: descripción del servicio al que corresponde la devolución. Receptor: persona o entidad que recibe el reembolso. A nombre de: nombre bajo el cual se realizó el pago del reembolso. Valor: monto total reembolsado. TRM: tasa de cambio aplicada, cuando corresponde. Forma de pago: medio utilizado para realizar el reembolso. Notas: observaciones adicionales sobre la devolución. Comprobante: documento que respalda el pago realizado. Agente de viajes: usuario responsable de la gestión del reembolso. Fecha de registro: fecha y hora en la que el reembolso fue registrado en el sistema. Relación con transacciones Cuando se registra un reembolso, el sistema puede generar o relacionar una transacción de gasto dentro del módulo de Transacciones. Esto permite que el valor devuelto al cliente quede reflejado en el historial financiero de la agencia y pueda ser consultado junto con otros movimientos de dinero, como pagos a proveedores, ingresos por reservas o comisiones. Recomendación de uso Se recomienda registrar cada reembolso con su comprobante, soporte y notas correspondientes. Esto permite mantener una trazabilidad clara del proceso y facilita futuras revisiones administrativas, financieras o de atención al cliente. Generar el reporte de los reembolsos Estadísticas Acceso al Módulo de Estadísticas Para ingresar al módulo de Estadísticas , haz clic en el  menú principal  y luego selecciona la opción  Estadísticas . Contenido del Módulo de Estadísticas: Dentro de este módulo, encontrarás las siguientes secciones: Reportes:  Permiten descargar cualquier tipo de información que necesites sobre las reservas y ventas. Gráficos:  Ofrecen una visualización gráfica de la información disponible, facilitando el análisis y comprensión de los datos.     Generación de Reportes La sección de  Reportes  ofrece la posibilidad de generar y descargar informes en formato de hoja de cálculo, lo que permite a los usuarios acceder y analizar la información de manera más manejable en comparación con otros módulos, como el de liquidaciones.  Informes Disponibles: Los informes pueden descargarse desde diversas perspectivas, tales como: Ventas Ventas Ventas por pasajero Reservas Reservas Finanzas Cuadre de caja Cuentas por cobrar y pagar Historial de pagos Pagos por reserva Reembolsos Retenciones Transacciones Clientes Clientes Destinos por cliente Facturación de clientes Mejores clientes Proveedores Facturas de proveedores Facturas de proveedores por viaje Ingresos para terceros Pagos de facturas de proveedores Proveedores General Cotizaciones  Descuentos Productos Servicio de transporte Comisiones Comisiones de agentes Viajes Pasajeros por viaje Viajes Cómo Generar un Informe: Selecciona la  categoría  deseada del informe Después encontraremos diversos campos de filtros donde los 4 primeros siempre van a estar disponibles en cada reporte donde podemos filtrar la fecha. Intervalo:  Podremos seleccionar un intervalo de fechas personalizadas de acuerdo a lo que se desea obtener, por defecto siempre estará en la opción de  mes pasado. Desde - Hasta:  Podremos seleccionar un rango de fechas, ya sea para el mes actual, mes anterior, o seleccionar el rango de acuerdo a lo que se desea obtener. Aplicar filtro de fecha a:  Se nos va a desplegar una lista de uno o más elementos donde podremos seleccionar diferentes opciones para que ver a cuál criterio se le aplicara a la fecha. Por ejemplo, en el reporte de ventas, la fecha que está disponible se le aplicara la Fecha de cierre de ventas.     Más filtros:  Dependiendo del reporte que seleccione se le van a habilitar diferentes filtros, para el caso de ventas podremos filtrar por: agente, ubicación/sede, fuente de marketing y estado de la reserva. Personalizar columnas: Ahora podemos personalizar las columnas donde podrá darle un orden y organizarlas de acuerdo a lo que desas obtener, para entrar a personalizar las columnas daremos clic en el botón de Personalizar columnas.   Una vez entremos podremos seleccionar todas las columnas dando clic en el botón verde que dice  Añadir todas , también podemos desmarcar todas las columnas presionando el botón que dice  Retirar todas. También podremos seleccionar las columnas que nosotros deseamos, solamente marcando el check que está al lado izquierdo del nombre del campo de la columna.     Una vez seleccionadas las columnas debemos de presionar el botón que dice  Guardar columnas  y después podremos  Descargar el reporte.     Se puede  organizar el orden de las columnas,  nos paramos en la columna, después dejamos presionado el clic izquierdo y la llevamos al lugar deseado, puede ser de primera, última o en medio. Por último, debemos dar clic en el botón de  Guardar columnas.   Descargar el informe:  tenemos dos formatos de descargas. XLSX Soporta formato avanzado : Como negritas, colores, bordes. Tamaño : Es más pesado debido a la cantidad de metadatos adicionales y funcionalidades. CSV Es un archivo de texto plano donde los datos están separados por comas ( , ), punto y coma ( ; ) o tabulaciones ( \t ). Cada fila representa un registro, y cada columna, un campo. Soporta datos simples : No puede incluir estilos, colores, gráficos ni fórmulas. Tamaño : Mucho más ligero porque solo almacena texto. Conclusión   XLSX : Cuando necesites un archivo con estilo, múltiples hojas, fórmulas o gráficos. Perfecto para reportes "bonitos". CSV : Cuando necesites transferir datos simples entre sistemas o manejar grandes volúmenes de información rápidamente. Visualización de Gráficos La sección de  Gráficos  permite visualizar informes de manera dinámica, facilitando el acceso y análisis de la información. Los informes disponibles para visualización incluyen: Costos en proveedores Número de reservas Número de ventas Pagos de clientes Reservas y ventas Los gráficos pueden ser visualizados en los siguientes estilos: Tipo torta Tipo barras Tipo áreas Tipo dona Tipo lineal Además de los gráficos, se mostrará un resumen de los datos presentados. Cómo Generar un Gráfico Elegir la Categoría:  Para generar un gráfico, primero selecciona la categoría deseada, ubicada en una barra desplegable en el lateral derecho. Costos en proveedores Número de reservas Número de ventas Pagos de clientes Reservas y ventas Uso de Filtros de Búsqueda Avanzada:  Una vez elegida la categoría, puedes generar el gráfico utilizando los filtros de búsqueda avanzada disponibles: Filtros de Intervalos de Tiempo:  Elige un intervalo de tiempo predeterminado o utiliza la opción personalizada para ajustar el rango de tiempo según tus necesidades. Intervalo de   tiempo predeterminado     Intervalo de tiempo Personalizado     Filtros de Fuentes de Información:  Filtra la información por agente de viajes, productos o servicios, mes del viaje, mes de la venta, fuentes de marketing, país o región.     Elegir el Tipo de Gráfico:  Selecciona el tipo de gráfico que deseas visualizar.           Torta           Barras       Área             Dona         Lineal Filtros de Ordenamiento:  Ordena los datos por valores ascendentes, descendentes, serie ascendente o serie descendente. Nota:  Algunas categorías pueden incluir secciones de filtrado adicionales, como: Filtro por agente Filtro por país Filtro por región o ciudad Filtro por productos o servicios Filtro por proveedor Ejemplo de Generación de un Informe Gráfico La generación de un informe gráfico sigue el mismo proceso para cualquier categoría que elijas. A continuación, se presenta un ejemplo utilizando la categoría de  Reservas . Pasos para Generar el Informe Gráfico Seleccionar la Categoría: En la barra desplegable del lado derecho, selecciona la categoría  Reservas . Elegir el Intervalo de Tiempo: Elige el intervalo de tiempo que deseas consultar. Puedes optar por una de las opciones predeterminadas o utilizar la opción personalizada. Las opciones predeterminadas incluyen:  Hoy, Semana, Mes, Últimos 15 días, Últimos 30 días, Últimos 90 días, Últimos 6 meses, Último año, Últimos 2 años, Próximos 7 días, Próximos 14 días . La opción personalizada te permite seleccionar libremente el rango de la consulta. Para este ejemplo, seleccionaremos la opción personalizada, desde el  1 de enero de 2024 hasta el 15 de septiembre de 2024 . Filtrar por Tipo de Fuente: Selecciona el tipo de fuente que deseas utilizar. Las opciones disponibles son:  Por agente de viajes, Por producto o servicio, Por mes de viaje, Por mes de la venta, Por fuente de marketing, Por país, y Por región . Para este ejemplo, elegiremos el filtro  Por mes de ventas . Seleccionar el Tipo de Gráfico: Elige el tipo de gráfico que deseas visualizar. Para este caso, seleccionaremos  Barras  o  Área  para observar mejor la fluctuación de los precios de las reservas cada mes. Filtrado de Ordenamiento: En este ejemplo, dejaremos el filtro de ordenamiento en blanco, pero si deseas darle algún valor lo puedes seleccionar.         Filtros Adicionales de la Categoría de Reservas: La categoría de Reservas ofrece filtros adicionales que te permiten visualizar las ventas por agente. Para seleccionar un agente o asesor específico, elige el nombre correspondiente. En este caso, seleccionaremos al agente  Jhorman Duban Rodríguez. También existe la posibilidad de filtrar por  país y región , pero en este ejemplo, dejaremos esta opción en blanco, pero si deseas darle algún valor lo puedes seleccionar. Nota:  Para visualizar los cambios realizados en cada celda de los filtros, es necesario presionar el botón  "Recargar gráfico" . Resultado de la Búsqueda: El gráfico generado mostrará la información basada en los filtros seleccionados para el período y categoría de reservas definidos en este ejemplo. Funciones de las Herramientas del Informe Gráfico A continuación, se describen las funciones de las herramientas disponibles para interactuar con el informe gráfico: Botón de Recargar Gráfica:  Genera y actualiza la gráfica según la selección de los filtros aplicados. Botones de Zoom: Botón + : Aumenta el zoom de la gráfica para ver más detalles. Botón - : Disminuye el zoom para tener una vista más amplia de la gráfica. Botón de Lupa:  Esta herramienta siempre está activa y permite hacer zoom en un área específica de la gráfica seleccionada con el cursor.           Botón de Mano:  Permite desplazarte de izquierda a derecha y viceversa cuando la gráfica tiene un espectro visual amplio o cuando se ha aplicado Zoom. Botón Home:  Restaura la gráfica a su vista original y elimina cualquier ajuste de Zoom o desplazamiento realizado. Botón de Tres Líneas:  Proporciona opciones para descargar la imagen de la gráfica. Las opciones de descarga disponibles son: Formato SVG Formato PNG Formato CSV Nota:  Para descargar o copiar una imagen de la gráfica, también tienes la opción de tomar una captura de pantalla si prefieres hacerlo de forma manual.   Botón de Recargar Gráfica       Botón +   Botón -   Botón de Lupa   Botón de Mano    Botón Home   Botón de Tres Líneas Reporte de Productos El Reporte de Productos permite realizar una consulta detallada y un análisis general de todos los productos generados en el sistema. Este reporte centraliza la información clave de los productos, ofreciendo filtros por fecha y ubicación, así como opciones de personalización y exportación para facilitar el análisis administrativo y estratégico. Este reporte se encuentra disponible en la siguiente ruta: Menú principal → Estadísticas → Reportes → Pestaña General → Productos Filtros de consulta El reporte cuenta con filtros que permiten refinar la información mostrada: Intervalo: Permite seleccionar un rango de tiempo predefinido. Para la consulta (por ejemplo, mes actual, mes pasado o rango personalizado). Desde: Fecha inicial a partir de la cual se incluirán los productos en el reporte. Hasta: Fecha final hasta la cual se incluirán los productos en el reporte. Aplicar filtro de fecha a: Permite definir el tipo de fecha sobre la cual se realizará el filtrado, siendo la fecha de creación la opción predeterminada. País: Permite filtrar los productos según el país asociado. Región o ciudad: Permite refinar la consulta por una región o ciudad específica dentro del país seleccionado. Personalización de columnas El reporte incluye la opción Personalizar columnas , que permite seleccionar qué campos se desean visualizar, adaptando el reporte a las necesidades de análisis del usuario. Objetivo del reporte Este reporte tiene como objetivo brindar una visión clara y estructurada de los productos del sistema, facilitando el análisis por período y ubicación, apoyando la toma de decisiones comerciales y el seguimiento del portafolio de productos. Servicios de transporte El reporte de Servicios de transporte  muestra el listado de servicios de transporte asociados a reservas, incluyendo información de cliente, contrato, fechas de salida y regreso, destino, valores económicos (total, deuda y pagado), moneda y agentes responsables. También presenta datos logísticos como auxiliar, vehículo, placa, conductor, asientos confirmados y notas privadas, permitiendo el seguimiento operativo y financiero de la asignación de transporte. Cotizaciones El reporte de cotizaciones muestra el listado de cotizaciones generadas, incluyendo información como título, estado de entrega y conversión, fechas de emisión, vencimiento, salida y retorno, duración del viaje, cliente, agente de viajes, destino, ubicación o sede, origen del cliente y moneda. También presenta los valores económicos asociados, como total antes de descuentos, porcentaje y valor de descuento, y el total a pagar por cliente, permitiendo consultar y analizar el comportamiento de las cotizaciones dentro de un período determinado. Reembolsos El Reporte de Reembolsos  permite consultar, filtrar y exportar información detallada sobre los reembolsos registrados en el sistema. Este reporte facilita el análisis financiero, la validación de pagos devueltos y el seguimiento administrativo de las devoluciones a clientes. Intervalo: Permite seleccionar un rango de tiempo predefinido para la consulta de reembolsos (por ejemplo, mes actual, mes pasado o rango personalizado). Desde: Define la fecha inicial a partir de la cual se incluirán los reembolsos en el reporte, según el tipo de fecha seleccionado. Hasta: Define la fecha final hasta la cual se incluirán los reembolsos en el reporte. Aplicar filtro de fecha a: Permite seleccionar el tipo de fecha sobre la cual se aplicará el filtrado, siendo la opción predeterminada la fecha de creación del reembolso. Agente de viajes: Permite consultar los reembolsos gestionados por un agente de viajes específico. Cliente: Permite filtrar los reembolsos asociados a uno o varios clientes seleccionados. Cuenta bancaria: Permite filtrar los reembolsos según la cuenta bancaria desde la cual se realizó el pago. Objetivo del módulo Este módulo permite llevar un  control claro, ordenado y auditable de los reembolsos , asegurando trazabilidad financiera, transparencia en la gestión y facilidad para consultas operativas y administrativas. Cuadre de Caja El  Cuadre de Caja  es un informe que detalla todas las transacciones de ingresos y egresos registradas por un usuario durante un día específico. Generación del informe: Para generar este informe, es necesario seleccionar intervalo del tiempo cómo el  usuario  correspondiente. Contenido del informe: En la parte superior del informe, se muestra la siguiente información: Datos de la empresa Fecha de elaboración Usuario responsable de la caja Fecha del arqueo Nombre de quien genera el informe En el cuerpo del informe, se presentan las transacciones separadas por tipo de moneda, con un resumen detallado de los movimientos realizados durante el día. Reporte de ventas Este reporte permite consultar de forma detallada todas las ventas registradas dentro de un período específico, utilizando como criterio principal la fecha de cierre de la venta . El usuario puede definir el rango de tiempo mediante: Intervalos rápidos (por ejemplo: mes pasado). Fechas personalizadas ( Desde / Hasta ). Tipo de fecha aplicada al filtro (por defecto: fecha de cierre de venta ). Filtros disponibles El reporte incluye múltiples filtros avanzados para segmentar la información: Agente de viajes Ubicación / Sede Fuente de marketing Estado de la reserva Estado de facturación de proveedores Estado de facturación de clientes Estado del pago Hoteles Estos filtros permiten analizar el desempeño comercial desde diferentes perspectivas operativas, financieras y de marketing. Personalización de columnas El usuario puede seleccionar qué columnas desea visualizar mediante la opción Personalizar columnas , lo que permite adaptar el informe según las necesidades del análisis (por ejemplo: número de reserva, agente, valores, estados, etc.). Exportación Una vez aplicado el rango de fechas y los filtros deseados, el reporte puede descargarse en los siguientes formatos: CSV XLSX (Excel) Estos archivos pueden utilizarse para conciliación contable, análisis financiero, seguimiento comercial o reportes internos. Reporte de ventas por pasajero Este reporte permite visualizar las ventas desglosadas por cada pasajero dentro de una reserva, facilitando el seguimiento individual de clientes. Es especialmente útil para analizar el comportamiento y participación de cada pasajero en las ventas, ya sea por destino, agente de viajes o estado de participación. El filtro principal es la fecha de asignación del cupo , y se pueden aplicar filtros adicionales como agente de viajes y estado de la reserva. La información disponible incluye datos como nombre del cliente, número de reserva, identificación, actividad o destino, fechas de servicio, valor de la venta, estado de participación, y moneda. También puede personalizarse el conjunto de columnas visibles y exportarse para análisis externo en formato CSV o Excel. Transacciones Se podrá acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Transacciones: El módulo de Transacciones permite consultar, crear y administrar los movimientos de dinero registrados en Airvi. Desde este módulo se centralizan los ingresos y gastos de la agencia, como pagos de clientes, pagos a proveedores, reembolsos, comisiones, gastos administrativos y otros movimientos financieros. Cada transacción puede estar asociada a una cuenta bancaria, una categoría, un cliente, un proveedor, una sede y, cuando aplique, a una reserva o a un enlace de pago. ¿Para qué sirve? Este módulo permite llevar un control organizado de las entradas y salidas de dinero. También ayuda a identificar si una transacción ya fue asignada completamente, si está parcialmente asignada o si aún no ha sido relacionada con un proceso específico del sistema. De esta manera, Airvi facilita el seguimiento financiero y sirve como apoyo para la conciliación de cuentas bancarias y movimientos administrativos. Estados de asignación Las transacciones pueden mostrarse con diferentes estados: Asignado: Indica que el valor de la transacción ya fue relacionado completamente con una reserva, proveedor, reembolso, comisión u otro proceso del sistema. Asignado parcialmente: Indica que solo una parte del valor fue relacionada. El valor restante queda pendiente por asignar. No asignado: Indica que la transacción fue registrada, pero todavía no se ha relacionado con ningún proceso específico. Relación con enlaces de pago Cuando un cliente paga desde un enlace de pago , Airvi registra automáticamente una transacción asociada al pago recibido. Si el enlace fue generado desde una reserva, el valor pagado queda relacionado con esa reserva. Si el enlace fue generado desde el módulo general de Enlaces de pago , la transacción puede quedar inicialmente sin asignar. Luego, el usuario podrá asignar ese valor de forma parcial o completa, según corresponda. Filtros disponibles El módulo permite buscar y filtrar transacciones por diferentes criterios: Número de transacción Fecha de pago desde y hasta Cuenta bancaria Categoría de transacción Tipo de transacción Proveedor Cliente Ubicación/Sede Estado Estos filtros ayudan a consultar movimientos específicos y a revisar información financiera de forma más rápida. Crear una transacción Para crear una transacción, se debe hacer clic en el botón de nuevo registro y completar la información solicitada, como fecha de pago, categoría, tipo de movimiento, valor, cuenta bancaria, cliente o proveedor, sede, forma de pago Una vez guardada, la transacción quedará registrada en el sistema y podrá ser asignada al proceso correspondiente. Editar o eliminar una transacción Las transacciones pueden editarse desde el listado, siempre que el usuario tenga los permisos correspondientes. La eliminación dependerá de las reglas del sistema y de los permisos del usuario. En algunos casos, solo se podrán eliminar transacciones registradas por el mismo usuario o transacciones que no estén relacionadas con procesos críticos. Recomendación de uso Se recomienda registrar las transacciones con categorías claras, cuentas bancarias correctas y soportes cuando sea necesario. Esto permite mantener una trazabilidad ordenada de los ingresos y gastos, y facilita la revisión