# Proveedores

<span lang="ES">En la sección de Proveedores, se gestionan las facturas y los pagos correspondientes a los gastos incurridos con los proveedores para una reserva específica.</span>

[![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/7jaaKqZXFm0Nzanh-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/7jaaKqZXFm0Nzanh-image.png)

<span lang="ES">Al registrar las facturas, es necesario completar todas las celdas, a excepción de la celda de observaciones, que es opcional. Los datos a diligenciar incluyen:</span>

- <span lang="ES">Ubicación/Sede.</span>
- <span lang="ES">Tipo de servicio: La categoría a la que pertenece el proveedor de servicio.</span>
- <span lang="ES">Fecha de cobro y de vencimiento.</span>
- <span lang="ES">Valor a pagar.</span>
- <span lang="ES">Comisión, en caso de aplicar.</span>
- <span lang="ES">Nombre del proveedor.</span>
- <span lang="ES">Referencia de la factura.</span>
- <span lang="ES">Impuestos de retención.</span>

[![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/zinJRN5P7uDOqm6t-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/zinJRN5P7uDOqm6t-image.png)

[![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/2hks98YTgR4yVOIE-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/2hks98YTgR4yVOIE-image.png)

#### **Registrar el pago de una factura de proveedor.**

En la sección **Proveedores**, se gestionan las facturas asociadas a los servicios contratados para una reserva, como alojamiento, transporte, asistencia, receptivos u otros servicios del viaje.

Después de registrar una factura de proveedor, el pago de esa factura se gestiona mediante una **transacción**.

Una transacción representa el movimiento financiero registrado en el sistema. Para este caso, corresponde a una **salida de dinero** de la agencia hacia un proveedor.

#### **Crear una transacción para pagar una factura de proveedor.**

Para registrar el pago de una factura, ingrese a la reserva correspondiente, ubique la sección **Proveedores** y haga clic en el botón con el signo (+) dentro de la columna de acciones en el registro de una factura.

[![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/OW6R06XWf807h9NO-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/OW6R06XWf807h9NO-image.png)

Al hacerlo, se abrirá el formulario de transacción, donde se registrará la información del pago al proveedor.

Para este proceso, el sistema manejará la transacción como:

**Tipo de transacción:** Gastos  
**Categoría:** Pagos a proveedores  
**Proveedor:** Proveedor asociado a la factura.

#### **Información obligatoria**

La información obligatoria para registrar la transacción es:

**Valor de la transacción:** monto que se pagará al proveedor.  
**Cuenta bancaria:** cuenta desde la cual se realizará el pago.

[![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/L5OFKM3k8Pz6WadR-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/L5OFKM3k8Pz6WadR-image.png)

También se pueden completar otros campos para mejorar la trazabilidad:

**Fecha:** día en que se realiza el pago.  
**Moneda:** moneda en la que se registra la transacción.  
**Tasa de cambio:** valor de conversión aplicado cuando la transacción se realiza en una moneda diferente.  
**Forma de pago:** medio utilizado para pagar al proveedor.  
**Referencia de pago:** número o código del comprobante, si aplica.  
**Ubicación/Sede:** sede relacionada con el movimiento.  
**Soporte contable:** archivo o comprobante asociado.  
**Observaciones:** Notas adicionales sobre el pago.

#### **Cruce y asignación de saldos**

En el formulario se encuentra la sección **Cruce y asignación de saldos**. Esta opción permite relacionar la transacción con facturas de proveedor pendientes.

[![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/nnhUjK7Z6E5IWGLJ-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/nnhUjK7Z6E5IWGLJ-image.png)

Después de guardar la transacción, Airvi buscará las facturas pendientes asociadas al proveedor seleccionado. Allí se podrá visualizar el saldo de cada factura y definir cuánto valor de la transacción se desea asignar.

#### **Asignar el pago a una factura**

En la sección de asignación se muestran tres valores principales:

**Valor de la transacción:** monto total registrado.  
**Valor asignado:** valor que ya fue aplicado a una o varias facturas.  
**Valor sin asignar:** saldo de la transacción que aún no se ha distribuido.

[![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/fCtlaOxWmk8sVCsG-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/fCtlaOxWmk8sVCsG-image.png)

Para aplicar el pago, ingrese el valor en el campo **Valor a asignar** y haga clic en **Asignar**. El sistema solicitará confirmación antes de relacionar el pago con la factura.

Una vez confirmado, el valor quedará aplicado a la factura del proveedor.

#### **Formas de asignación**

El pago puede aplicarse de diferentes maneras:

[![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/rXuqLTSoKp9ihzRn-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/rXuqLTSoKp9ihzRn-image.png)

**Asignación total:** Cuando el pago cubre completamente el saldo pendiente de una factura.  
**Asignación parcial:** cuando solo se paga una parte del saldo pendiente.  
**Asignación múltiple:** cuando una misma transacción se distribuye entre varias facturas del mismo proveedor.

#### **Validaciones importantes**

El sistema valida que la asignación sea correcta antes de guardar:

**No se puede asignar un valor superior al saldo disponible de la transacción.**  
**No se puede asignar un valor superior al saldo pendiente de la factura.**  
**Una transacción puede quedar parcialmente asignada.**  
**Una transacción puede quedar sin asignar si todavía no se distribuye.**  
**Una transacción puede asignarse a una o varias facturas pendientes del mismo proveedor.**

#### **Moneda y tasa de cambio**

Si la factura o el pago se manejan en una moneda diferente a la moneda local, el sistema permite seleccionar la moneda de la transacción y revisar la tasa de cambio aplicada.