administrativa y contable de la agencia. Reporte de Reservas Este reporte permite consultar todas las reservas generadas en un período de tiempo determinado, utilizando como referencia la  fecha de viaje del servicio . Es útil para hacer seguimiento operativo y comercial, ya que muestra información clave como número de reserva, agente de viajes, titular, destino, pasajeros, valor total, estado de la reserva, forma de pago, descuentos, notas administrativas y más. Además, el sistema permite filtrar los datos por ubicación/sede, fuente de marketing, estado de facturación (clientes y proveedores), e incluso por intermediarios o freelancers. El usuario puede personalizar qué columnas desea incluir en el reporte y exportar la información en formato CSV o Excel para su análisis o consolidación contable. Reporte de Cuadre de caja Este reporte permite visualizar los movimientos de caja asociados a cada agente de viajes en un período determinado, filtrando por la  fecha de creación de la transacción . Su objetivo principal es facilitar el control diario del flujo de dinero, detallando los ingresos, egresos, devoluciones, medios de pago utilizados (efectivo, transferencias, etc.) y el valor total del cierre. A diferencia de otros reportes, no se puede personalizar por columnas ni exportar a Excel o CSV, ya que la información se genera directamente en un documento PDF consolidado, ideal para revisión interna y soporte de auditorías contables. Reporte de Cuentas por Cobrar y Pagar Este reporte permite consultar de forma consolidada las cuentas por cobrar y pagar relacionadas con los servicios vendidos, utilizando como referencia la fecha de operación del viaje . Es una herramienta útil para realizar seguimiento financiero de las obligaciones pendientes con proveedores y de los pagos esperados por parte de los clientes. Se puede filtrar por producto o tipo de servicio, y muestra datos clave como el valor del servicio, estado de pago, saldo pendiente y fechas asociadas. El reporte está diseñado para facilitar la gestión de cartera y compromisos financieros, y puede ser descargado para su análisis externo o conciliación contable. Reporte de Enlaces de pago El  Reporte de Enlaces de Pago permite consultar el registro detallado de los enlaces generados a través de las pasarelas de pago configuradas en Airvi. Este reporte facilita el seguimiento de los pagos en línea, permitiendo revisar el estado de cada enlace, los valores cobrados, las fechas clave y la información del pagador. ¿Para qué sirve? Sirve para controlar los enlaces de pago creados en el sistema y validar si el pago se encuentra pendiente, exitoso, fallido, vencido o en proceso . También permite identificar qué pasarela fue utilizada, quién realizó el pago, cuál fue el valor solicitado, cuánto corresponde al fee bancario y en qué fecha se creó, venció o pagó el enlace. Información del reporte El reporte puede mostrar información como: Número de transacción Tipo de pago Número de identificador Pasarela de pago Estado Nombre del pagador Documento del cliente Teléfono Moneda Valor solicitado TRM Valor aproximado en COP Fee bancario porcentaje Fee bancario valor Total a cobrar Fecha de creación del enlace Fecha de vencimiento Fecha de pago Fecha de registro Usuario que creó el pago Exportación del reporte Una vez aplicados los filtros y seleccionadas las columnas necesarias, el reporte puede descargarse en los siguientes formatos: Esto permite utilizar la información para análisis internos, conciliación de pagos, seguimiento administrativo o archivo contable. Reporte de Historial de Pagos El Reporte de Historial de Pagos permite visualizar y gestionar los pagos registrados en un período específico, filtrando por la fecha de creación del pago. Su propósito es ofrecer un control claro de las transacciones realizadas, facilitando la verificación y seguimiento de los pagos asociados a reservas. El reporte presenta información clave como: Número de pago y nombre del pagador. Fecha de registro y fecha de pago. Reserva asociada, valor del pago y moneda. TRM (Tasa de Cambio) y valor aproximado en COP. Forma de pago y cuenta bancaria utilizada. Estado de verificación y notas adicionales. Además, permite aplicar filtros específicos, como por agente de viajes , para ajustar la vista según las necesidades del usuario. Los datos del historial pueden ser exportados para su análisis y archivo contable. Reporte de Impuestos y Retenciones El Reporte de Impuestos y Retenciones  permite consultar las retenciones aplicadas a las facturas de los proveedores durante un período determinado, utilizando como filtro principal la fecha de emisión de la factura . Este reporte es fundamental para controlar los valores retenidos y cumplir con las obligaciones tributarias. Los filtros disponibles permiten segmentar la información por proveedor , estado del pago y ubicación/sede , lo que facilita un análisis detallado según las necesidades contables. Los datos pueden exportarse para su revisión y consolidación financiera. Reporte de Pagos por Reserva El Reporte de Pagos por Reserva permite visualizar los pagos asociados a cada reserva en un período específico, filtrando por la fecha de cierre de venta. Este reporte facilita el control de los ingresos recibidos y su asignación a las reservas correspondientes. Los filtros disponibles permiten segmentar la información por agente de viajes , ofreciendo una vista personalizada según las necesidades de gestión. Los datos generados pueden ser exportados para su análisis contable y seguimiento financiero.  Reporte Transacciones El Reporte de Transacciones permite visualizar todas las operaciones financieras realizadas en un período específico, filtrando por la fecha de la transacción . Es una herramienta clave para el control y seguimiento del flujo de dinero. Los filtros disponibles permiten segmentar las transacciones por agente de viajes y cuenta bancaria , facilitando el análisis según la fuente y destino de los fondos. Los datos pueden exportarse para su revisión y conciliación contable. Reporte de Clientes El Reporte de Clientes permite acceder a la base de datos de clientes registrados, mostrando información demográfica y de contacto. Este reporte es útil para conocer mejor a los clientes y realizar gestiones comerciales o campañas de fidelización. Fecha de filtrado: La vista se basa en la fecha de cumpleaños del cliente , permitiendo segmentar fácilmente a los clientes que cumplen años en un período específico. Filtros disponibles: Puedes aplicar filtros para ajustar el listado según las necesidades. Información mostrada: Nombre, apellido, correo electrónico, teléfono, fecha de nacimiento y otros datos de contacto. Este reporte se puede exportar para utilizar la información en estrategias comerciales o de marketing. Reporte de Destinos por Cliente El Reporte de Destinos por Cliente permite analizar los destinos visitados por cada cliente en un período específico, brindando una visión clara de las preferencias de viaje y destinos más populares. Fecha de filtrado: Define el período a consultar, aplicando filtros por fecha de operación del viaje o fecha de cierre de venta. Información mostrada: Nombre del cliente, destino visitado, fecha del viaje, agente de viajes, ubicación/sede y fuente de marketing. Filtros disponibles: Permite aplicar filtros por agente de viajes, sede, fuente de marketing y estado del viaje. Exportación: Los datos pueden ser exportados para su análisis en formatos como Excel. Uso sugerido: Ideal para identificar los destinos más visitados, analizar las preferencias de los clientes y ajustar estrategias de marketing. Reporte de Facturación de Clientes El Reporte de Facturación de Clientes permite visualizar la información consolidada de los servicios o viajes realizados por los clientes en un período determinado, constituyéndose como el  insumo esencial para el proceso de generación de la factura del cliente . Este informe no corresponde a facturas emitidas , sino a los registros base que permiten validar los valores a facturar, los clientes asociados, los proveedores involucrados y el estado de facturación previo al proceso de emisión de la factura. Su objetivo principal es facilitar la revisión, control y validación de la información antes de realizar la facturación. Los usuarios pueden definir el período de consulta tomando como referencia la fecha del viaje o del servicio, y aplicar filtros por estado de facturación de clientes y proveedores, lo que permite adaptar el análisis según las necesidades de control financiero. Mejores Clientes El reporte Mejores clientes muestra el listado de clientes titulares con base en la cantidad de reservas confirmadas, permitiendo identificar los clientes con mayor participación. La información incluye datos personales, de contacto y métricas de reservas como confirmadas, borrador, canceladas y totales. El filtro de fecha se aplica sobre la fecha de operación del viaje o servicio según el intervalo seleccionado. Intervalo: Permite seleccionar un rango de tiempo predefinido para la consulta de reembolsos (por ejemplo, mes actual, mes pasado o rango personalizado). Desde: Define la fecha inicial a partir de la cual se incluirán los reembolsos en el reporte, según el tipo de fecha seleccionado. Hasta: Define la fecha final hasta la cual se incluirán los reembolsos en el reporte. Reporte de Facturas de Proveedores El Reporte de Facturas de Proveedores permite consultar las facturas emitidas por los proveedores en un período específico, facilitando el control de los pagos pendientes y el seguimiento de las obligaciones financieras de la agencia. Los usuarios pueden definir el período de consulta aplicando filtros por la fecha del viaje o servicio, adaptando el reporte a las necesidades específicas de revisión. En este reporte se visualiza información como el número de registro, estado de la factura, fecha de registro, fecha de vencimiento, proveedor, servicio cobrado, total a pagar en COP y moneda extranjera, valor de comisión, retención aplicada y pagos realizados. Además, el reporte permite aplicar filtros por estado del pago, proveedor y producto, ofreciendo una visión clara y segmentada de las obligaciones con proveedores. Los datos pueden ser exportados para su análisis y documentación en formatos como Excel o PDF, siendo una herramienta clave para gestionar las cuentas por pagar y mantener un control financiero adecuado. Reporte de Facturas de Proveedores por Viaje El Reporte de Facturas de Proveedores por Viaje permite visualizar las facturas de proveedores asociadas a cada viaje realizado en un período específico. Los usuarios pueden definir el período de consulta aplicando filtros por la fecha del viaje o servicio, facilitando la revisión y control de los gastos relacionados con cada viaje. La información presentada incluye el número de factura, proveedor, razón social, servicio cobrado, destino, número de reserva, titular de la reserva, valor total de la factura y estado del pago. Adicionalmente, se pueden aplicar filtros por proveedor, estado del pago y productos específicos, permitiendo un análisis más detallado. Este reporte es fundamental para llevar un control claro de las facturas relacionadas directamente con los viajes y garantizar que todos los gastos estén correctamente registrados. Reporte de Ingresos para Terceros El Reporte de Ingresos para Terceros permite visualizar las ganancias generadas por servicios vendidos en nombre de terceros en un período específico. Los usuarios pueden definir el período de consulta aplicando filtros por fecha de asignación de la reserva o fecha de cierre de venta, lo que facilita adaptar el reporte a las necesidades de revisión. La información presentada incluye el estado de la reserva, el nombre del tercero, el servicio vendido, el valor generado y otros detalles relevantes. Adicionalmente, los filtros disponibles permiten segmentar el reporte por estado de la reserva, facilitando un análisis más preciso. Los datos pueden ser exportados para su análisis y seguimiento en formatos como Excel o PDF. Este reporte es clave para controlar los ingresos generados por ventas a nombre de terceros y garantizar una gestión financiera adecuada. Reporte de Pagos de Facturas de Proveedores El Reporte de Pagos de Facturas de Proveedores permite visualizar los pagos realizados a proveedores en un período específico, ofreciendo un control claro sobre las obligaciones financieras cumplidas. Los usuarios pueden definir el período de consulta aplicando filtros por fecha de pago, lo que facilita revisar pagos realizados en intervalos específicos. El reporte muestra información como el número de factura, proveedor, fecha de pago, monto pagado, moneda, forma de pago y estado del pago. Además, se pueden aplicar filtros adicionales por proveedor y estado del pago, permitiendo un análisis más detallado. Los datos pueden ser exportados para su seguimiento contable y documentación en formatos como Excel o PDF. Este reporte es esencial para garantizar una correcta gestión de pagos a proveedores y mantener un control financiero adecuado.  Reporte de Proveedores El Reporte de Proveedores proporciona acceso a una base de datos completa de proveedores registrados en la plataforma, incluyendo información de contacto y datos comerciales. Los usuarios pueden definir el período de consulta aplicando filtros por fecha de creación, permitiendo analizar los proveedores registrados en un intervalo específico. Además, se pueden aplicar filtros adicionales por rol del proveedor y estado, facilitando la segmentación de la información. Este reporte es útil para mantener un control actualizado de los proveedores activos, verificar información de contacto y evaluar el estado de los acuerdos comerciales. Los datos se pueden exportar en formatos como Excel o PDF para su análisis y documentación.   Reporte de Comisiones de Agentes                                                                                                                                                                                                                           El Reporte de Comisiones de Agentes permite gestionar y analizar las comisiones generadas por cada agente de viajes durante un período específico, garantizando un control claro y preciso de las compensaciones. Los usuarios pueden definir el período de consulta aplicando filtros por  fecha de creación de la comisión o fecha del viaje o servicio , adaptando la visualización de acuerdo a sus necesidades.  La información presentada incluye el nombre del agente , monto de la comisión , estado del pago de la comisión y otros detalles relevantes como; Tasa Administrativa, porcentaje de comisión sobre tasa administrativa y valor de comisión de tasa administrativa, total de reserva, valor de descuentos, valor de proveedores, pagado por cliente, pendiente por pagar por cliente que permiten evaluar el desempeño de los agentes. Los filtros disponibles permiten segmentar el reporte por  agente de viajes,  asegurando un análisis preciso y enfocado. Adicionalmente, el sistema permite exportar los datos a formatos como Excel , facilitando su análisis, documentación y seguimiento contable. Este reporte es fundamental para mantener una gestión transparente y eficiente de las comisiones, garantizando que cada agente reciba las compensaciones correspondientes por su desempeño y contribución. Reporte de Descuentos El Reporte de Descuentos permite visualizar y analizar los descuentos aplicados en las reservas durante un período específico, brindando un control claro sobre las reducciones otorgadas. Los usuarios pueden definir el período de consulta aplicando filtros por  fecha de cierre de venta , asegurando que solo se visualicen los descuentos correspondientes al intervalo seleccionado. La información presentada incluye el concepto del descuento , porcentaje aplicado , valor descontado , retenciones aplicadas , así como detalles del proveedor, cliente y agente de viajes involucrados. Los filtros disponibles permiten segmentar el reporte por concepto , agente de viajes , proveedor y cliente , facilitando un análisis más preciso y enfocado. Los datos del reporte pueden ser exportados a formatos como Excel o PDF , lo que permite su análisis, documentación y seguimiento contable. Este reporte es clave para garantizar una gestión adecuada de los descuentos, evaluando su impacto en las ventas y manteniendo un control financiero efectivo. Reporte de Viajes El Reporte de Viajes permite visualizar y analizar los viajes programados en un período específico, proporcionando una visión clara de las reservas activas y completadas. Los usuarios pueden definir el período de consulta aplicando filtros por  fecha del viaje o servicio , lo que facilita obtener información precisa según las necesidades de revisión. La información presentada incluye detalles como el número de reserva , nombre del cliente , destino , fecha de viaje , estado de la reserva (confirmada, cancelada, pendiente) y otros datos relevantes. Los filtros disponibles permiten segmentar la información según fecha del viaje , facilitando un análisis más preciso y enfocado. El reporte puede ser exportado a formatos como Excel o PDF , permitiendo su análisis, documentación y seguimiento. Es una herramienta fundamental para el control operativo y la gestión eficiente de las reservas y viajes programados. Reporte de pasajeros por viaje El Reporte de Pasajeros por Viaje permite consultar el listado completo de pasajeros asociados a un viaje específico, incluyendo información como nombres, documentos de identidad, datos de contacto, estado de pago y observaciones registradas. Los usuarios pueden seleccionar el viaje que desean consultar y generar un informe detallado de todos los pasajeros vinculados a la reserva. Este reporte facilita la gestión logística previa a la salida, el control de asistencia y la coordinación con proveedores de transporte, guías o alojamiento. Adicionalmente, puede utilizarse como soporte operativo para verificar pagos pendientes, gestionar comunicaciones con los pasajeros y consolidar información relevante para el día del viaje. Los datos pueden exportarse en formato Excel para su uso en campo o para fines administrativos. Reporte Gráfico de Número de Ventas El Reporte Gráfico de Número de Ventas permite visualizar de manera gráfica la cantidad de reservas vendidas durante un período específico, brindando una representación clara y comparativa del desempeño de los agentes de viajes, destinos, fuentes de marketing y otras variables relevantes. Los usuarios pueden definir el período de consulta aplicando filtros por  fecha de cierre de venta , seleccionando un intervalo de tiempo específico y personalizando los ejes del gráfico según sus necesidades. Las opciones de filtros permiten agrupar los datos por agente de viajes, país, región o ciudad y ubicación/sede , adaptando la visualización para un análisis preciso. El gráfico generado ofrece una representación visual con diferentes colores para cada agente de viajes, facilitando la comparación directa del volumen de ventas de cada uno. En la parte inferior del gráfico, se presenta un resumen de datos que detalla la cantidad de reservas correspondientes a cada agente y el total general. El reporte es útil para realizar un seguimiento del desempeño comercial de los agentes y evaluar el impacto de las estrategias de venta aplicadas, facilitando la toma de decisiones basadas en datos concretos. Reporte Gráfico de Ventas El Reporte de Ventas permite analizar la cantidad de reservas vendidas durante un período específico, segmentando los resultados por  fecha, agente de viajes, destino y origen de marketing . Los usuarios pueden personalizar el período de consulta aplicando filtros por  fecha de cierre de venta , ajustando así el rango temporal según sus necesidades. Los filtros adicionales permiten agrupar los datos por agente de viajes, país, región o ciudad y ubicación/sede , ofreciendo flexibilidad para analizar el comportamiento de las ventas en diferentes contextos. Los resultados se presentan de manera visual, facilitando una interpretación rápida y efectiva. Este reporte es fundamental para evaluar el desempeño de las estrategias comerciales y el impacto de las acciones de marketing, apoyando la toma de decisiones informadas para optimizar las ventas. Reporte Gráfico de Número de Reservas El Reporte de Número de Reservas ofrece una visualización clara de la cantidad de reservas programadas para operar durante un período determinado. El usuario puede definir el intervalo de fechas y aplicar filtros como  agente de viajes, país, región o ciudad y ubicación/sede , adaptando la consulta según las necesidades específicas. El reporte permite analizar el comportamiento de las reservas, comparando el desempeño de los agentes de viajes y otros criterios configurables. Los resultados se presentan en un formato gráfico, facilitando la interpretación de los datos y permitiendo una evaluación rápida de la eficiencia operativa. Este reporte es una herramienta clave para el seguimiento de las reservas activas, apoyando la planificación y gestión de las operaciones. Reporte Gráfico de Reservas El Reporte Gráfico de Reservas permite visualizar de manera gráfica el valor total de las reservas gestionadas durante un período específico. Los usuarios pueden definir el período de consulta aplicando filtros por  fecha del viaje o servicio , lo que garantiza que la información refleje las reservas correspondientes al período seleccionado. El gráfico presenta de forma clara el desempeño de cada agente de viajes, mostrando los valores generados por cada uno. Los usuarios pueden personalizar el gráfico agrupando los datos por agente de viajes, país, región o ciudad y ubicación/sede , facilitando un análisis preciso y comparativo. En la parte inferior del gráfico, se presenta un resumen de datos que muestra el valor total generado por cada agente y el acumulado general. Esto permite evaluar de manera rápida el desempeño financiero y comercial de cada agente de viajes. Este reporte es fundamental para monitorear los ingresos generados, identificar tendencias de ventas y evaluar la efectividad de las estrategias comerciales aplicadas. Reporte Gráfico de Pagos de Clientes El Reporte Gráfico de Pagos de Clientes permite visualizar de forma gráfica los pagos recibidos de los clientes en un período específico. El filtro de fecha se aplica de manera predeterminada sobre la  fecha del pago , asegurando que los datos mostrados correspondan a los pagos efectivamente realizados durante el período seleccionado. El gráfico ofrece la posibilidad de agrupar los pagos por fecha del pago , permitiendo un análisis cronológico claro. Además, se pueden aplicar filtros adicionales por asesor, destino u otros parámetros , facilitando una visión personalizada de los ingresos recibidos. En la parte inferior del gráfico, se muestra un resumen de datos que indica el total de pagos recibidos y su distribución según los criterios seleccionados. Esta herramienta es clave para monitorear el flujo de ingresos y evaluar el desempeño comercial de los asesores o destinos específicos. Reporte Gráfico de Pagos vs. Abonos de Clientes El Reporte Gráfico de Pagos vs. Abonos de Clientes permite diferenciar visualmente entre los primeros pagos y los abonos realizados por los clientes en un período determinado. El filtro de fecha se aplica sobre la  fecha del pago , garantizando que solo se muestren los pagos realizados en el rango seleccionado. Este gráfico ofrece la opción de agrupar los datos por fecha del pago , permitiendo analizar la evolución de los ingresos recibidos, ya sea como pagos iniciales o como abonos posteriores. Los usuarios también pueden aplicar filtros por asesor, destino u otros parámetros , brindando una visión más específica. En la parte inferior del gráfico, se encuentra un resumen de datos que muestra la cantidad y el valor de los pagos iniciales y abonos realizados. Esto facilita un análisis comparativo y permite identificar patrones de pago entre los clientes. Reporte Gráfico de Facturas de Proveedores El Reporte Gráfico de Facturas de Proveedores permite visualizar de manera gráfica los costos asociados a los proveedores durante un período específico. El filtro de fecha se aplica de manera predeterminada sobre la fecha de emisión de la factura , asegurando que solo se muestren los costos correspondientes al período seleccionado. Los usuarios pueden personalizar el gráfico agrupando los datos por proveedor, producto, país, región o ciudad , permitiendo un análisis claro y segmentado. Esta vista facilita identificar qué proveedores representan mayores costos y cómo se distribuyen estos gastos por destino o servicio. En la parte inferior del gráfico, se muestra un resumen de datos que indica el total facturado por cada proveedor y el acumulado general. Esto es clave para evaluar la gestión de proveedores y controlar los costos operativos. Reporte Gráfico de Pagos a Proveedores El Reporte Gráfico de Pagos a Proveedores permite visualizar de manera gráfica los pagos realizados a proveedores durante un período específico. El filtro de fecha se aplica sobre la  fecha de pago , asegurando que solo se muestren los pagos efectivamente realizados en el rango seleccionado. Los usuarios pueden agrupar los datos por proveedor, producto, país, región o ciudad , lo que facilita un análisis claro de los desembolsos realizados. Esta vista permite identificar qué proveedores han recibido pagos y evaluar la distribución de los mismos por destino o servicio. En la parte inferior del gráfico, se encuentra un resumen de datos que indica el total pagado a cada proveedor y el acumulado general. Esto es esencial para controlar el flujo de caja y garantizar el cumplimiento de los compromisos financieros con los proveedores. Reporte gráfico de mejores clientes El Reporte de Mejores Clientes  ofrece una visualización de la cantidad de reservas por cliente titular de la reserva. Esta herramienta facilita la identificación de los clientes más recurrentes en el sistema, apoyando la toma de decisiones comerciales y estrategias de fidelización. El usuario puede aplicar filtros como rango de fechas, mínimo de reservas, tipo de gráfico, agrupación por cliente u otros criterios disponibles. El gráfico refleja los resultados de manera visual y se acompaña de un resumen de datos que detalla el número de reservas por cliente. Esta funcionalidad es útil para el análisis del comportamiento de los clientes, permitiendo establecer criterios de segmentación, evaluar la recurrencia de compra y priorizar acciones comerciales sobre los clientes más activos. Tareas Tareas En el módulo de Tareas se pueden gestionar y hacer seguimiento a las actividades asignadas dentro de la agencia. El sistema permite filtrar las tareas por nombre, número de tarea, rango de fechas de vencimiento (desde/hasta) y estado (programado o finalizado), lo que facilita la búsqueda y organización de pendientes. Se podrá acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón tareas: Para crear una nueva tarea, solo debes presionar el ícono de nuevo , completar el formulario con el nombre y detalles de la tarea, seleccionar su prioridad (baja, media, alta o muy alta), establecer la fecha de vencimiento y definir su estado. Una vez todo esté listo, simplemente guardás y la tarea quedará registrada. Notificaciones Notificaciones Aquí se muestran las tareas programadas, ordenadas por prioridad: Prioridad Muy Alta:  Notificaciones que requieren acción inmediata. Prioridad Alta:  Notificaciones que requieren atención pronto, pero pueden esperar algunas horas. Prioridad Media: Notificaciones que pueden esperar hasta una semana antes de volverse de alta prioridad. Prioridad Baja:  Notificaciones con suficiente tiempo de respuesta, como pagos y consignaciones. Se podrá acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón tareas: Perfil del Usuario Algunas notificaciones pueden ser visualizadas desde el perfil del usuario. Es necesario configurar las preferencias de notificación para recibir las alertas deseadas. Icono de Campanita El sistema también cuenta con un icono de campanita en la parte superior derecha para mostrar algunas notificaciones relevantes. Enlaces de pago Las  pasarelas de pago en Airvi permiten generar enlaces para que los clientes realicen pagos en línea, usando los medios de pago configurados por la agencia. Formas de crear un enlace de pago Los enlaces de pago se pueden crear desde dos lugares: Desde una reserva: Permite generar un enlace asociado directamente a la reserva. Cuando el cliente realiza el pago exitosamente, el sistema registra la transacción y la relaciona con esa reserva. Desde el módulo de Enlaces de pago: Permite generar enlaces independientes, sin asociarlos inicialmente a una reserva. Cuando el cliente paga, se crea la transacción correspondiente y el valor podrá asignarse posteriormente de forma parcial o total, según corresponda. Configuración de las pasarelas Para que una pasarela esté disponible, debe estar previamente configurada y activa en el sistema. Además, debe contar con la información requerida según la pasarela, como credenciales, moneda, cuenta bancaria asociada. Si la configuración está incompleta, la pasarela no estará disponible para generar enlaces de pago. Crear un enlace de pago Para crear un enlace de pago, se debe ingresar al módulo Enlaces de pago y seleccionar la opción de nuevo registro. El sistema solicitará la siguiente información: Cliente: persona a la que se le enviará el enlace. Pasarela: medio por el cual se procesará el pago. Moneda: moneda en la que se realizará el cobro. Ubicación o sede: sede relacionada con el cobro. Valor a cobrar: valor solicitado al cliente. Fee bancario: porcentaje adicional, si aplica. Fecha límite de pago: fecha opcional de vencimiento del enlace. El sistema mostrará un resumen con la pasarela seleccionada, valor a cobrar, fee bancario, total a pagar y fecha de vencimiento del enlace. Al hacer clic en Generar enlace de pago , se crea un enlace que puede copiarse y compartirse con el cliente. Enlaces asociados e independientes Los enlaces de pago pueden generarse de dos formas: Desde una reserva: el pago queda relacionado directamente con la reserva. Cuando el cliente paga, el valor se registra automáticamente en esa reserva. Desde el módulo de Enlaces de pago: el enlace puede generarse sin estar asociado a una reserva. Esto permite solicitar pagos independientes y luego asignar el valor pagado de forma parcial o total, según corresponda. Filtros disponibles El módulo permite consultar los enlaces utilizando filtros como: Estado Pasarela Tipo de enlace Fecha de pago Fecha de creación del enlace Fecha de expiración Fecha de creación del registro Estos filtros facilitan el seguimiento de enlaces pendientes, pagados, vencidos o fallidos. Consulta de enlaces generados En el módulo Enlaces de pago se puede consultar el historial de enlaces creados en el sistema. El listado permite revisar información como: Estado del enlace Cliente Pasarela utilizada Valor cobrado Fee bancario Fecha de creación Fecha de pago Fecha de expiración Acción de copiar el link de pago (para verificar el estado de la transacción). Estados de los enlaces Los enlaces pueden tener diferentes estados, entre ellos: Pendiente: El enlace fue creado, pero el cliente aún no ha realizado el pago. En proceso: El pago está siendo procesado por la pasarela. Exitoso: El cliente realizó el pago correctamente. Fallido: El intento de pago no fue aprobado o no se completó correctamente. Vencido: El link caducó; sí se le diligenció la fecha de validez. Relación con transacciones Cuando el cliente realiza el pago desde el enlace, Airvi registra la transacción correspondiente. Si el enlace pertenece a una reserva, el pago se relaciona automáticamente con esa reserva y actualiza el saldo correspondiente. Si el enlace fue creado de forma independiente, el pago queda registrado en el sistema y podrá ser asignado posteriormente de forma parcial o completa, según el manejo administrativo de la agencia. De esta manera, las pasarelas, los enlaces de pago y las transacciones trabajan en conjunto para centralizar los cobros digitales y facilitar el control de pagos dentro de Airvi. ¿Qué ocurre cuando el pago es exitoso? Cuando el cliente paga correctamente desde el enlace, Airvi registra la transacción correspondiente. Si el enlace fue creado desde una reserva, el pago se relaciona automáticamente con esa reserva y actualiza el saldo. Si el enlace fue creado desde el módulo general, la transacción queda registrada y podrá asignarse posteriormente a una reserva u otra obligación relacionada, de forma parcial o completa. ¿Qué ocurre si el pago es rechazado? Si la pasarela rechaza el pago o el cliente no completa el proceso, el enlace quedará en estado Fallido . En este caso, no se registra el pago como exitoso ni se actualiza el saldo de la reserva. La agencia podrá generar un nuevo enlace de pago si necesita solicitar nuevamente el cobro al cliente. ¿Qué ocurre si el enlace queda pendiente o vence? Si el enlace está pendiente , significa que fue generado, pero el cliente aún no ha realizado el pago. Si el enlace tiene fecha límite y esta se cumple sin que el cliente pague, el enlace quedará como vencido . En ese caso, el cliente no podrá usarlo para completar el pago y será necesario generar uno nuevo si se desea continuar con el cobro. Hoteles y alojamientos El módulo de hoteles y alojamientos es altamente integral, ya que se subdivide para una configuración más detallada. Hoteles y alojamientos El módulo de hoteles y alojamientos es altamente integral, ya que se subdivide para una configuración más detallada. Este módulo permite la creación y configuración de hoteles y sus sucursales, así como de las habitaciones y los tipos de habitación disponibles en cada establecimiento. Hoteles:  La interfaz muestra una lista de los hoteles creados y facilita la búsqueda con un filtro. También permite la creación de nuevos hoteles, requiriendo detalles como el nombre del hotel, correo electrónico, número de identificación, teléfono y dirección. Además, se enlaza con el segmento de "Torres" para agregar las instalaciones adicionales que pueda tener el hotel. Torres:  La interfaz muestra una lista de los hoteles con cada torre relacionada, permitiendo la creación y asignación de torres específicas a cada hotel. Para crear una torre, es necesario seleccionar el hotel correspondiente y asignarle un nombre. Habitaciones:  Muestra una lista de las habitaciones creadas por cada hotel y torre. Para crear una nueva habitación, se deben proporcionar detalles como el nombre o número de la habitación, el hotel al que pertenece, la torre y el piso donde se encuentra. Tipos de habitación: Permite la creación de diferentes tipos de habitaciones, identificables por su configuración de camas y tipo de acomodación (sencilla, doble, triple, camarote, tarima). Tipo de cama: Permite definir los diferentes tipos de camas disponibles, especificando el nombre del tipo de cama y la capacidad de personas que pueden alojarse en ella. Hoteles Se podrá acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón Hoteles: Para crear un hotel, simplemente haga clic en el botón "Crear". Esto abrirá una ventana donde deberás completar la información del hotel a crear. Por defecto, el rol seleccionado será "Hotel". Llena los campos con los siguientes detalles: Torres Se podrá acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Hoteles: Para crear la torre, simplemente haga clic en el botón "Crear". Esto abrirá una ventana donde deberás completar la información de la torre a crear. Llena los campos con los siguientes detalles: - Se selecciona el hotel al cual se le va a agregar la torre. - El nombre de la torre. Finalizamos con clic en guardar. Habitaciones Se podrá acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón Hoteles: Para crear una habitación, siga los siguientes pasos. Esto abrirá una ventana donde deberás completar la información de la habitación a crear. Llena los campos con los siguientes detalles: - Nombre o número de la habitación. - Selecciona a qué hotel pertenece. - Elige la torre. - Elige en qué piso está la habitación. - Finalizamos con clic en guardar. Tipos de habitación Se podrá acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón Tipo de habitación: Para crear el tipo de habitación, simplemente haga clic en el botón "Crear". Esto abrirá una ventana donde deberás completar la información de la habitación a crear. Llena los campos con los siguientes detalles: - Nombre: Al elegir el nombre, se sugiere que sea descriptivo e incluya detalles sobre las camas presentes para las habitaciones. - Elija el tipo de cama. - Clic en añadir. - Especifique la cantidad de la cama elegida en esa habitación. - Finalizando en el icono de guardar. Tipos de cama Se podrá acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón Tipo de cama: Para crear el tipo de cama, simplemente haga clic en el botón "Crear". Esto abrirá una ventana donde deberás completar la información del tipo de cama a crear. Llena los campos con los siguientes detalles: - Nombre del tipo de cama. - Se especifica la cantidad de personas que pueden alojarse en la cama. - Finalizamos en guardar. Calendario de Habitaciones El Módulo de Calendario de Habitaciones permite visualizar las ocupaciones del hotel seleccionado en un periodo específico. Por defecto, muestra la disponibilidad desde el día actual y los próximos 30 días. Además, ofrece la posibilidad de ver los usuarios que ocupan una habitación y acceder directamente a la reserva correspondiente. También es posible crear un servicio de alojamiento, siempre que exista una plantilla de producto configurada para el hotel en cuestión. Secciones del Módulo Permite visualizar de forma clara la ocupación de las habitaciones de los hoteles para un rango de fechas específico. Está diseñado para brindar a los usuarios una experiencia intuitiva y eficaz al momento de ver cuáles habitaciones tienen reservas. Parte Superior (Zona de Filtros) Incluye herramientas clave para el control de la vista general del calendario: Selección de hotel: Permite elegir el establecimiento que se desea consultar. Selector de fechas: Define el rango de fechas para la visualización de asignaciones. Botón de recarga: Refresca la información para mostrar los cambios más recientes. Lado Izquierdo (Estructura del Hotel) Se muestra la jerarquía del alojamiento: Sucursales o torres. Pisos. Tipos de habitación o acomodación. Área Principal (Calendario de Asignaciones) Muestra un calendario con la distribución de habitaciones por fecha. Las celdas grises representan días disponibles. Las reservas activas se visualizan en bloques asignados que contienen el nombre del cliente, número de reserva y detalles clave. Nota:  Al hacer clic en una reserva programada, se mostrará un informe detallado de los huéspedes Comprobante de reserva:  Muestra el voucher de la reserva en pantalla. Reservas: Redirecciona al panel de la reserva Cerrar: Oculta el cuadro de dialogo que se ve en pantalla.  Partes de la ventana de asignación de habitaciones Nombre del viaje y fecha. Titular de la reserva. Opción para mostrar más detalles en la configuración de las habitaciones. Fecha de check-in y check-out de la reserva. Nombre del hotel. Sucursal o torres del hotel. Cantidad de pisos. Habitaciones disponibles. ¿Cómo Asignar una Habitación? Para asignar una habitación a una reserva, asegúrate de cumplir con los siguientes requisitos: La reserva debe tener una duración mínima de 2 días y 1 noche. Debes asignar al menos un servicio de alojamiento. Es posible asignar más de un servicio de alojamiento, y estos no necesitan ser consecutivos. La configuración es flexible y se adapta a las necesidades del servicio ofrecido. En la sección de alojamiento, selecciona el hotel o los hoteles correspondientes. La configuración se aplicará de acuerdo con los períodos de alojamiento que hayas agregado. Guarda la configuración. Una vez configurado, los clientes, huéspedes o viajeros, junto con el titular de la reserva, aparecerán en la barra principal de cada reserva, donde se encuentra un ícono rojo en forma de cama. Al hacer clic en este ícono, se abrirá una nueva ventana con la información del hotel, que incluye: Nombre del hotel. Sucursales o torres. Habitaciones disponibles. Pasos para Asignar una Habitación: Selecciona la habitación disponible que mejor se ajuste a la acomodación requerida. Haz clic en "Cerrar" para confirmar la asignación. Nota:  Si deseas obtener más detalles sobre la habitación, selecciona la opción correspondiente que se encuentra debajo del nombre del titular de la reserva. Avisos Error , cuando no se tienen las noches de duración elegidas en la sección de plan y tarifas. Las habitaciones asignadas a las reservas se muestran de color azul marino o verde oscuro. Las habitaciones no disponibles se muestran de color  marrón . Las habitaciones no disponibles y además con doble asignación se muestran de color naranja . Parámetros y configuración del sistema Los "Parámetros y configuración del sistema" son elementos esenciales dentro de una plataforma como Airvi, ya que permiten personalizar y adaptar el sistema según las necesidades específicas de cada usuario o empresa. Parámetros El  módulo de Parámetros  es accesible únicamente desde el  menú principal  y está disponible solo para usuarios con  permisos de administrador . Este módulo te permite  visualizar y configurar  diversos parámetros del sistema, tales como: Empresa : Muestra y permite editar la información configurada de la agencia. API pública:  Permite configurar los parámetros de acceso e integración para consultas externas mediante la API pública de Airvi. Pasarelas de pago: Permite configurar los parámetros de acceso e integración para consultas externas mediante la API pública de Airvi. Página de inicio : Permite configurar la TRM que se desea visualizar en la pantalla de inicio en la sección de bienvenida, las cuales son el Dólar=USD, el Euro=EUR, el peso mexicano=MXN, el sol peruano=PEN y l Legal : Aquí puedes redactar toda la información referente a las políticas de la agencia, que se mostrará en todas las reservas y cotizaciones. Banco : Permite redactar un mensaje informativo para los clientes sobre cómo y dónde pueden realizar transferencias bancarias. Impresión : Configura los elementos que aparecerán en los vouchers emitidos.  