La tasa de cambio afecta el valor convertido, el valor asignado y el saldo pendiente de la factura. Por esta razón, se recomienda verificar la TRM antes de guardar y asignar el pago.

#### **Soportes del pago**

La transacción permite adjuntar archivos de soporte, como comprobantes de pago, documentos contables o imágenes.

[![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/XfhJQGLCcrAlQeOy-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/XfhJQGLCcrAlQeOy-image.png)

Desde la columna **Soportes**, al hacer clic en **Ver archivos**, se abrirá una ventana donde se podrán consultar los archivos cargados previamente y agregar nuevos documentos relacionados con el pago al proveedor.

#### **Historial y consulta**

Después de registrar y asignar la transacción, el pago quedará relacionado con la factura del proveedor y podrá consultarse desde la reserva y desde el módulo general de **Transacciones**.

[![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/saaNtnog2TiHkBDD-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/saaNtnog2TiHkBDD-image.png)

[![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/pidc941Axw3ldb74-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/pidc941Axw3ldb74-image.png)

Desde allí se podrá revisar información como fecha de pago, proveedor, valor, moneda, cuenta bancaria, forma de pago, valor asignado, saldo sin asignar, soporte y usuario que registró la transacción.

#### **<span lang="ES">Herramientas</span>**

<table border="1" id="bkmrk-modificar-la-informa" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 182.514px; border: 1px solid rgb(0, 0, 0);"><colgroup><col style="width: 14.8987%;"></col><col style="width: 85.1013%;"></col></colgroup><tbody><tr style="height: 75.7102px;"><td style="height: 75.7102px; border-color: rgb(0, 0, 0);">[![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/8w3B6m3fLOATOwJn-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/8w3B6m3fLOATOwJn-image.png)

</td><td style="height: 75.7102px; border-color: rgb(0, 0, 0); text-align: justify;">Modificar la información registrada en la factura o en el pago.

</td></tr><tr style="height: 62.3011px;"><td style="height: 62.3011px; border-color: rgb(0, 0, 0);">[![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/AHADiMqWiQzCYe1F-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/AHADiMqWiQzCYe1F-image.png)

</td><td style="height: 62.3011px; border-color: rgb(0, 0, 0); text-align: justify;">**Eliminar registro.**

</td></tr><tr><td style="border-color: rgb(0, 0, 0);">[![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/R4wlSJUBNC3iUeDB-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/R4wlSJUBNC3iUeDB-image.png)

</td><td style="border-color: rgb(0, 0, 0); text-align: justify;">**Para registrar una transacción para poder asignársela a una factura de proveedores.**

</td></tr><tr><td style="border-color: rgb(0, 0, 0);">[![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-03/scaled-1680-/2nNM59lGvkVZqveH-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-03/2nNM59lGvkVZqveH-image.png)

</td><td style="border-color: rgb(0, 0, 0); text-align: justify;">**Visualiza al detalle la factura en una nueva pestaña del navegador.**

</td></tr><tr><td style="border-color: rgb(0, 0, 0);">[![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-03/scaled-1680-/5BTik3YhBztuo0Du-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-03/5BTik3YhBztuo0Du-image.png)

</td><td style="border-color: rgb(0, 0, 0); text-align: justify;">**Descarga un archivo con el detalle de la factura de proveedores.**

</td></tr><tr style="height: 44.5028px;"><td style="height: 44.5028px; border-color: rgb(0, 0, 0);">[![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/T0ayJbbu8ejbrLbW-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/T0ayJbbu8ejbrLbW-image.png)

</td><td style="height: 44.5028px; border-color: rgb(0, 0, 0);">**Permite adjuntar a la factura.**

</td></tr></tbody></table>

#### **<span lang="ES">Para modificar la información registrada en una factura o en un pago</span>**

- <span lang="ES">Localiza la factura o el pago que deseas modificar en la lista correspondiente.</span>
- <span lang="ES">Haz clic en el ícono de edición.</span>
- <span lang="ES">Una vez dentro de la factura o el pago, podrás modificar los campos necesarios, como la fecha, el valor, la referencia, la forma de pago, etc.</span>
- <span lang="ES">Después de realizar los cambios necesarios, guarda la información actualizada. Dependiendo del sistema, puede haber un botón de "Guardar" o "Actualizar" que debas hacer clic para confirmar los cambios.</span>

#### **<span lang="ES">Relacione el valor o porcentaje de la retención aplicada a una factura de proveedor</span>**

<span lang="ES">También puede relacionar el valor de la retención aplicada a una factura de proveedor. Con esta funcionalidad, evitará diferencias entre el valor que sale de su cuenta y el valor registrado en Airvi como pagado al proveedor.</span>

[![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/zinJRN5P7uDOqm6t-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/zinJRN5P7uDOqm6t-image.png)

[![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/2hks98YTgR4yVOIE-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/2hks98YTgR4yVOIE-image.png)

[![image.png](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/ZQI7A0HXM1Qcc7fj-image.png)](https://v5.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-07/ZQI7A0HXM1Qcc7fj-image.png)