Comprobante de reserva:  En este módulo se configura la información que se mostrará en el voucher de reservas. Comprobante de pago: En este módulo puedes activar la opción para mostrar la información de la cuenta bancaria. Cotización : Ajusta los parámetros relacionados con las cotizaciones. Paz y Salvo : Permite la gestión y configuración de este documento. Moneda : Configura la moneda predeterminada y habilita otras opciones de moneda para usarlas en las reservas. Misceláneo : Establece el porcentaje del IVA aplicable. Configuración de la base comisionable de los agentes. Cierre de mes: Define el tipo de cierre mensual predeterminado, ya sea operacional o por ventas, según el criterio que utilice la agencia para sus reportes y bloqueos. Empresa En este módulo podrás gestionar la información principal de tu agencia de viajes. Aquí se puede registrar el nombre del sitio web y el número del Registro Nacional de Turismo (RNT). Más abajo encontrarás las secciones para configurar las imágenes gráficas que se usan en los distintos formatos del sistema. Ahora, además de ingresar las URL, podrás subir directamente los archivos del logo y el pie de página , los cuales serán almacenados en CDN para mejorar el rendimiento y disponibilidad. Podrás configurar: El logo de tu empresa (540px * 230px), mediante URL o carga directa de archivo La imagen del pie de página para formatos de impresión (1280px * 285px), mediante URL o carga directa de archivo La URL de la imagen de fondo general para formatos de impresión (750px * 790px) La URL de la imagen de fondo para cotizaciones (750px * 790px) Esto permite personalizar todos los documentos y darle identidad visual a tu agencia en cada impresión o envío de cotización, con una gestión más sencilla y optimizada de los recursos gráficos. Pasarelas de pago En  Parámetros y configuración del sistema , la sección Pasarelas de pago permite configurar las pasarelas que estarán disponibles para generar enlaces de pago en Airvi. Estas pasarelas permiten que la agencia reciba pagos en línea de sus clientes y que dichos pagos puedan relacionarse posteriormente con reservas, enlaces de pago y transacciones del sistema. Ubicación Para acceder a esta sección, ingrese a: Parámetros y configuración del sistema → Pasarelas de pago Configuración por pasarela Cada pasarela de pago cuenta con una configuración propia. Los campos solicitados pueden variar según el proveedor de pago y el tipo de integración habilitada. Por esta razón, Airvi mostrará en cada pasarela únicamente los campos necesarios para su funcionamiento. Estos datos deben diligenciarse de acuerdo con la información entregada por el proveedor de la pasarela. Según la pasarela, la configuración puede incluir credenciales de conexión, llaves de integración, ambiente de operación, porcentaje de comisión, monedas permitidas, color de identificación, montos máximos de pago u otros parámetros requeridos para procesar pagos correctamente.. Estas credenciales son entregadas por el proveedor de la pasarela y deben ingresarse exactamente como fueron suministradas. Si las credenciales están incompletas o son incorrectas, la pasarela no podrá generar enlaces de pago ni validar transacciones correctamente. Estado activo o inactivo Cada pasarela puede configurarse como activa o inactiva . Una pasarela activa podrá estar disponible para generar enlaces de pago, siempre que cumpla con las demás condiciones de configuración. Una pasarela inactiva no estará disponible para nuevos cobros. Relación con cuentas bancarias Las pasarelas de pago se relacionan con las cuentas bancarias configuradas en el sistema. Esta relación permite identificar dónde se registrarán los pagos recibidos y cómo se reflejarán posteriormente en las transacciones. Para que una pasarela esté disponible, debe existir una configuración bancaria válida asociada a la moneda correspondiente. Relación con monedas Cada pasarela puede manejar una o varias monedas, dependiendo de su configuración y de las condiciones del proveedor de pago. Las monedas habilitadas definen en qué moneda se podrán generar los enlaces de pago. Esta configuración también influye en el valor cobrado, el fee bancario y el registro de la transacción dentro del sistema. Condiciones para que una pasarela esté disponible Una pasarela estará disponible para generar enlaces de pago cuando: Esté activa. Tenga la configuración requerida completa. Cuente con credenciales válidas. Tenga monedas habilitadas. Tenga relación con una cuenta bancaria válida según la moneda configurada. Guardar configuración Después de completar o modificar la información de una pasarela, se debe hacer clic en Guardar para aplicar los cambios. Se recomienda validar cuidadosamente la información antes de guardar, especialmente cuando la pasarela se encuentre configurada en ambiente de producción. Página de inicio TRM visibles en la página principal Esta funcionalidad permite agregar o quitar la Tasa Representativa del Mercado (TRM) de diferentes monedas extranjeras, como el Dólar (USD), Peso Mexicano (MXN), Euro (EUR), Sol Peruano (PEN) y Colón de Costa Rica (CRC). Esto facilita la consulta rápida de las tasas de cambio directamente desde la página principal, brindando una herramienta útil para la gestión financiera y operativa. Información legal La parametrización de la "Información legal" se refiere al proceso de configurar y establecer los distintos aspectos legales dentro de un sistema o plataforma. Esto incluye definir y personalizar políticas, términos de servicio, políticas de privacidad y cualquier otra información legal relevante para los usuarios y la empresa. Además, implica asegurar el cumplimiento normativo en las distintas jurisdicciones donde opera la empresa. Documentos en los que se muestran las políticas:  Permite seleccionar en qué módulos se mostrarán las políticas mediante un checklist. Así, pueden elegir si desean que aparezcan en todos los módulos o solo en algunos específicos. Política de reservas:  Detalla los términos y condiciones para realizar reservas, incluyendo los requisitos de pago, las políticas de modificación de reservas y cualquier otra información relevante para los usuarios al momento de reservar. Política de cancelación:  Establece las condiciones y los términos bajo los cuales los usuarios pueden cancelar sus reservas, incluyendo posibles penalizaciones o reembolsos. Tratamiento de datos personales : Define cómo se recopilan, utilizan, almacenan y protegen los datos personales de los usuarios de acuerdo con las leyes de protección de datos aplicables, como el RGPD en la Unión Europea o leyes locales de privacidad. Advertencia de puntos de encuentro:  Informa a los usuarios sobre los puntos de encuentro para los servicios turísticos y proporciona cualquier instrucción o advertencia relevante para su seguridad y conveniencia. Aviso legal:  Establece las responsabilidades legales y las limitaciones de responsabilidad de la plataforma en relación con el uso de los servicios, incluyendo información sobre derechos de autor, propiedad intelectual y otras disposiciones legales. Advertencias por cambios en itinerarios de viajes:  Informa a los usuarios sobre la posibilidad de cambios en los itinerarios de viaje y proporciona orientación sobre cómo se manejan estos cambios, incluyendo posibles compensaciones o alternativas disponibles. Bancos La parametrización de "Bancos" implica configurar la información bancaria relevante que los clientes necesitan conocer para realizar pagos de manera segura y efectiva. Aquí están algunos aspectos clave que se incluyen en esta parametrización: Información bancaria : Se proporciona información detallada sobre las cuentas bancarias de la agencia, incluyendo el nombre del banco, el número de cuenta, el tipo de cuenta y cualquier otra información relevante para facilitar las transferencias de fondos. Se parametriza las cuentas bancarias que tenga la agencia. Impresión La parametrización de "Impresión" abarca una serie de configuraciones importantes relacionadas con la generación de documentos impresos, tales como vouchers, recibos, cotizaciones y certificados de pago. Aquí se detallan algunos aspectos clave de esta parametrización: Prefijos de impresión : Se establecen prefijos personalizados para los vouchers y recibos, lo que permite una identificación clara y organizada de los documentos generados. Mostrar detalles del hotel en el voucher: Podrás activar o desactivar la visualización de la fecha de check-in.  Configuración general de documentos imprimibles: Fuentes, tipografía y márgenes:  En esta sección, podrá: Elegir tipografías diferentes a la actual, de entre cerca de 30 opciones diferentes. Elegir el color de fondo de los títulos de las secciones de los PDF Elegir el tamaño de la fuente para cada tipo de documento Ajustar las márgenes Notas de cancelación Nota personalizable de cancelación automática de la reserva Para editar este campo, debe tener un perfil de administrador en Airvi. Airvi no tiene la facultad de cancelar una reserva de manera automática; esta acción debe ser realizada por un operador. Sin embargo, se ha añadido un campo especial donde puede ingresar una nota para informar al cliente sobre la eventual cancelación de su reserva si no se realiza el pago antes de la fecha límite, establecida en los campos "Fecha Límite de Pago". Para modificar esta nota, diríjase al panel de Parámetros en el menú principal. Luego, ubique la pestaña "Comprobante de reserva" y modifique la siguiente sección: Comprobante de reserva En este módulo se configura la información que se mostrará en el voucher de reservas. A través de casillas de verificación, podrás activar o desactivar elementos como: el usuario que registró la reserva, el responsable, el intermediario (agencia o freelancer), los puntos de encuentro, enlaces válidos, estado de la reserva (ya sea Borrador o Confirmado), fecha de nacimiento del pasajero y el punto de encuentro en el listado de pasajeros. Además, se pueden personalizar dos notas automáticas importantes: Nota de cancelación sin pago: se mostrará cuando no se haya recibido el primer pago y exista una fecha límite establecida. Nota de anulación automática: informa al cliente que la reserva será cancelada si no se realiza un pago antes de la fecha límite. Estas opciones permiten controlar con precisión la información visible para el cliente en su comprobante. Firma de contrato El módulo de Firma de contrato permite configurar el contenido legal que será incluido en el comprobante de la reserva, destinado a la aceptación expresa de las condiciones del servicio por parte del cliente. Configuración del texto de la firma del contrato Texto predeterminado de firma del contrato Permite definir y personalizar el texto legal que el cliente deberá aceptar. Este texto puede incluir: Confirmación de que ha leído y comprendido la información del comprobante Aceptación de las condiciones del servicio Declaración de veracidad de la información suministrada Compromiso de cumplimiento de las obligaciones derivadas de la reserva Editor de texto enriquecido El sistema cuenta con un editor que permite dar formato al texto del contrato mediante herramientas como negrillas, cursivas, alineación, enlaces y otros estilos, facilitando la adaptación del contenido a los lineamientos legales y comerciales de la empresa. Habilitar o deshabilitar la firma del contrato Mediante una casilla de verificación, se puede activar o desactivar la inclusión de la firma del contrato en el comprobante de la reserva. Visualización de la firma en el voucher Al habilitar la firma del contrato, el voucher de la reserva incluirá un apartado adicional de firma, en el cual se mostrará: Información del cliente titular de la reserva Información de la agencia Espacios destinados para la firma del cliente y la firma de la agencia Este apartado se visualiza directamente en el voucher, fortaleciendo el carácter contractual del documento y dejando constancia expresa de la aceptación de las condiciones del servicio. Comprobante de pago En este módulo puedes activar la opción para  Mostrar la información de la cuenta bancaria. Mostrar archivos adjuntos en el comprobante de pago. en el comprobante de pago. Solo debes marcar la casilla correspondiente según prefieras que esa información sea visible o no para el cliente. Cotización Permite personalizar los textos que acompañan las cotizaciones generadas, estableciendo tanto el diseño del texto previo como el posterior al cuerpo de la cotización, además de incluir un texto de advertencia si es necesario. Funcionalidades principales: Texto personalizable Diseñe y edite los textos que aparecerán antes y después de la cotización, asegurando una presentación clara y profesional para los clientes. También puede añadir un texto de advertencia relacionado con términos o condiciones específicas de la cotización. Parametrización de vigencia Configure el número de días durante los cuales una cotización será válida, asegurando claridad sobre los plazos para el cliente. Variables disponibles Para un diseño dinámico y personalizado, puede incorporar las siguientes variables en los textos: General Fecha de la cotización:   #fecha-de-cotizacion# Nombre del usuario que genera la cotización:   #nombre-del-usuario# Email del usuario que genera la cotización:   #email-del-usuario# Teléfono del usuario que genera la cotización:   #telefono-del-usuario# Nombre del cliente en la cotización:   #nombre-del-cliente# Nombre de la cotización:   #nombre-de-la-cotizacion# Agencia Nombre de la agencia:   #nombre-de-la-agencia# Dirección de la agencia:   #direccion-de-la-agencia# Ciudad de la agencia:   #ciudad-de-la-agencia# País de la agencia:   #pais-de-la-agencia# Sitio web de la agencia:   #sitio-web-de-la-agencia# Teléfonos de la agencia:   #telefono-de-la-agencia# Sede Código de la sede:   #codigo-de-la-sede# Ciudad de la sede:   #ciudad-de-la-sede# País de la sede:   #pais-de-la-sede# Dirección de la sede:   #direccion-de-la-sede# RNT de la sede:   #rnt-de-la-sede# Identificación de la sede:   #identificacion-de-la-sede# Email de la sede:   #email-de-la-sede# Teléfono de la sede:   #telefono-de-la-sede# Beneficios: Flexibilidad y personalización : Adapte las cotizaciones a los estándares de comunicación y branding de la agencia. Eficiencia operativa : Al usar variables dinámicas, se automatiza la personalización de las cotizaciones, reduciendo errores y ahorrando tiempo. Transparencia : Los textos claros y la parametrización de vigencia establecen expectativas precisas para los clientes Paz y Salvo Esta sección permite personalizar el contenido del mensaje para la  carta de paz y salvo , adaptándolo a las necesidades de la agencia. El diseño del texto puede configurarse en dos formatos:  presentación estándar  y  marca blanca . Funcionalidades principales: Personalización del texto Diseñe el contenido del documento según el estilo y tono requerido, ya sea para uso interno o externo. Adapte el mensaje utilizando variables dinámicas que garantizan precisión y profesionalismo. Variables disponibles A continuación, se detallan las variables que se pueden integrar en el cuerpo del mensaje: Reserva Número de la reserva:   #numero-de-la-reserva# Fecha de la reserva:   #fecha-de-la-reserva# Valor de la reserva   #valor-de-la-reserva# General Nombre del agente:   #nombre-del-agente-de-viajes# Número de identificación de la agencia:   #nit-de-la-agencia# Número de registro de turismo:   #rnt-de-la-agencia# Nombre de la agencia:   #nombre-de-la-agencia# Dirección de la agencia:   #direccion-de-la-agencia# Ciudad de la agencia:   #ciudad-de-la-agencia# País de la agencia:   #pais-de-la-agencia# Sitio web de la agencia:   #sitio-web-de-la-agencia# Teléfonos de la agencia:   #telefono-de-la-agencia# Fecha de certificación   #fecha-de-la-certificacion# Sede Código de la sede:   #codigo-de-la-sede# Ciudad de la sede:   #ciudad-de-la-sede# País de la sede:   #pais-de-la-sede# Dirección de la sede:   #direccion-de-la-sede# RNT de la sede:   #rnt-de-la-sede# Identificación de la sede:   #identificacion-de-la-sede# Email de la sede:   #email-de-la-sede# Teléfono de la sede:   #telefono-de-la-sede# Beneficios: Profesionalismo : Garantiza que cada carta esté alineada con los estándares de comunicación de la agencia. Flexibilidad : Permite adaptar el mensaje tanto para clientes como para propósitos administrativos internos. Eficiencia : Al utilizar variables dinámicas, se automatiza la generación de cartas, minimizando errores y optimizando el tiempo. Moneda La parametrización de  moneda  permite definir las opciones de moneda con las que se realizarán las transacciones en las reservas de viajes. El sistema actualmente tiene configuradas las siguientes monedas: Pesos colombianos (COP)  – Moneda predeterminada. Dólar americano (USD) Euro (EUR) Pesos mexicanos (MXN) Sol peruano (PEN) Colón costarricense (CRC) Balboa panameño (PAB) Esta configuración brinda flexibilidad al sistema, permitiendo adaptarse a las preferencias y necesidades comerciales específicas de los clientes. Por defecto, los  pesos colombianos (COP)  se establecen como la moneda predeterminada. Importante: La  moneda predeterminada (COP)  no podrá ser modificada una vez que se inicie el uso del sistema. La Tasa  Representativa del Mercado (TRM)  se actualizará de forma automática, a menos que se desactive el checkbox correspondiente, permitiendo ajustes manuales. Los  puntos decimales  se agregarán dependiendo del valor que le asignes; por ejemplo, si pones para el dólar y el euro 2 decimales, entonces el valor se reflejará de esta manera: 150.75.  Misceláneo En este módulo se configuran aspectos clave relacionados con el cálculo de comisiones e impuestos. Podrás establecer el porcentaje del IVA aplicable sobre los ingresos propios, ingresando un valor numérico entero (por ejemplo: 19). También se define la tasa administrativa , la base comisionable de los agentes y el comportamiento del sistema frente a los descuentos en el cálculo de ingresos para terceros. Puedes elegir si los descuentos se restan del valor de venta al momento de calcular los ingresos propios y los de terceros. Si la casilla está activa , el valor base será el resultado después de aplicar los descuentos . Si está inactiva , se tomará como base el valor antes de descuentos . Estas opciones permiten que cada empresa adapte el cálculo de ingresos según su modelo operativo. Etiquetas ¿Cómo crear una etiqueta? Accede al menú principal:  Dirígete al menú principal y selecciona la opción "Etiquetas". Inicia la creación:  Haz clic en el botón "Crear". Asigna un nombre: Introduce el nombre de la etiqueta. Asegúrate de que sea un nombre corto, con un máximo de 15 caracteres. Elige un color:  Selecciona el color representativo para tu etiqueta. Guardar. Nota Importante : En la sección de acciones encontrarás los botones para "Editar" y "Eliminar". Ten en cuenta que cualquier cambio en el nombre o el color de una etiqueta afectará todas las reservas donde se haya utilizado esa etiqueta. ¿Por qué etiquetar una reserva? Etiquetar una reserva en una agencia de viajes ofrece múltiples ventajas que mejoran la organización y la eficiencia en la gestión de tus viajes. Aquí te explicamos cómo te puede ayudar: Organización Eficiente:  Las etiquetas te permiten clasificar y agrupar reservas según categorías específicas, como tipo de viaje, destino, fecha o cliente. Esto facilita la búsqueda y gestión de información, ahorrando tiempo y evitando confusiones. Filtrado y Búsqueda Rápida:  Con etiquetas, puedes filtrar reservas por temas relevantes. Por ejemplo, puedes ver rápidamente todas las reservas para un destino específico o para un grupo de clientes recurrentes, haciendo la gestión mucho más ágil. Personalización del Servicio:  Al etiquetar reservas, puedes identificar preferencias o necesidades especiales de tus clientes. Esto te permite personalizar tu comunicación y ofrecer un servicio más adaptado a sus expectativas. Mejora en la Comunicación Interna:  Las etiquetas facilitan la colaboración entre los miembros del equipo. Todos pueden ver y entender rápidamente el estado y la categoría de cada reserva, mejorando la coordinación y reduciendo errores. Análisis y Reportes:  Las etiquetas también te permiten realizar un seguimiento más detallado y generar informes específicos. Puedes analizar tendencias, como la popularidad de ciertos destinos o la frecuencia de viajes en determinadas fechas, lo que te ayuda a tomar decisiones estratégicas. Gestión de Prioridades:  Puedes asignar etiquetas para indicar la urgencia o el estado de una reserva, como "alta prioridad" o "pendiente de confirmación". Esto ayuda a gestionar las tareas de manera más efectiva y a asegurar que nada se pase por alto. ¿Dónde y cómo puedo etiquetar? Nota : Para asignar una etiqueta primeramente debe estar creada. Puedes etiquetar las reservas  y viajes en las siguientes ubicaciones: 1. Durante la creación de una reserva: Mientras estás en el proceso de hacer una reserva, busca el área de descripción de las acomodaciones y el presupuesto. Justo debajo de esta sección, encontrarás una franja titulada "Etiquetas". Aquí podrás seleccionar la etiqueta que desees asignar a la reserva. 2. En la Página Principal – Próximos Viajes: Dirígete a la sección "Próximos viajes" en la página principal. En esta sección, hay una columna que indica si la reserva tiene una etiqueta asignada o no. Haciendo clic en el espacio correspondiente, podrás asignar, añadir o eliminar etiquetas de la reserva. 3. En el Módulo de Viajes: Accede al módulo de viajes donde también encontrarás una columna específica para etiquetas. En esta columna, puedes asignar, añadir o quitar etiquetas a las reservas según sea necesario. 4. En el módulo Estado de la reserva: Accede al módulo de Reservas donde también encontrarás una columna específica para etiquetas. En esta columna, puedes asignar, añadir o quitar etiquetas a las reservas según sea necesario. Estas opciones te permiten gestionar las etiquetas de manera flexible y eficiente, mejorando la organización de tus reservas. Festivos Festivos Se podrá acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón festivos: En el módulo de Festivos se gestionan las fechas especiales relevantes para la agencia. Se pueden aplicar filtros de búsqueda por nombre o descripción del festivo, por estado (activo o inactivo), y por rango de fechas (desde/hasta), lo que facilita ubicar o revisar festivos registrados previamente. Para crear un nuevo festivo, solo hay que dar clic en el ícono de nuevo , ingresar el nombre o una breve descripción, establecer la fecha correspondiente y definir el estado. Luego se guarda y queda registrado en el sistema. Fuentes de Marketing Fuentes de Marketing Se podrá acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón Fuente de marketing: Funcionalidades del Módulo: Creación y Modificación de Fuentes: Puedes crear o modificar las fuentes de conocimiento. Los cambios realizados se reflejarán al crear una nueva reserva. Listado de Fuentes Predeterminadas: El módulo incluye un listado de fuentes de conocimiento predeterminadas. Solo es posible modificar su estado, eligiendo entre  activo  o  inactivo . Cómo Crear una Nueva Fuente de Conocimiento: Haz clic en el botón  + "Nuevo" . Asigna un nombre a la nueva fuente y selecciona su estado (activo o inactivo). Finalmente, haz clic en el botón  Guardar  para confirmar la creación. Categorías de transacciones El módulo de  Categorías de transacciones permite crear, consultar y administrar las categorías utilizadas para clasificar los movimientos registrados en el sistema. Estas categorías ayudan a identificar si una transacción corresponde a un ingreso o a un gasto , y si está relacionada con un cliente , un proveedor o ambos . Filtros disponibles El módulo permite buscar categorías por nombre y filtrar por estado, ya sea activo o inactivo . También se puede activar la opción Mostrar eliminados para consultar registros eliminados, según los permisos del usuario. Crear una nueva categoría Para crear una categoría, se debe hacer clic en el botón de nuevo registro y completar el formulario con la siguiente información: Nombre: nombre de la categoría. Tipo de movimiento: ingreso o gasto. Tipo de contacto: cliente, proveedor o ambos. Estado: activo o inactivo. Una vez guardada, la categoría quedará disponible para ser utilizada al registrar transacciones en el sistema. Tipos de contacto El campo Tipo de contacto permite definir dónde se podrá usar la categoría: Cliente: Aplica para transacciones relacionadas con clientes. Proveedor: Aplica para transacciones relacionadas con proveedores. Ambos: Aplica para transacciones que pueden relacionarse tanto con clientes como con proveedores. Uso de las categorías Las categorías se utilizan para organizar correctamente los movimientos financieros, como pagos a proveedores, reembolsos, otros ingresos u otros gastos. Ubicaciones/Sedes ¿Cómo crear una nueva Ubicación/Sede? Para ingresar al módulo de  Ubicación/Sede , haga clic en el menú principal  y luego seleccione la opción Ubicación/Sede ¿Cómo crear una ubicación/sede? Clic en "Crear" Completar el formulario y dar clic en "Guardar" ¿Cómo editar una Ubicación/Sede? Clic en "Editar" Modificamos el campo que deseamos editar y damos clic en "Guardar". Políticas ¿Cómo crear una nueva Política? Para ingresar al módulo de Políticas , haz clic en el  menú principal  y luego selecciona la opción  Políticas. ¿Cómo crear una política?        1. Clic en "Crear".        2. Completar el formulario y dar clic en "Guardar". ¿Cómo editar una política?         1. Clic en "Editar"        2. Modificamos el campo que deseamos editar y damos clic en "Guardar" DEMOSTRACIÓN Preguntas frecuentes ¿Cómo elegir los tipos de documento donde se mostrarán las políticas? https://v5.docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario-airvi-software/page/informacion-legal ¿Cómo establecer la política de una cotización? https://v5.docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario-airvi-software/page/como-crear-una-cotizacion ¿Cómo establecer la política predeterminada de un producto turístico?  https://v5.docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario-airvi-software/page/como-crear-un-producto-o-servicio ¿Cómo establecer la política de una reserva específica? https://v5.docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario-airvi-software/page/politicas ¿Cómo funcionan las políticas globales y cuando se muestran? https://v5.docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario-airvi-software/page/politicas-globales Políticas Globales El sistema permite administrar las políticas de forma global o personalizada, garantizando flexibilidad y un control más preciso. Las  Políticas Globales  se configuran desde el menú  Parámetros > Legal  y se aplican de manera predeterminada en todos los módulos que no tengan políticas específicas asignadas. Por ejemplo, en el módulo de productos, los usuarios pueden definir políticas personalizadas para cada caso. Si ese campo queda vacío, el sistema utilizará automáticamente las  Políticas Globales  configuradas en  Parámetros > Legal . Este comportamiento se replica en otros módulos como reservas, cotizaciones, entre otros. De esta forma, siempre habrá una política visible, ya sea personalizada o global, asegurando coherencia y cumplimiento en cada proceso. Parámetros > Legal Roles y permisos Roles y Permisos El módulo  Roles y Permisos permite gestionar los diferentes roles de usuarios en el sistema, asignando permisos específicos para asegurar el correcto desarrollo de sus tareas. Nota: Los roles predeterminados vienen pre configurados y  no pueden ser modificados .  Los roles con el candado cerrado son los roles predeterminados que no se podrán modificar.  ¿Cómo se accede al módulo? Puedes acceder al módulo  Roles y Permisos  desde el  menú principal  del sistema. ¿Cómo crear un nuevo rol? Haz clic en el botón de creación de roles. Se abrirá una nueva ventana donde deberás: Asignar un  nombre  al rol. Incluir una  breve descripción  del rol. Seleccionar los  permisos  que dicho rol debe tener. Una vez configurados los permisos, haz clic en  Guardar  para finalizar el proceso. Roles de extensión o restricción La sección Roles y Permisos  del formulario de edición del usuario permite gestionar los niveles de acceso y control de funcionalidades dentro del sistema, ajustando de manera precisa qué acciones puede o no realizar un usuario según su rol. A través de esta herramienta, es posible: Extender permisos según roles elegidos. Restringir permisos según determinados elegidos. ¿Cómo funciona? Roles adicionales Esta opción permite otorgar permisos adicionales a usuarios que ya tienen un rol principal. Basta con elegir un rol y el sistema sumará los permisos del rol elegido, a los permisos del rol principal del usuario. Roles restrictivos Los roles que se elijan en esta sección se restringirán al usuario, basados en los permisos asignados al rol elegido. ¿Cómo establecer un rol adicional o restrictivo? Debemos ingresar al módulo de  Usuarios y Proveedores, presionamos el botón de editar y nos desplazamos a la sección Roles y permisos Ejemplo práctico Supongamos que se ha creado un nuevo rol llamado Cotizaciones. En el rol Cotizaciones se eligieron los permisos de crear, editar, ver cotizaciones. Si a un agente d viajes se le aplica este rol en el campo Roles restrictivos , el sistema  le restringe el acceso a este los permisos definidos en el rol. En este caso, el agente de viajes perderá el acceso a crear, editar y ver cotizaciones . Para añadir permisos determinados en el rol seleccionado. Ahora, supongamos que a un usuario con el perfil Marketing se le aplica el mismo rol, en modo Roles adicionales. En este caso, el sistema le añadirá los permisos seleccionados en el rol, por lo cual el usuario tendrá acceso a crear, editar y ver cotizaciones. Para restringir permisos determinados en el rol seleccionado.   Concepto de propio y ajeno El sistema de Airvi implementa un modelo de control de acceso basado en la propiedad de los registros, el cual permite establecer restricciones según el usuario que crea o gestiona cada elemento dentro de la plataforma. Este modelo diferencia entre registros propios y ajenos , con el objetivo de garantizar la seguridad, trazabilidad y delegación de funciones en función del rol asignado. ⚠️ Importante: Este concepto es exclusivo para el contexto de permisos de acceso . No debe confundirse con otros usos del término “propio”, como cuando se habla de “viaje propio”, el cual tiene relación con la agencia que opera directamente el viaje y no con el usuario que lo registró. ¿Qué es un registro “Propio”? Un registro se considera propio cuando es creado directamente por un usuario autenticado en el sistema. Por ejemplo, si un usuario ingresa con sus credenciales y crea un producto o una cotización, dicho registro queda automáticamente asociado a su cuenta como propietario. Esto aplica a todos los módulos donde se genera contenido individualmente: viajes, cotizaciones, reservas, productos, etc. Ejemplo: El usuario agente1 crea un viaje y lo guarda. Ese viaje es considerado propio de agente1 . ¿Qué es un registro “Ajeno”? Un registro se considera ajeno cuando ha sido creado por otro usuario distinto al que está actualmente autenticado. Por defecto, un usuario no tiene permisos para visualizar ni modificar registros ajenos, a menos que el administrador del sistema le haya asignado permisos explícitos para hacerlo. Lógica general de permisos Para cualquier usuario no administrativo: Puede ver y modificar los registros que ha creado (propios). Puede ver o editar registros ajenos solo si tiene permisos específicos para hacerlo. La visualización en pantalla y disponibilidad de botones depende del estado de los permisos. En algunos módulos como “Usuarios y Proveedores”, no aplica el concepto de propio o ajeno , ya que los accesos son absolutos: o puede gestionar o no puede. Aplicación por módulo Usuarios y Proveedores El agente de viajes no puede crear ni modificar usuarios. Puede crear proveedores, pero no puede editarlos. No aplica el concepto de propio/ajeno; los permisos son binarios (puede o no puede). Cotizaciones Los agentes pueden ver, editar y eliminar solo sus cotizaciones. No pueden ver ni modificar cotizaciones ajenas, a menos que se les asignen permisos especiales (como “ver ajenas”, “editar ajenas”). Las cotizaciones siempre están asociadas al usuario que las creó. Viajes El agente de viajes puede ver todos los viajes creados por él o por otros. Solo puede editar, eliminar o restaurar los viajes que él mismo creó. No puede modificar viajes ajenos, a menos que tenga permiso asignado. Reservas Las reservas tienen un comportamiento especial: pueden tener dos propietarios simultáneos : El usuario que crea la reserva . El agente de viajes asignado en el campo correspondiente. Ambos pueden ver y editar la reserva mientras tengan los permisos activos. Por defecto, los agentes pueden ver reservas ajenas, pero no pueden editarlas , a menos que se les otorgue permiso específico. Funciones como imprimir vouchers o certificados dependerán de si pueden visualizar la reserva en pantalla. Gestión de Pagos Los permisos de pago (registro, modificación, eliminación) pueden ser limitados por tipo de usuario. Solo los usuarios con roles administrativos o permisos personalizados pueden acceder a pagos ajenos. Permisos en Etiquetas de Viajes y Reservas El permiso “editar etiquetas” permite modificar etiquetas dentro de una reserva, sin importar si el registro es propio o ajeno. Este permiso suele asignarse a roles como contabilidad o administrativos, quienes necesitan clasificar registros aunque no sean los creadores. Permisos en Notas de Seguimiento (Próximamente disponible) El módulo de notas de seguimiento incluirá permisos específicos para: Visualizar notas. Registrar notas. Editar o eliminar notas según su creador. Controlar acceso por usuario y entidad asignada. Se aplicará el mismo criterio de propiedad (propio/ajeno) y se complementará con permisos para notificaciones. Puntos de encuentro Los puntos de encuentro son las ubicaciones designadas para el inicio del recorrido o el lugar donde se reúnen los participantes. También son los puntos donde la ruta del tour puede pasar para recoger a los viajeros. ¿Cómo crear puntos de encuentro? El módulo de puntos de encuentro se encuentra disponible a través del menú principal. Para crear un nuevo punto de encuentro, sigue estos pasos: Haz clic en el botón "Crear punto de encuentro". Se abrirá una ventana con tres campos para completar: ❖ Nombre: Ingresa un nombre corto para identificar el lugar de encuentro. ❖ Hora: Define la hora establecida para el encuentro. ❖ Dirección o nombre del lugar: Escribe la ubicación; el sistema mostrará automáticamente el mapa de Google. ❖ Descripción: Proporciona detalles clave del lugar para una mejor orientación. Una vez completados los campos, guarda la información. Puntos de encuentro en la plantilla Al crear o modificar una plantilla de producto o reserva, puedes seleccionar y agregar uno o más puntos de encuentro previamente registrados según las necesidades del servicio. Si no existen puntos de encuentro creados, es posible agregar uno nuevo desde la opción "Nuevo punto de encuentro", completando los campos de nombre, hora, dirección o nombre del lugar y descripción. Con la nueva integración de Google Maps, al ingresar la dirección se mostrará automáticamente la ubicación en el mapa, y de forma opcional se pueden incluir la URL del mapa y las coordenadas para una referencia más precisa. Configurar puntos de encuentro para una reserva sin lista de pasajeros. Parámetros > Impresión > Mostrar puntos de encuentro del viaje en reservas que no tengan personas en el listado de pasajeros. Si tienes este check desmarcado, no se mostrarán los puntos de encuentro en una reserva que no tenga un listado de pasajeros. Nota:  Esto no mostrará los puntos de encuentro en una reserva sin pasajeros. Si tienes este check marcado, se mostrarán los puntos de encuentro en la reserva, así no tengan pasajeros Programador de viajes ¿Cómo Programar un Viaje? Se podrá acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Programación de viajes: En el módulo de programación de viajes, haga clic en el botón Crear . Escribe el nombre del producto para facilitar su búsqueda. Selecciona el producto de la lista. Establece la fecha en la que operará el servicio. Puedes elegir entre: Una fecha específica. Todos los días dentro de un rango de fechas. Días específicos de la semana dentro de un rango de fechas. Una vez configuradas las fechas, haz clic en  Guardar. Cuentas Bancarias Cuentas Bancarias Se podrá acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón Cuentas bancarias: El  Módulo de Cuentas Bancarias permite registrar, visualizar y administrar de manera centralizada todas las cuentas asociadas a la agencia. Estas cuentas están directamente vinculadas con los abonos y pagos de las reservas, garantizando trazabilidad y control financiero en cada transacción. Funcionalidades principales Desde una interfaz clara y dinámica, los usuarios pueden: Registrar nuevas cuentas asociadas a diferentes bancos o medios de pago. Visualizar balances actualizados de cada cuenta en tiempo real. Filtrar y buscar registros según múltiples criterios. Editar o inactivar cuentas cuando sea necesario. Datos que debe contener cada cuenta Para garantizar una correcta identificación y funcionamiento, cada cuenta registrada incluye los siguientes campos obligatorios: Nombre de la cuenta Número de cuenta Tipo de cuenta (Ahorros, Corriente, Efectivo, etc.) Moneda utilizada Nombre del banco o entidad Balance de apertura Estado Herramientas de consulta y gestión Este módulo ha sido mejorado con funciones que optimizan la administración de los registros: Búsqueda rápida: por nombre o número de cuenta. Filtro por estado: permite mostrar solo las cuentas activas o inactivas. Filtro por fecha: selección de intervalos personalizados ("desde" y "hasta") para consultar el comportamiento de las cuentas en un rango específico. Botones de acción rápida: para editar o gestionar las cuentas directamente desde la tabla principal. Visualización de balances: se muestran tanto el balance de apertura como el balance actual de cada cuenta. Ventajas del Módulo Mayor control sobre los flujos de dinero. Integración directa con módulos de reservas y pagos. Visibilidad clara del estado financiero de la agencia. Soporte para múltiples entidades financieras. ¿Cómo crear una cuenta bancaria? Hacer clic en "Crear": Inicia el proceso de registro. Diligenciar la información requerida: Completar los campos con los datos necesarios. ¿Cómo inactivar una cuenta bancaria? Desde el formulario de edición: Al ingresar al formulario mediante el botón de editar, ubica el campo  Estado , cambia la opción de “Activo” a “Inactivo” y guarda los cambios. El elemento quedará inactivado una vez guardado. ¿Cómo activar una cuenta bancaria? Debemos de filtrar por estado inactivo para que el sistema muestre el listado de las cuentas bancarias que están inactivos. Desde el formulario de edición: Al ingresar al formulario mediante el botón de editar, ubica el campo  Estado , cambia la opción de “Inactivo” a “Activo” y guarda los cambios. El elemento quedará inactivado una vez guardado. Impuestos Impuestos Se podrá acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Impuestos: En el módulo de Impuestos se gestionan las tasas aplicadas en los diferentes procesos de la agencia. Se cuenta con filtros de búsqueda por nombre y por estado (activo o inactivo), lo que permite localizar fácilmente los impuestos registrados. Impuestos disponibles por defecto Airvi incluye impuestos preconfigurados para facilitar su uso en el sistema: Retención IVA IVA de comisión Estos impuestos estarán disponibles por defecto y podrán ser utilizados en las facturas de proveedor sin necesidad de crearlos manualmente. Tipos de impuestos Cada impuesto cumple una función diferente dentro de la factura: Retención Se utiliza para descontar un valor del total a pagar al proveedor. Representa un valor retenido que no se paga directamente al proveedor. IVA Se utiliza para aplicar un impuesto sobre el valor correspondiente de la factura. Dependiendo de la configuración y del proceso, puede afectar el cálculo del total. IVA de comisión Se utiliza cuando se requiere calcular el IVA sobre la comisión generada en la factura de proveedor. Este tipo de impuesto permite separar el tratamiento de la comisión frente a otros valores de la factura. Crear un nuevo impuesto Para crear un impuesto, se debe hacer clic en el ícono de nuevo registro y completar la información solicitada: Nombre del impuesto Tasa o porcentaje Tipo de impuesto Estado Una vez guardado, el impuesto quedará disponible para ser utilizado en los módulos correspondientes. Uso en facturas de proveedores Uso en facturas de proveedor En el módulo de Facturas de proveedor , dentro de la sección Impuestos y retenciones , se pueden seleccionar los impuestos configurados previamente. Desde allí, el sistema permite aplicar: Retenciones , para descontar valores del pago al proveedor. IVA , para calcular impuestos sobre los valores de la factura. IVA de comisión , para calcular el impuesto correspondiente sobre la comisión registrada. Esto permite que cada factura de proveedor refleje correctamente los valores base, impuestos, retenciones, comisiones y totales a pagar. Estado del sistema El módulo "Estado del Sistema" permite al administrador supervisar de manera detallada la situación general del software y de la agencia de viajes. Desde este apartado, el administrador puede: Visualizar el estado de la licencia: Información sobre la vigencia y validez de la licencia del software, asegurando que la agencia esté siempre en cumplimiento. Verificar la información de la agencia: El sistema muestra un resumen con los detalles actuales de la agencia, incluyendo su estado y cualquier información relevante. Supervisar el estado del servidor: Ofrece un reporte sobre el estado de la información del servidor, permitiendo identificar posibles problemas o necesidades de mantenimiento. Gestionar las copias de seguridad: Muestra una lista de las copias de seguridad realizadas por el sistema, lo que garantiza la integridad y recuperación de datos en caso de ser necesario. Licencia El módulo "Licencia" proporciona toda la información relacionada con la licencia adquirida por la agencia de viajes, permitiendo a los usuarios gestionar y supervisar su estado de forma eficaz. Este módulo facilita la administración de los recursos disponibles y asegura que el sistema funcione dentro de los parámetros de la suscripción actual. A continuación, se detallan las principales funciones e información que ofrece el módulo: Información de tu licencia Muestra un contador regresivo con el número de días que quedan antes de que la licencia deba ser renovada, ayudando a anticipar la fecha de expiración. Botón de renovación:  Incluye un botón de pagos que permite renovar la licencia de manera sencilla cuando sea necesario     Indica el valor mensual de la licencia, la fecha de activación, la última fecha de renovación y el número de días transcurridos desde la última renovación. Capacidad de la licencia. Este apartado brinda detalles sobre los límites y capacidades de la licencia adquirida: Límite de ventas mensuales: Define el número máximo de reservas que pueden realizarse mensualmente, según el tipo de licencia adquirida. Al alcanzar el límite, el sistema no permitirá realizar más reservas hasta que se actualice a una suscripción superior o se amplíe el límite. Límite de usuarios: Muestra la cantidad máxima de usuarios que pueden registrarse y utilizar el sistema, según el plan actual. Si se alcanza el número máximo, existe la opción de actualizar a una licencia superior o pagar por la adición de un nuevo usuario. Resumen de los iconos. Copias de seguridad El módulo de "Copias de seguridad" permite visualizar las copias de seguridad realizadas por el sistema de manera periódica. Desde aquí, los usuarios pueden ver todas las copias disponibles, descargarlas para su almacenamiento local o eliminar aquellas que ya no sean necesarias. Esta funcionalidad garantiza la seguridad de los datos al proporcionar un respaldo confiable en caso de pérdida de información o errores en el sistema. Botones Botón de descarga la copia de seguridad. Botón para eliminar las copias de seguridad.  Vehículos Se podrá acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Vehículos. Listado de vehículos Al ingresar al módulo, se mostrará un listado de los vehículos registrados en el sistema. Desde este apartado se podrán realizar las siguientes acciones: Crear un nuevo vehículo Editar un vehículo existente Cambiar el estado del vehículo a Inactivo. Eliminar un vehículo (una vez se encuentre inactivo) Creación de un vehículo Para crear un nuevo vehículo, se debe hacer clic en el ícono de agregar (+) ubicado en la parte superior derecha del módulo. Al realizar esta acción, se mostrará un modal en el cual se deberán completar los siguientes campos obligatorios : Tipo de vehículo Marca Modelo Color Capacidad Nota: Todos los campos mencionados son obligatorios para poder guardar el registro del vehículo. Ejemplo: Uso del módulo en las reservas El módulo de Vehículos permite la asignación y gestión de los servicios de transporte dentro de una reserva, centralizando la información operativa necesaria para cada servicio. Al agregar un Servicio de transporte dentro de una reserva, el sistema habilita distintos campos que permiten configurar correctamente el transporte asociado. Tipo de contrato Dentro del servicio de transporte, se encuentra disponible el campo Tipo de contrato , el cual permite clasificar el servicio según su naturaleza operativa. Las opciones disponibles pueden incluir, entre otras: Ocasional Turístico Empresarial Escolar Este campo facilita la correcta categorización del servicio de transporte y puede ser utilizado para fines administrativos, operativos o contractuales, según la configuración de la empresa. Asignación del vehículo Al momento de asignar el servicio de transporte, el sistema mostrará un campo de selección denominado Vehículos , el cual listará únicamente los vehículos que se encuentren creados y en estado Activo en el módulo de Vehículos. Al seleccionar un vehículo, el sistema cargará automáticamente la información asociada, incluyendo: Placa Marca Modelo Capacidad Estado del vehículo Esta información se mostrará en la tabla de servicios de transporte de la reserva. Conductor Dentro del servicio de transporte asignado, se encuentra disponible el campo Conductor , el cual permite: Visualizar el nombre del conductor asociado al servicio. Modificar manualmente el nombre del conductor , según las necesidades operativas de la reserva (por ejemplo, cambios de último momento o asignaciones específicas por trayecto). Nota: La modificación del nombre del conductor se aplica únicamente a la reserva actual y no afecta la información base del vehículo registrada en el módulo de Vehículos. Eventos del Sistema Eventos del Sistema Se podrá acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón Eventos del sistema: El  Módulo de Eventos del Sistema está diseñado para ofrecer trazabilidad y transparencia total sobre las acciones realizadas dentro del software. Permite registrar, visualizar y auditar cada movimiento efectuado por los usuarios, siendo una herramienta clave para el control interno y la seguridad de la información. Acceso exclusivo Esta funcionalidad está disponible únicamente para usuarios con rol de administrador , quienes pueden consultar los registros detallados de todas las operaciones críticas del sistema, como: Creaciones Modificaciones Eliminaciones Procesos automáticos Detalles que registra cada evento ID del evento : Código único del registro. Fecha y hora : Momento exacto en que se ejecutó la acción. Descripción del resultado : (Ej. Finalizado, Fallido). Tipo de evento : (Ej. Editar, crear, despachar trabajo). Contexto : Módulo o funcionalidad donde se ejecutó la acción. Ejecutado por : Usuario responsable o proceso automatizado. Datos : Contenido técnico o JSON con los detalles del cambio, incluyendo valores anteriores y actualizados. Filtros avanzados El módulo cuenta con filtros que facilitan la búsqueda de eventos específicos: Ejecutado por : Permite buscar eventos realizados por un usuario específico. Rango de fechas : Filtro entre fecha de inicio y fin para acotar el historial. Contexto : Selección del módulo relacionado (Notificaciones, Pagos, Reservas, Copias de seguridad, etc.). Ejemplo de uso Si un pago ha sido modificado manualmente, el administrador puede ingresar al módulo, filtrar por "Transacciones" y ver quién realizó el cambio, a qué hora y qué campos fueron actualizados, incluyendo el valor, método de pago y cliente involucrado. Beneficios Fortalece la seguridad operativa del sistema. Mejora la auditoría interna y el cumplimiento normativo. Permite tomar decisiones con base en historial verificable. Útil para soporte técnico y resolución de conflictos. Galería de imágenes Galería de imágenes El sistema ahora permite registrar imágenes de las instalaciones de los proveedores, así como sus logotipos. Esta funcionalidad mejora la presentación visual del proveedor dentro del sistema y facilita la identificación en módulos como reservas, reportes o fichas técnicas. ¿Cómo se accede al módulo? Puedes acceder a la galería de imágenes desde el menú principal del sistema. Haz clic en el botón, creación de galería o edita algunas de las galerías que ya están creadas en el sistema  Se abrirá una nueva ventana donde deberás: Asignar un  nombre a la galería  Incluir una  breve descripción de la galería  Una vez configurados los permisos, haz clic en  Guardar para finalizar el proceso. Haz clic en el botón de editar galería  Se abrirá una nueva ventana donde deberás: Hacer clic para seleccionar archivos Hacer  clic en subir todos los archivos  Una vez subidas las imagenes, haz clic en  Guardar para finalizar el proceso.   ¿Cómo renombrar las imágenes? Para renombrar las imágenes ya subidas a la galería, hacemos clic en editar imagen  Después asignamos el título que deseamos a la imagen y le damos guardar. Cierre de mes Cierre de mes El Cierre de Mes en Airvi permite consolidar y bloquear la información financiera de un mes calendario. Para configurarlo, ve a  Parámetros del sistema > Cierre de mes   y define el tipo de cierre predeterminado . Luego accede al módulo desde Menú > Cierre de mes , selecciona el mes a cerrar y haz clic en  Guardar . Al cerrar, el sistema recalcula la base comisionable, aplica IVA, asigna comisiones según ventas, distribuye porcentajes sobre la tasa administrativa (si aplica) y excluye productos no comisionables como vuelos. Una vez ejecutado, se bloquean pagos, reembolsos, descuentos y ajustes correspondientes a ese mes. Esta acción es irreversible desde la interfaz y requiere permisos administrativos. Se recomienda revisar los datos antes de confirmar el cierre. Filtros de cierre de mes    Permite seleccionar el año a trabajar.    Permite seleccionar el mes a trabajar.      Permite leer el tipo de cierre de mes.  Herramientas de cierre de mes      Permite recalcular la base comisionable de las reservas del mes seleccionado     Permite establecer el porcentaje de comisión sobre tasa administrativa de las reservas del mes seleccionado      Permite establecer el porcentaje de impuestos sobre ingresos propios de las reservas del mes seleccionado. Permite establecer vuelos como no comisionables en las reservas del mes seleccionado.     Permite establecer el porcentaje de comisión según ventas de las reservas del mes seleccionado.     Permite recargar los datos de la página.     Este botón ejecuta el cierre definitivo del mes seleccionado. API de consulta de datos Descripción del módulo La API Pública de Airvi permite consultar información registrada en el sistema (clientes, reservas, pagos y reembolsos) desde sistemas externos o integraciones de terceros. Este módulo está diseñado para ofrecer acceso seguro, controlado y auditable a los datos del sistema sin necesidad de acceso directo a la base de datos. Cada consulta genera un identificador único de rastreo ( trace_id ), útil para seguimiento de errores o solicitudes de soporte. El acceso se gestiona mediante claves (tokens) que se generan desde el panel administrativo de Airvi. Acceso al módulo Ingrese a su cuenta de Airvi con un usuario con permisos administrativos. Diríjase a la sección Parametrización → Claves (API Pública) . hacer clic en  “Añadir clave” . Colocar un nombre a la clave Haga clic en “Guardar” . Copie el token generado.  ⚠️ Importante: Guarde este token en un lugar seguro. Es necesario incluirlo en el encabezado de cada solicitud a la API. En caso de perdida o que ya no este funcionando, debes regenerar la clave API de nuevo. Ejemplo de encabezado: Authorization: Bearer {TOKEN} Acceso a la documentación técnica Abra el navegador e ingrese la siguiente dirección: {BASE_URL}/public/docs/ Siendo BASE_URL la URL de la plataforma Ejemplo: https://airvi-api.rpmarketing.com.co/public/docs#/ En esta interfaz podrá visualizar los diferentes endpoints disponibles , sus parámetros , ejemplos de uso y respuestas esperadas . Puede ejecutar peticiones directamente desde el navegador, siempre que haya autenticado con su token. 📝 Nota: La ruta incluye un guion medio entre “docs” y “api”. Es decir: docs-api , no “docsapi”. Autenticación y seguridad Todas las consultas se realizan mediante un token de autenticación generado desde Airvi. El token se envía en el encabezado HTTP de la petición. Ejemplo de encabezado: Authorization: Bearer 1234abcd5678efgh Estructura de las respuestas Cada respuesta de la API tiene una estructura estándar: status: indica si la consulta fue exitosa ( success ) o falló ( fail ). errors: lista de errores o validaciones. data.items: contiene la información solicitada. trace_id: identificador único para auditoría y soporte técnico. 💡 Consejo: Si una consulta falla o devuelve resultados vacíos, conserve el trace_id y compártalo con el área de soporte para una revisión más rápida. Parámetros generales La mayoría de endpoints utilizan los siguientes parámetros de consulta (query): Parámetro Descripción Obligatorio Formato take Cantidad de registros a mostrar ✅ Sí Número entero skip Cantidad de registros a omitir antes de iniciar la búsqueda ❌ No Número entero date_from , date_to Rango de fechas según el endpoint ❌ No YYYY-MM-DD ⚠️ Importante: Incluso si realiza una consulta por un único registro, debe incluir el parámetro take . Ejemplo: take=1 Módulo de Backups El módulo de  Backups permite consultar las últimas copias de seguridad exitosas registradas en el sistema. Consultar últimas copias de seguridad. Función: Obtener las últimas 3 copias de seguridad finalizadas correctamente. Ruta: GET https://{Base_URL}/api/public/v1/backups Permiso requerido: Copias de seguridad. Parámetros requeridos Este endpoint no requiere parámetros adicionales en la URL. Solo es necesario enviar el token de autenticación. Pasos para ejecutar la consulta Ingrese a {BASE_URL}/docs/api . Busque la sección Backup . Seleccione la opción Obtiene las últimas 3 copias de seguridad exitosas . Verifique que el encabezado de autorización esté configurado correctamente. Pulse Enviar petición . Si la consulta es correcta, recibirá una respuesta 200 OK . Datos retornados Por cada copia de seguridad, el sistema retorna información como: Campo Descripción ID interno Identificador interno del backup. UUID público Identificador público de la copia de seguridad. Fecha del backup Fecha en la que fue generada la copia. Nombre del archivo Nombre del archivo de respaldo. Tamaño en MB Peso del archivo de backup. Estado Estado de la copia de seguridad. Además, la respuesta incluye el total de copias exitosas registradas. Ejemplo de consulta curl --request GET \ --url https://{Base_URL}/api/public/v1/backups \ --header 'Accept: application/json' \ --header 'Authorization: Bearer {TOKEN}' Respuesta esperada Código 200 OK El sistema retorna el listado de las últimas 3 copias de seguridad exitosas y el total de backups finalizados correctamente. Código 500 Indica que ocurrió un error interno al consultar la información. Módulo de Clientes El módulo de Clientes permite acceder a la información registrada de los clientes del sistema, ya sea de forma general (listado) o específica (por ID o por documento). Consultar listado de clientes Función: obtener una lista paginada de clientes con sus datos básicos. Ruta:  https://{Base_URL}/api/public /v1/clients Parámetros disponibles: Parámetro Descripción take Cantidad de registros a retornar (obligatorio). skip Cantidad de registros a omitir. birthday_from y birthday_to Rango de fechas de nacimiento (opcional). ids[] Lista de identificadores específicos (opcional). Pasos para ejecutar la consulta: Ingrese a {BASE_URL}/docs/api . Busque la sección Clientes → Obtiene un listado paginado de clientes con sus datos básicos En el campo take , escriba la cantidad de registros que desea obtener (por ejemplo, 10 ). Si desea filtrar, puede agregar birthday_from y birthday_to en formato YYYY-MM-DD . Pulse “Enviar petición” . Verifique la respuesta. Si todo está correcto, obtendrá un código 200 OK con los datos solicitados. Ejemplo de respuesta: Consultar cliente por ID Función: obtener los datos completos de un cliente específico usando su identificador. Ruta:  https://{Base_URL}/api/public /v1/clients/{id} Pasos: En el campo de la ruta, reemplace {id} por el número de identificación del cliente (por ejemplo, 2200 ). Agregue el parámetro take=1 . Envíe la petición. Si el cliente existe, recibirá un código 200 OK . Si el cliente no existe, obtendrá un 404 Not Found . Ejemplo de solicitud: GET /api/ public_api /clients/ 2200 ? take = 1 Ejemplo de respuesta: Consultar cliente por documento Función: buscar un cliente utilizando su número de documento. Ruta:  GET { BASE_URL } /api/ public_api /clients/ by_identification / {document} Pasos: Sustituya {document} por el número del documento (por ejemplo, 103968949 ). Presione “Enviar petición” . Verifique el código de estado: 200 OK: el cliente fue encontrado. 404 Not Found: no existe ningún cliente con ese documento. Módulo de Reservas El módulo de Reservas devuelve las reservas asociadas a cada cliente, filtradas por su identificador o por su documento. 💡 Nota: Actualmente, las consultas devuelven únicamente las reservas del cliente titular . Si desea incluir pasajeros no titulares, consulte con el equipo técnico de Airvi si esta opción está habilitada en su instancia. Consultar reservas por ID de cliente Ruta:  GET {BASE_URL}/api/public_api/clients/{ id }/reservations Parámetros disponibles: Parámetro Descripción assignment_date_from , assignment_date_to Fecha de asignación del viaje. trip_date_from , trip_date_to Fecha del viaje. skip , take Control de paginación. Pasos: Reemplace {id} por el ID del cliente. Escriba las fechas en formato YYYY-MM-DD . Envíe la petición. Verifique que el resultado sea 200 OK . Si no hay registros, el sistema devolverá un arreglo vacío en  data.items   Consultar reservas por número de documento del cliente. Ruta:  GET { BASE_URL } /api/ public_api /clients/ by_identification /{document}/ reservations Uso: Permite consultar las reservas asociadas a un cliente a través de su número de documento. Ejemplo: GET /api/ public_api /clients/ by_identification /2034/ reservations ? take = 5 Módulo de Monedas El módulo de Monedas (Currencies) permite acceder al listado de divisas configuradas dentro del sistema, junto con su información básica y su estado operativo. Mantiene la misma estructura de autenticación, paginación y respuesta estándar que los demás módulos públicos de la API. Obtener listado paginado de monedas Función: Obtiene un listado paginado de monedas registradas en el sistema, permitiendo filtrarlas por estado (activo / inactivo). Parámetros Parámetro Tipo Obligatorio Descripción filters[status] string No Estado de la moneda. Ej: activo skip integer No Cantidad de registros a omitir. Ej: 0 take integer Sí Cantidad de registros a retornar. Ej: 10 Pasos para ejecutar la consulta Ingrese a: {BASE_URL}/api/public/v1/currencies Busque la sección currencies → Listado paginado de monedas . Si lo necesita, aplique filtros como status=activo . En el parámetro take , indique cuántos registros desea obtener. Pulse “Enviar petición” . Si la consulta es exitosa, recibirá un 200 OK con el listado de monedas. Si ocurre un problema interno, la API responderá con 500 INTERNAL_ERROR . Módulo de License El módulo de  License permite consultar el estado actual de licenciamiento de la instancia de Airvi. Esta consulta retorna los parámetros de la licencia, métricas de vigencia, cuotas de uso y el último pago exitoso registrado. Consultar estado actual de licenciamiento. Función: Obtener la información actual de la licencia activa de la instancia. Ruta: GET https://{Base_URL}/api/public/v1/license Permiso requerido: Licenciamiento Parámetros disponibles Este endpoint no requiere parámetros adicionales. Solo se debe enviar el token de autenticación correspondiente. Parámetro Descripción Token Token de autorización requerido para consumir la API. Pasos para ejecutar la consulta Ingrese a {BASE_URL}/docs/api . Busque la sección License → Obtiene el estado actual de licenciamiento de la instancia . Verifique que el token de autorización esté configurado. Pulse Enviar petición . Verifique la respuesta. Si todo está correcto, obtendrá un código 200 OK con la información de licenciamiento de la instancia. Ejemplo de solicitud GET /api/public/v1/license Encabezados requeridos: Accept: application/json Authorization: Bearer {TOKEN} Respuesta esperada 200 OK: El sistema retorna los parámetros de la licencia, métricas de vigencia, cuotas de uso y el último pago exitoso registrado. 500 Error: Indica que ocurrió un error interno al consultar la información de licenciamiento. Módulo de Ubicaciones El módulo de Ubicaciones (Locations) permite acceder al listado de sedes o lugares registrados en el sistema. Este módulo también utiliza la misma estructura de autenticación, paginación y respuesta estándar de la API pública. Consultar listado paginado de ubicaciones Función: Obtiene un listado de ubicaciones con sus datos básicos, permitiendo aplicar filtros como ciudad, país o estado, además de paginar los resultados. Parámetros Parámetro Tipo Obligatorio Descripción filters[city] string No Ciudad de la ubicación. Ej: San José filters[country] string No País de la ubicación. Ej: Costa Rica filters[status] string No Estado de la ubicación. Ej: activo skip integer No Registros a omitir. Ej: 0 take integer Sí Registros a retornar. Ej: 10 Pasos para ejecutar la consulta Ingrese a: {BASE_URL}/api/public/v1/locations Busque la sección locations → Listado de ubicaciones . Si desea filtrar, complete los campos: Ciudad País Estado skip take (obligatorio) Pulse “Enviar petición” . Si existen registros, recibirá un 200 OK con los datos de cada ubicación. Si ocurre un error interno, la API responderá con 500 INTERNAL_ERROR . Módulo de pagos El módulo de Pagos (Payments) permite acceder a los movimientos financieros asociados a reservas. Comparten la misma estructura de autenticación y respuesta que los módulos anteriores. Obtener listado paginado de pagos Función: Obtener una lista paginada de pagos, permitiendo filtrar por fechas, reserva, moneda, método de pago, pagador o IDs específicos. Parámetros disponibles Parámetro Descripción take Cantidad de registros a retornar (obligatorio). skip Cantidad de registros a omitir. filters[payment_ids] IDs de pagos separados por comas (opcional). filters[reservation_id] ID de la reserva asociada (opcional). filters[date_from] Fecha inicial del rango de pago (Y-m-d) (opcional). filters[date_to] Fecha final del rango de pago (Y-m-d) (opcional). filters[currency_code] Código de moneda del pago, ej: USD (opcional). filters[method] Slug del método de pago, ej: efectivo (opcional). filters[payer_identification] Identificación del pagador (opcional). Pasos para ejecutar la consulta Ingrese a {BASE_URL}/api/public/v1/payments Busque la sección payments → Listado paginado de pagos . En el campo take , indique cuántos registros desea obtener (por ejemplo, 10). Si lo necesita, agregue filtros como: date_from y date_to para un rango de fechas. reservation_id si quiere pagos de una reserva específica. currency_code , method o payer_identification . Pulse “Enviar petición” . Verifique la respuesta: si la solicitud es correcta, recibirá un código 200 OK con los datos paginados. Consultar información de un pago en específico por ID. Función: Obtener la información básica y detallada de un pago identificado por su {id} Parámetros disponibles Parámetro Tipo Descripción id integer Identificador del pago que se desea consultar (obligatorio). Ejemplo: 87 Pasos para ejecutar la consulta Ingrese a {BASE_URL}/api/public/v1/payments Busque la sección payments  → Consultar información de un pago por ID . En el campo id , escriba el identificador del pago que desea consultar. Pulse “Enviar petición” . Si el registro existe, recibirá un código 200 OK con toda la información del pago. Si el pago no se encuentra, el sistema responderá con 404 NOT_FOUND . Ante errores inesperados, retornará 500 INTERNAL_ERROR . Módulo de Métodos de Pago (PaymentMethods) El módulo de Métodos de Pago (PaymentMethods) permite consultar todos los medios de pago disponibles dentro del sistema. Mantiene la misma estructura de autenticación, paginación y formato de respuesta utilizada en los demás módulos públicos. Obtener el listado completo de métodos de pago Función: Retorna un listado paginado de los métodos de pago registrados en la plataforma Parámetros Parámetro Tipo Obligatorio Descripción filters[status] string No Filtra por estado (activo/inactivo) skip integer No Registros a omitir take integer Sí Registros a retornar (máximo permitido) Pasos para ejecutar la consulta Ingrese a: {BASE_URL}/api/public/v1/paymentMethods Diríjase a la sección: paymentMethods → Obtener listado completo de métodos de pago Complete los parámetros según lo necesite: filters[status]: Filtrar por estado (opcional) skip: Registros a omitir (opcional) take: Registros a retornar (obligatorio) Pulse “Enviar petición” . Si todo está correcto, el sistema responderá con 200 SUCCESS y el listado solicitado. Si ocurre un error inesperado, se mostrará un 500 INTERNAL_ERROR . Módulo de Tipos de Proveedores (ProvidersType) El módulo de Tipos de Proveedores (ProvidersType) permite acceder al listado completo de categorías de proveedores disponibles en el sistema. Sigue la misma estructura estándar de autenticación y respuesta que el resto de los módulos públicos. Obtener el listado completo de tipos de proveedores Función: Retorna un conjunto paginado de tipos de proveedores registrados en la base de datos. Parámetros Parámetro Tipo Obligatorio Descripción skip integer No Cantidad de registros a omitir. Ej: 0 take integer Sí Cantidad de registros a retornar. Ej: 10 Pasos para ejecutar la consulta Ingrese a: {BASE_URL}/api/public/v1/providersType Busque la sección: providersType → Obtener todos los tipos de proveedores Complete los parámetros: skip: cantidad de registros a omitir (opcional) take: cantidad de registros a retornar (obligatorio) Pulse “Enviar petición” . Si la consulta es exitosa, recibirá un 200 OK con el listado de tipos de proveedores. Si ocurre un problema inesperado, el sistema responderá con 500 INTERNAL_ERROR . Módulo de reembolsos El módulo de reembolsos (Refunds) permite acceder a los movimientos financieros asociados a reservas. Comparten la misma estructura de autenticación y respuesta que los módulos anteriores. Obtener listado paginado y filtrado de reembolsos. Función: Devuelve un listado de reembolsos aplicando filtros opcionales como fechas, moneda, método, identificación del receptor, IDs específicos, entre otros. Este endpoint permite consultar un listado paginado de reembolsos registrados en el sistema. La API permite aplicar filtros para refinar la búsqueda y obtener únicamente los reembolsos deseados. Cada reembolso incluido en la respuesta contiene: ID del reembolso ID de la reserva asociada Valor y moneda Fecha del reembolso Concepto Método de reembolso Cuenta bancaria utilizada Datos del receptor (nombre completo, identificación, email) Fecha de creación del registro Los resultados pueden ser paginados usando los parámetros skip y take , y se ordenan por ID en orden descendente. Consultar información de un reembolso por ID. Función : Obtiene los datos completos de un reembolso específico usando su identificador. Este endpoint permite consultar la información detallada de un reembolso registrado en el sistema. Al enviar un ID válido, la API retorna los datos principales del reembolso, incluyendo: ID del reembolso ID de la reserva asociada Valor y moneda Fecha del reembolso Concepto Método de reembolso Cuenta bancaria utilizada Datos del receptor (nombre completo, identificación, email) Fecha de creación del registro Si el reembolso no existe, la API responde con un NOT_FOUND . Si ocurre un error inesperado, retorna INTERNAL_ERROR . Pasos generales: Ingrese a {BASE_URL}/docs/api . Busque la sección de Reembolsos . Ingrese los parámetros solicitados ( take , skip , fechas, etc.). Envíe la petición y verifique la respuesta 200 OK . Módulo de Reservas El módulo de Reservas devuelve las reservas asociadas a cada cliente, filtradas por su identificador o por estados de reservas y fechas.  💡 Nota: Actualmente, las consultas devuelven únicamente las reservas del cliente titular . Si desea incluir pasajeros no titulares, consulte con el equipo técnico de Airvi si esta opción está habilitada en su instancia. Consultar reservas por ID  Ruta: GET {BASE_URL}/api/public_api/clients/{ id }/reservations Parámetros disponibles: Parámetro Descripción assignment_date_from , assignment_date_to Fecha de asignación del viaje. trip_date_from , trip_date_to Fecha del viaje. skip , take Control de paginación. Pasos: Reemplace {id} por el ID del cliente. Escriba las fechas en formato YYYY-MM-DD . Envíe la petición. Verifique que el resultado sea 200 OK . Si no hay registros, el sistema devolverá un arreglo vacío en data.items . Consultar reservas Función: Devuelve un listado paginado de reservaciones que puede ser filtrado según diferentes criterios operativos. Ruta: GET { BASE_URL } /api/ public / reservations Descripción general: Esta función retorna una lista de reservaciones aplicando los siguientes filtros opcionales : Rango de fechas del viaje: trip_date_from , trip_date_to Rango de fechas de asignación: assignation_date_from , assignation_date_to Estado de la reserva: confirmado , borrador , cancelado Estado del pago: pagado , impagado , abonado Datos incluidos por cada reserva: Identificadores de la reserva ( ID y UUID ) Moneda y valores financieros ( total a pagar , monto pendiente , abonado ) Fecha de asignación Información del viaje ( nombre , fecha , estado ) Estado actual de la reserva y del pago Comportamiento de la respuesta: Los resultados se devuelven paginados mediante los parámetros skip y take . El listado se ordena automáticamente por la fecha del viaje en orden descendente . Si ocurre un error durante la consulta, la API retorna un mensaje con estado INTERNAL_ERROR e incluye el campo trace_id para seguimiento técnico. Módulo de Categorías de Transacciones (TransactionCategory) El módulo de Categorías de Transacciones (Transaction Categories) permite consultar y gestionar los tipos de categorías asociadas a movimientos financieros del sistema. Este módulo mantiene la misma estructura de autenticación, paginación y formato de respuesta estándar que el resto de la API pública. Consultar listado paginado de categorías de transacciones Función: Obtiene un listado paginado de categorías de transacciones con sus datos básicos, permitiendo filtrar por estado (activo o inactivo). Parámetros Parámetro Tipo Obligatorio Descripción filters[status] string No Estado de la categoría. Ej: activo skip integer No Registros a omitir. Ej: 0 take integer Sí Registros a retornar. Ej: 10 Pasos para ejecutar la consulta Ingrese a: {BASE_URL}/api/public/v1/transactionCategory Busque la sección transactionCategory → Listado de categorías de transacciones . Si desea filtrar, seleccione o escriba: Estado (activo / inactivo) skip take (obligatorio) Pulse “Enviar petición” . Si la consulta es exitosa, recibirá un 200 OK con la lista de categorías. Si ocurre un problema inesperado, el sistema responderá con 500 INTERNAL_ERROR . Módulo de Usuarios (Users & Providers) Este módulo permite acceder a la información de usuarios registrados en el sistema, tanto proveedores como usuarios internos. Los endpoints comparten la misma estructura de autenticación, paginación y formato de respuesta que los demás módulos públicos de la API. Obtener listado paginado de proveedores Función: Obtiene un listado paginado de proveedores, aplicando filtros opcionales por ID, documento y estado. Parámetros Parámetro Tipo Obligatorio Descripción filters[document] string No Número de documento del proveedor filters[status] string No Estado del proveedor (activo / inactivo) filters[user_ids] string No IDs separados por comas skip integer No Cantidad de registros a omitir take integer Sí Cantidad de registros a retornar Pasos para ejecutar la consulta Ingrese a {BASE_URL}/api/public/v1/providers. Busque la sección Providers → Obtener listado paginado de proveedores . En el campo take , escriba cuántos registros desea obtener. Si desea aplicar filtros, agregue document, status o user_ids. Pulse “Enviar petición” . Si la consulta es exitosa, recibirá un 200 OK con los proveedores encontrados. Si ocurre un problema durante la consulta, el endpoint retornará 500 INTERNAL_ERROR . Consultar Listado paginado de usuarios Función:  Obtiene un listado paginado de usuarios cuyo rol corresponde a user , excluyendo los roles system y super_administrador , con filtros opcionales por documento, estado e IDs. Parámetros Parámetro Tipo Obligatorio Descripción filters[document] string No Número de documento del usuario filters[status] string No Estado del usuario (activo / inactivo) filters[user_ids] string No IDs separados por comas skip integer No Cantidad de registros a omitir take integer Sí Cantidad de registros a retornar Pasos para ejecutar la consulta Ingrese a {BASE_URL}/api/public/v1/users. Busque la sección Users → Obtener listado paginado de usuarios . En el campo take , escriba cuántos registros desea obtener. Si necesita filtrar, agregue document, status o user_ids. Pulse “Enviar petición” . Si la información existe, recibirá un 200 OK con los datos paginados. Si ocurre un error inesperado, la API responderá con 500 INTERNAL_ERROR . Módulo de Planes (Plans) Obtener listado paginado de planes Este módulo permite consultar los planes disponibles en el sistema mediante un listado paginado. El endpoint admite filtros opcionales para facilitar la búsqueda por ID, tipo de plan o término de búsqueda. La estructura de autenticación, paginación y formato de respuesta es consistente con los demás módulos públicos de la API. Función: Devuelve un listado paginado de planes que puede ser filtrado por ID, tipo de plan o término de búsqueda. Parámetros Parámetro Tipo Obligatorio Descripción filters[plan_id] integer No ID del plan filters[plan_type] string No Tipo de plan (ej. alojamiento) search string No Término de búsqueda skip integer No Cantidad de registros a omitir take integer Sí Cantidad de registros a retornar Pasos para ejecutar la consulta Ingrese a {BASE_URL}/api/public/v1/plans . Busque la sección Plans → Obtener listado paginado de planes . En el campo take , escriba cuántos registros desea obtener. Si desea aplicar filtros, agregue plan_id , plan_type o search . Pulse “Enviar petición” . Si la consulta es exitosa, recibirá un 200 OK con los planes encontrados. Si ocurre un problema durante la consulta, el endpoint retornará 500 INTERNAL_ERROR . Obtener listado de tipos de productos Este módulo permite consultar los tipos de productos disponibles en el sistema. El endpoint devuelve una lista de tipos de planes que pueden ser utilizados para clasificar los productos y mantiene la misma estructura de autenticación y formato de respuesta de los demás módulos públicos de la API. Función: Devuelve una lista de los tipos de productos disponibles. Parámetros Este endpoint no requiere parámetros para la consulta. Pasos para ejecutar la consulta Ingrese a {BASE_URL}/api/public/v1/plan_types . Busque la sección Plan Types → Obtener listado de tipos de productos . Pulse “Enviar petición” . Si la consulta es exitosa, recibirá un 200 OK con los tipos de productos disponibles. Si no se envía un token válido, el endpoint retornará 401 UNAUTHORIZED . Si ocurre un problema durante la consulta, el endpoint retornará 500 INTERNAL_ERROR . Asignación de transporte Se podrá acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Asignación de transporte. Este módulo permite visualizar y gestionar la asignación de transporte asociada a las reservas de viajes. Aquí se puede identificar el vehículo asignado, el tipo de contrato del servicio y los responsables involucrados en la gestión comercial, contable y logística. Además, muestra información del viaje como destino, fecha de salida y fecha de registro de la asignación, facilitando el control operativo del transporte utilizado en cada servicio. Filtros principales Número de la reserva Producto Tipo de contrato Vehículos Agente contable Agente comercial Agente de logística Viajes que salen desde / hasta Fecha del registro desde / hasta Estado de la reserva Medios de pago Se podrá acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón medios de pago: Este módulo permite gestionar los medios de pago disponibles en el sistema. Desde esta sección se pueden crear nuevos métodos de pago, así como consultar su nombre y estado (activo o inactivo). Estos medios son utilizados en los procesos de registro de pagos, permitiendo estandarizar las opciones disponibles como transferencias, tarjetas, efectivo, pasarelas u otros métodos definidos por la agencia. Filtros principales Ingrese términos de búsqueda Seleccionar estado Preguntas frecuentes generales En este apartado estarán las respuestas a las preguntas frecuentes generales sobre Airvi ¿Por qué no me funciona desde mi internet pero sí desde el celular? En este caso, el sistema sí está funcionando correctamente. El problema ocurre porque tu proveedor de internet (el que te da el servicio en tu casa u oficina) puede estar presentando una falla temporal en la conexión hacia la plataforma. Para explicarlo fácil: Cuando entras a una página web, tu internet sigue una “ruta” para llegar al sistema. A veces esa ruta puede estar lenta, congestionada o con alguna falla. Por eso desde tu red no carga, pero desde los datos del celular (que usan otro proveedor y otra ruta) sí funciona sin problema. Esto no significa que el sistema esté caído, sino que la conexión desde esa red específica está teniendo un inconveniente temporal. ¿Qué puedes hacer? Reiniciar el módem o router. Esperar unas horas e intentar nuevamente. Probar conectarte desde otra red. Normalmente, este tipo de situaciones se corrige solo cuando el proveedor estabiliza la conexión. Gestión de Saldo a Favor por Cancelación Parcial de Reserva Cuando una reserva recibe un pago superior al valor final aplicable (por ejemplo, debido al retiro de un pasajero), se genera un saldo a favor del cliente. Este procedimiento define cómo debe registrarse y administrarse dicho saldo para mantener la consistencia contable y la trazabilidad del sistema. 1. Escenario ejemplo Pago recibido: $8400000 Reserva #1235 Cancelación de un pasajero: genera saldo a favor de $1000000. Valor final real de la reserva: $7400000 2. Ajuste de la reserva Modificar el pago aplicado a la reserva para que refleje únicamente el valor real correspondiente ($100.000). La reserva debe quedar con el valor correcto, sin excedentes aplicados. 2.1 Registro del saldo a favor Se deberá ingresar al módulo de transacciones. El sistema registrará automáticamente el saldo a favor de dicho cliente y quedará disponible para utilizarlo en reservaciones futuras del mismo. Recomendaciones para la Carga Correcta de Imágenes Al crear o editar una cotización que incluye imágenes, es importante asegurarse de que todas las imágenes se carguen completamente antes de visualizar o compartir la cotización. El sistema muestra una notificación indicando que la imagen se encuentra en proceso de carga. 1. Inconveniente si no finaliza la carga Si se intenta visualizar o continuar el proceso antes de que las imágenes terminen de cargarse, puede generarse un mensaje de error en el sistema (Error 500), impidiendo la correcta visualización del contenido. Este comportamiento se presenta cuando la carga de archivos no ha finalizado completamente. 2. Recomendaciones durante la carga Para garantizar que las imágenes se visualicen correctamente, se recomienda: Esperar a que el proceso de carga finalice completamente. Verificar que las imágenes aparezcan correctamente antes de continuar. No cerrar ni actualizar la página mientras las imágenes estén cargando. Confirmar que ya no se visualice el mensaje de “cargando imagen”. 3. Validación Final Una vez finalizada la carga, se sugiere revisar el contenido para asegurarse de que todas las imágenes se visualicen correctamente y sin interrupciones. Resultado Esperado Siguiendo estas recomendaciones, se evita la aparición del Error 500 relacionado con cargas incompletas y se garantiza una visualización adecuada en el sistema. ¿Dónde se registran los gastos administrativos? Los gastos administrativos deben registrarse dentro del Módulo de Transacciones mediante la creación de una nueva transacción de tipo Gastos . Los gastos administrativos corresponden a todos aquellos egresos necesarios para el funcionamiento operativo de la empresa, como servicios públicos, suministros de oficina, tecnología, publicidad, entre otros. 1. Para registrar un gasto administrativo, ingrese al módulo Transacciones , haga clic en Crear nueva transacción (+) y seleccione el tipo de transacción Gastos . Luego elija la categoría de transacción que corresponda al egreso, por ejemplo: gastos administrativos, planes de telefonía e internet, marketing digital, publicidad física, servicios públicos u otros gastos. Cuando el gasto administrativo corresponde a un tercero externo, como Claro, Movistar, un arrendador, una empresa de servicios públicos u otro proveedor , este debe estar registrado previamente en el módulo Usuarios y proveedores . Luego, al crear la transacción, se debe seleccionar ese tercero en el campo Proveedor . Esto permite dejar trazabilidad de a quién se realizó el pago y facilita futuras consultas en reportes financieros. Para este tipo de gastos, es importante desmarcar la casilla de Cruce y asignación de saldos , ya que no corresponde a una reserva, factura de proveedor de una reserva, reembolso o comisión registrada en Airvi. En este caso, la transacción queda registrada únicamente como un gasto administrativo de la agencia. Finalmente, se debe completar el valor, la cuenta bancaria, la forma de pago, el concepto y guardar la transacción desde el ícono de guardar. ¿Por qué un cliente no aparece en el listado de pasajeros al agregarlo a una reserva? En el módulo de Viajes , el sistema permite crear múltiples reservas dentro de un mismo viaje. Cada reserva corresponde a un grupo de pasajeros que participarán en ese viaje. Sin embargo, el sistema aplica una regla de validación que impide que un mismo cliente  sea registrado como pasajero en más de una reserva dentro del mismo viaje. Por esta razón, cuando un cliente ya se encuentra asociado a una reserva dentro de ese viaje, no aparecerá en el listado de clientes disponibles al intentar agregarlo a otra reserva del mismo viaje. 1. Ejemplo del comportamiento Ejemplo de intento de registro de un pasajero en múltiples reservas del mismo viaje. Cliente: Documento 1792024440 Reserva existente: #7 Reserva donde se intenta agregar: #9 En este caso, el cliente ya se encuentra registrado como pasajero en la Reserva #7 del mismo viaje. Al intentar agregarlo a la Reserva # 9 , el sistema no lo mostrará en el listado de clientes disponibles , ya que la validación impide duplicar pasajeros dentro del mismo viaje. 2. Resultado esperado El sistema evita que un mismo cliente sea registrado como pasajero en más de una reserva dentro del mismo viaje. Esto permite: Evitar duplicidad de pasajeros en un viaje. Mantener consistencia en la información de reservas . Garantizar un control claro de los pasajeros asociados a cada viaje . ¿Por qué en la confirmación solo aparece un punto de encuentro? Cuando un viaje tiene múltiples puntos de encuentro (por ejemplo, salidas desde diferentes ciudades), es necesario configurar y asignar correctamente esta información dentro del sistema para que se refleje adecuadamente en la confirmación. El sistema permite manejar varios puntos de encuentro, pero estos deben ser definidos previamente en el producto y asignados individualmente a cada cliente dentro de la reserva. 1. Configuración de puntos de encuentro en el producto Antes de crear la reserva, se deben registrar todos los puntos de encuentro necesarios dentro del producto o servicio. Esto permite que, al momento de generar la reserva, el sistema tenga disponibles todas las opciones para asignarlas a los clientes. Ejemplo de puntos de encuentro: 2. Asignación del punto de encuentro en la reserva Una vez creada la reserva, se debe ingresar a la sección de clientes y asignar el punto de encuentro correspondiente en la columna “Lugar” para cada pasajero. Cada cliente puede tener un punto de encuentro diferente según corresponda. Es importante validar que: Todos los clientes tengan un punto de encuentro asignado La selección se haya guardado correctamente 3. Resultado esperado Si los puntos de encuentro están correctamente configurados y asignados: El sistema podrá diferenciar los lugares de salida por viaje Se mantendrá la coherencia operativa del viaje Se evitarán errores en la información mostrada en la confirmación En caso de que no se asignen correctamente, la confirmación puede mostrar únicamente un punto de encuentro, generalmente el primero registrado. ¿Por qué no puedo continuar o por qué me aparece que mi viaje ha sido omitido al crearlo en el Programador de Viajes? Cuando se intenta programar un viaje en el Programador de Viajes, no puedo continuar o me aparece omitido el viaje. ¿Por qué sucede y cómo lo soluciono? Solución Airvi no permite crear viajes duplicados en una misma fecha. Si ya existe un viaje programado para la fecha seleccionada, el sistema omite esa fecha y no muestra la opción para continuar. Para permitir la creación de múltiples viajes en la misma fecha, simplemente activa la casilla: Al seleccionar esta opción, el sistema no aplicará la validación de fechas repetidas y podrás crear todas las salidas necesarias sin restricciones. ¿Qué informe puedo usar para ver la utilidad de la agencia? Definir qué informes del sistema permiten identificar la utilidad de la agencia, explicando su alcance, nivel de detalle y casos de uso. 1. Informe de facturación de clientes El informe de Facturación de Clientes presenta la información financiera por reserva, permitiendo analizar de forma detallada los ingresos, costos y la utilidad generada para la agencia en cada operación. 1.1 Nivel de análisis Nivel: Reserva / Cliente Enfoque: Detalle financiero Uso principal: Control de rentabilidad individual 1.2 Información de ingresos Este informe incluye, entre otros, los siguientes campos relacionados con ingresos: Total (antes de descuentos) Valor pagado por el cliente Ingresos propios Base IVA de ingresos propios IVA de ingresos propios Descuentos comerciales Descuentos por comisión 1.3 Información de gastos Permite identificar claramente los costos asociados a la reserva: Ingresos para terceros Valor no comisionable de facturas de proveedores Cuota de costo global del proveedor Comisión del agente Comisión del intermediario Comisión final del agente 1.4 Resultado financiero Campos clave para evaluar la utilidad: Utilidad total Porcentaje de comisión de la agencia sobre la utilidad total Saldo del cliente Reembolsos (si aplican) 1.5 Uso recomendado Este informe es el principal para responder preguntas como: ¿Cuánta utilidad deja una reserva? ¿Qué cliente o venta fue más rentable? ¿Cómo se distribuyen ingresos, costos y comisiones? 2. Informe de Viajes El informe de Viajes consolida información financiera a nivel de viaje o producto turístico, mostrando resultados globales y no el detalle por reserva individual. 2.1 Nivel de análisis Nivel: Viaje Enfoque: Consolidado Uso principal: Evaluación de rentabilidad del producto 2.2 Información de ingresos Incluye campos como: Valor total COP Valor pagado Ingreso propio Base IVA ingreso propio IVA ingreso propio 2.3 Información de gastos Permite visualizar los costos globales del viaje: Total proveedor Pagado a proveedores Saldo pendiente a proveedores Comisiones de agentes Comisiones de intermediarios 2.4 Resultado financiero Utilidad total del viaje Saldo general 2.5 Consideraciones importantes No discrimina información por reserva No muestra el detalle cliente a cliente Ideal para análisis comparativo entre viajes 3. Diferencias clave Característica Facturación de Clientes Viajes Nivel de detalle Por reserva Por viaje Utilidad Detallada Consolidada Análisis de comisiones Sí Sí (global) Análisis por cliente Sí No 3.1 Uso complementario Ambos informes se complementan: Facturación de clientes → Control financiero detallado Viajes → Evaluación estratégica del producto 4. Recomendación final Para conocer la utilidad real de la agencia , se recomienda utilizar principalmente el informe de Facturación de Clientes . El informe de Viajes debe usarse como apoyo para analizar la rentabilidad general de cada viaje o salida programada. Diferencia entre Reporte de Pagos por Reserva y Reporte de Historial de Pagos 1. Reporte de pagos por reserva El Reporte de Pagos por Reserva presenta los pagos agrupados por cada reserva , permitiendo visualizar cómo se distribuyen los abonos dentro de una reserva específica, sin importar la fecha en que se haya realizado cada pago. 1.2 Criterio de organización Los pagos se agrupan por reserva . El orden del reporte se basa en la fecha de viaje , según los filtros aplicados. La fecha del pago no es el criterio principal para la visualización. 1.3 Información presentada Este reporte puede incluir: Número de reserva Listado de pagos asociados a la reserva Fecha de cada pago Valor del pago Total abonado a la reserva Ejemplo: Reserva 1518 Pago #15 – 10 de febrero – $45.000 Pago #45 – 5 de junio – $55.000 Pago #98 – 10 de agosto – $145.000 1.4 Uso recomendado Este reporte es ideal para responder preguntas como: ¿Qué pagos tiene una reserva específica? ¿Cuánto se ha abonado a una reserva en total? ¿Cuál es el estado de pago de una reserva frente a su viaje? 2. Reporte de historial de pagos El Reporte de Historial de Pagos muestra el listado completo de pagos registrados en el sistema , funcionando como un registro detallado de todas las transacciones realizadas. 2.2 Criterio de organización Los pagos se listan según su fecha de registro o creación . No agrupa la información por reserva. Permite múltiples filtros para análisis financiero. 2.3 Información presentada Incluye, entre otros, los siguientes campos: Número de pago Pagador Fecha de registro y fecha de pago Reserva asociada Valor y moneda TRM y valor aproximado en COP Forma de pago Cuenta bancaria Estado de verificación Notas adicionales 2.4 Filtros disponibles Fecha Banco Forma de pago Agente de viajes Estado de verificación 2.5 Uso recomendado Este reporte es el más adecuado para responder preguntas como: ¿Cuántos pagos se realizaron en un mes específico? ¿Cuál es la suma total de abonos de un período? ¿Qué pagos están pendientes de verificación? ¿Cómo conciliar pagos con movimientos bancarios? 3. Diferencias clave Característica Pagos por reserva Historial de pagos Nivel de análisis Reserva Pago Agrupación Por reserva No Fecha principal Fecha de viaje Fecha de registro del pago Uso contable Parcial Principal Conciliación bancaria No recomendado Recomendado 4. Recomendación final Para analizar pagos asociados a reservas específicas , se recomienda usar Pagos por Reserva . Para obtener totales mensuales, sumas de abonos y conciliaciones contables , se debe usar Historial de Pagos . ¿Por qué aparece la etiqueta “Borrador” o “Confirmado” en el comprobante de reserva? La etiqueta que aparece en el comprobante indica el  estado actual de la reserva . Esta información permite identificar si la reserva todavía está en proceso de creación o si ya fue finalizada y confirmada dentro del sistema. El sistema permite mostrar u ocultar estas etiquetas en el voucher, según la configuración definida por la agencia. 1. Configuración de la etiqueta en el voucher Antes de generar o compartir el comprobante de reserva, es importante revisar la configuración del voucher. Desde esta sección, el sistema permite activar o desactivar la visualización de la etiqueta de estado para reservas en: Borrador Confirmado Esto permite que la agencia decida si desea mostrar esta información en el comprobante que se entrega al cliente o que se usa internamente. 2. ¿Qué significa cada estado? Borrador El estado Borrador significa que la reserva todavía está en proceso de creación. Puede aparecer cuando la reserva aún no ha sido finalizada, revisada o confirmada por completo. En este caso, la reserva todavía no debe considerarse como una reserva definitiva. Confirmado El estado Confirmado significa que la reserva ya fue completada y quedó registrada de forma definitiva en el sistema. Este estado indica que la reserva está activa y puede ser tomada como válida para la operación. Cancelado El estado Cancelado significa que la reserva fue anulada y ya no se encuentra activa. Una reserva cancelada ya no debe considerarse vigente dentro del proceso operativo. 3. Resultado esperado Si la configuración está activa, el comprobante mostrará la etiqueta correspondiente según el estado de la reserva. Por ejemplo: Estado de la reserva Lo que indica Borrador La reserva está pendiente de finalizar. Confirmado La reserva está activa y válida. Cancelado La reserva fue anulada y ya no está activa. Esto ayuda a que el equipo de trabajo y el cliente puedan identificar fácilmente la situación actual de la reserva. 4. ¿Cómo ocultar o eliminar la etiqueta Borrador o Confirmado? Si la agencia no desea que el estado de la reserva aparezca en el comprobante, puede desactivar esta opción desde los parámetros del sistema -> en la pestaña de comprobante de reserva De esta manera, el comprobante se generará sin mostrar la etiqueta de Borrador o Confirmado . Recomendación general Antes de enviar el comprobante al cliente, revisa el estado de la reserva. Si la reserva aparece como Borrador , significa que aún está en proceso y es importante validar que la información esté completa antes de compartirla. Cuando la reserva ya tiene la información completa y se registra al menos un pago, el sistema la cambia automáticamente al estado Confirmado . Esto indica que la reserva ya está activa y puede considerarse válida para la operación. ¿Cómo agregar un menor de edad a la reserva? En algunos casos, una agencia puede necesitar asignar como titular de una reserva a un pasajero menor de edad. Para realizar esta asignación, el sistema dispone del campo “Seleccione el titular de la reserva” . Desde este apartado se puede buscar y seleccionar la persona que quedará registrada como titular. El sistema permite elegir al pasajero correspondiente, incluso si se trata de un menor de edad, siempre que ya se encuentre registrado dentro de la plataforma. Después de seleccionar el titular, se debe hacer clic en el botón Aplicar para guardar el cambio en la reserva. Recomendación general Si la reserva está siendo gestionada por un colegio, empresa o entidad, esta puede quedar registrada como titular principal de la reserva cuando aplique. Sin embargo, si cada pasajero necesita manejar su reserva de forma independiente, se recomienda crear una reserva individual para cada uno. De esta manera, cada pasajero podrá quedar asociado a su propia reserva y la agencia podrá gestionar la información correspondiente de forma más organizada dentro del sistema. ¿Cómo reutilizar el correo electrónico de un usuario inactivo? Cuando un asesor o agente deja de trabajar en la agencia, es posible que se necesite asignar su correo electrónico a un nuevo usuario. Sin embargo, inactivar al usuario anterior no libera automáticamente su correo electrónico . El sistema seguirá identificando ese correo como registrado y mostrará un mensaje indicando que ya está siendo utilizado por otra persona. Procedimiento recomendado Para liberar el correo electrónico, realice los siguientes pasos: Busque al usuario que ya no pertenece a la agencia. Edite su información. Cambie el correo electrónico agregando una palabra que permita identificar que el usuario está inactivo. Guarde los cambios. Inactive el usuario anterior. Cree el nuevo usuario utilizando el correo electrónico original. Ejemplo Correo electrónico original: corporativo@airvi.com.co Puede modificar el correo del usuario anterior por alguna de estas opciones: corporativo_deshabilitado@airvi.com.co corporativo_inactivo@airvi.com.co corporativo_usuario_inactivo@airvi.com.co Después de guardar el cambio, el correo original: corporativo@airvi.com.co Quedará disponible para asignarlo a la nueva asesora. Nota: Se recomienda no eliminar el usuario anterior, ya que puede estar relacionado con reservas, pagos, clientes, comisiones u otros registros históricos dentro de Airvi. La opción más segura es modificar el correo electrónico e inactivar el usuario. ¿Cómo puedo cambiar la moneda de una reserva? Cuando una reserva ya está creada y se necesita manejar precios en dólares o en alguna otra divisa, primero se debe revisar que el viaje tenga disponible un conjunto tarifario configurado en USD o en la divisa correspondiente . El sistema permite trabajar con diferentes monedas, pero para que una reserva tome los precios en dólares, primero debe existir un conjunto tarifario con esa moneda y luego debe aplicarse dentro de la reserva. 1. Editar el viaje El primer paso es ingresar al viaje y seleccionar la opción Editar . Desde allí se debe bajar hasta la sección de Conjuntos tarifarios , donde se encuentran las tarifas que tiene configurado el viaje. 2. Clonar el conjunto tarifario existente Si el viaje ya tiene un conjunto tarifario creado, se puede usar la opción de clonar . Esto permite crear una copia del conjunto tarifario actual, conservando la información principal, para luego ajustarla sin tener que crear todo nuevamente desde cero. Después de clonarlo, se recomienda cambiar el nombre para identificarlo fácilmente. Por ejemplo: Conjunto tarifario Moneda Conjunto tarifario #1 - COP COP Conjunto tarifario #1 - USD USD 3. Cambiar la moneda del conjunto tarifario Después de clonar el conjunto tarifario, se debe ingresar a la sección de Tarifas y cambiar la moneda a USD . Luego se deben revisar o ajustar los valores de venta según corresponda. Es importante guardar los cambios después de modificar la moneda y las tarifas. 4. Guardar los cambios del viaje Una vez configurado el conjunto tarifario en dólares, se debe guardar el viaje. Este paso es importante porque permite que el nuevo conjunto tarifario quede disponible para ser usado dentro de las reservas. 5. Aplicar el conjunto tarifario en la reserva. Después de guardar el viaje, se debe regresar a la reserva. Dentro de la reserva, se debe ingresar al submódulo Plan y tarifas . Allí se debe seleccionar el conjunto tarifario en dólares y luego hacer clic en el botón Aplicar . 6. ¿Qué información se puede aplicar? Al aplicar un conjunto tarifario, el sistema puede permitir seleccionar qué información se desea actualizar en la reserva. Por ejemplo: Si solo se necesita cambiar los precios a dólares, se puede seleccionar únicamente  Tarifas de venta y luego hacer clic en Aplicar . 7. Resultado esperado Si el conjunto tarifario en dólares está correctamente creado y aplicado: Resultado Beneficio La reserva toma los valores en USD. El cliente verá los precios en dólares. Se mantiene la información del viaje organizada. Cada moneda puede tener su propio conjunto tarifario. Se evita editar manualmente cada tarifa en la reserva. El cambio se aplica desde una configuración ya creada. Bloqueo de pasajeros en la reserva El submódulo Bloqueo permite definir la cantidad de pasajeros de una reserva cuando aún no se cuenta con la información completa de cada viajero. Esta opción es útil para reservas grupales en las que ya se conoce el número total de cupos, pero todavía no se han registrado los datos individuales de los pasajeros. Para usarlo, ingrese a la reserva y abra la sección Bloqueo . Allí se mostrarán las tarifas disponibles, su etiqueta, valor y el campo Cantidad . En este campo se debe ingresar el número de pasajeros que corresponda a cada tarifa o acomodación. Por ejemplo, si la reserva es para 40 adultos, se escribe 40 en la tarifa Adulto y luego se hace clic en Guardar . El sistema tomará esas cantidades para calcular el total de la reserva sin necesidad de asignar todavía los clientes o pasajeros reales. Cuando posteriormente se registren los pasajeros definitivos en la reserva, se recomienda volver al submódulo Bloqueo , dejar las cantidades en 0 y guardar los cambios. Esto evita que el sistema duplique la cantidad de pasajeros o los valores de la reserva. Acceso a Airvi desde un dispositivo móvil Airvi no requiere instalación mediante APK. Para usar la plataforma desde el celular, el usuario debe ingresar al enlace asignado a su agencia desde el navegador del dispositivo e iniciar sesión con su usuario y contraseña. Es importante tener conexión a internet para acceder y trabajar correctamente en el sistema. Crear acceso directo en la pantalla de inicio Para facilitar el ingreso desde el celular, se puede crear un acceso directo de Airvi en la pantalla principal del dispositivo. Abra el navegador del celular e ingrese al enlace de Airvi de su agencia. Toque el menú de opciones del navegador, identificado con los tres puntos verticales. Seleccione la opción Añadir a pantalla de inicio . El sistema mostrará la opción para instalar o crear el acceso directo de Airvi. Toque Instalar para confirmar. Al finalizar, el ícono de Airvi aparecerá en la pantalla principal del celular. De esta manera, el usuario podrá ingresar a Airvi desde el ícono creado, sin necesidad de descargar una aplicación externa o instalar un archivo APK. Idioma del documento La opción  Idioma del documento permite definir el idioma en el que se generará la información del documento asociado al producto, cotización, viaje o reserva. Esta configuración aplica principalmente al voucher o documento generado para el cliente, permitiendo presentar la información en el idioma seleccionado. Ubicación por módulo Cotizaciones Se encuentra en Información general , debajo de las fechas de salida y regreso. Productos y viajes Se encuentra en Conjuntos tarifarios , al lado de la selección de temporada. Reservas Se encuentra en Plan y tarifas > Configuración general . ¿Para qué sirve? Sirve para indicar en qué idioma debe generarse el documento que recibirá el cliente. Esto es útil cuando se manejan clientes nacionales o internacionales y se requiere entregar la información del viaje en un idioma específico. Documentos afectados Esta configuración afecta el voucher generado desde: Producto Cotización Reserva En el caso de viajes , el idioma seleccionado servirá como base para las reservas que se creen a partir de ese viaje. Si el idioma se edita o se configura desde el inicio, las nuevas reservas creadas conservarán esa característica. Cómo cambiar el idioma Para cambiar el idioma, ingrese al módulo correspondiente, ubique el campo Idioma del documento y seleccione el idioma deseado en la lista disponible. Luego, guarde los cambios para que la configuración quede aplicada correctamente. ¿Cuándo debe seleccionarse? Se recomienda seleccionar el idioma antes de generar o enviar el voucher al cliente. Si el documento ya fue generado previamente, es recomendable validar nuevamente la información antes de compartirlo, para confirmar que se haya generado con el idioma correcto.