Reembolsos
En la secci贸n de Reembolsos, se registran las devoluciones de dinero realizadas a los clientes. El sistema solicitar谩 la fecha del reembolso, el valor, el nombre del beneficiario, y si el reembolso corresponde a un grupo o es individual. Tambi茅n se podr谩 adjuntar el comprobante de la transacci贸n y especificar el motivo del reembolso. Adicionalmente, se ofrece la opci贸n de agregar notas u observaciones, as铆 como seleccionar la cuenta desde la cual se hizo la devoluci贸n, de forma opcional, y finalmente guardar.
Adjuntar archivos a un reembolso
Para agregar archivos a los reembolsos de una reserva es desde el panel de reembolsos, en la columna "Soportes". Al hacer clic en "Ver archivos", se abrir谩 una ventana que mostrar谩 los archivos previamente cargados, si existen. En esta misma ventana, los usuarios tambi茅n pueden agregar nuevos archivos relacionados con el pago de reembolsos, lo que facilita la gesti贸n y organizaci贸n de los documentos de soporte.
Los reembolsos de una reserva se gestionan mediante transacciones. Una transacci贸n representa el movimiento financiero registrado en el sistema y puede asociarse a un tercero, en este caso, a un cliente.
Para los reembolsos, la transacci贸n corresponde a una salida de dinero de la agencia hacia el cliente. Despu茅s de crearla, Airvi identifica los saldos o incidencias relacionadas con ese cliente y permite asignar el valor reembolsado a la reserva correspondiente.
驴Para qu茅 sirve este flujo?
Este proceso permite registrar devoluciones de dinero de forma ordenada, dejando trazabilidad del valor reembolsado, la cuenta bancaria desde la cual sali贸 el dinero, la forma de pago, el beneficiario, los soportes y la reserva relacionada.
Tambi茅n permite controlar si el valor del reembolso fue asignado completamente, parcialmente o si qued贸 pendiente de asignaci贸n.
Conceptos principales
Transacci贸n: movimiento financiero registrado en el sistema. Para reembolsos, corresponde a un gasto o salida de dinero hacia el cliente.
Tercero: persona o entidad asociada a la transacci贸n. En este caso, el tercero es el cliente que recibe el reembolso.
Saldos pendientes o incidencias: obligaciones encontradas por el sistema donde participa el cliente seleccionado. Para este caso, corresponden a valores pendientes por reembolsar dentro de una reserva.
Asignaci贸n: distribuci贸n parcial o total del valor de la transacci贸n hacia el reembolso correspondiente.
Saldo sin asignar: valor de la transacci贸n que a煤n no ha sido aplicado a ninguna incidencia.
Crear una transacci贸n para reembolso.
Para registrar un reembolso, ingrese a la reserva correspondiente, ubique el subm贸dulo Reembolsos y haga clic en el bot贸n Transacci贸n.
Luego complete la informaci贸n solicitada en el formulario.
Valor de la transacci贸n: monto que ser谩 devuelto al cliente.
Cuenta bancaria: cuenta desde la cual se realiza la devoluci贸n.
Tambi茅n se pueden diligenciar otros campos para mejorar la trazabilidad del reembolso:
Tipo de transacci贸n: para reembolsos corresponde a gastos.
Categor铆a: normalmente se utiliza reembolsos de reservas.
Concepto: descripci贸n del reembolso registrado.
Fecha: d铆a en que se realiz贸 la devoluci贸n.
Moneda: moneda en la que se registra el reembolso.
Forma de pago: medio utilizado para devolver el dinero.
Referencia de pago: n煤mero, c贸digo o referencia del comprobante, si aplica.
Cliente: tercero que recibe el reembolso.
Ubicaci贸n/Sede: sede relacionada con la devoluci贸n.
Soporte contable: archivo o comprobante asociado.
Observaciones: notas adicionales sobre el motivo o detalle del reembolso.
Cruce y asignaci贸n de saldos
En el formulario se encuentra la opci贸n de Cruce y asignaci贸n de saldos. Para que el reembolso pueda relacionarse con la reserva, esta opci贸n debe permanecer activa.
Despu茅s de guardar la transacci贸n, Airvi muestra las incidencias encontradas para el cliente seleccionado. Desde all铆 se podr谩 asignar el valor de la transacci贸n al reembolso correspondiente.
Asignar el valor del reembolso
En la secci贸n de asignaci贸n, el sistema muestra:
Valor de la transacci贸n: total registrado para el reembolso.
Valor asignado: valor que ya fue aplicado.
Valor sin asignar: saldo disponible que a煤n no ha sido distribuido.
Al darle clic al bot贸n de "Asignar", daremos que "s铆" para confirmar la asignaci贸n de la transacci贸n de reembolso a la reserva.
Tipos de asignaci贸n
El valor del reembolso puede asignarse de diferentes formas:
Asignaci贸n total: cuando el valor de la transacci贸n cubre completamente el reembolso.
Asignaci贸n parcial: cuando solo se aplica una parte del valor a reembolsar.
Asignaci贸n m煤ltiple: cuando una misma transacci贸n se distribuye entre varias incidencias del mismo cliente, si aplica.
Validaciones importantes
El sistema valida que la asignaci贸n sea correcta antes de guardar:
No se puede asignar un valor superior al saldo disponible de la transacci贸n.
No se puede asignar un valor superior al saldo pendiente de la incidencia.
Una transacci贸n puede quedar parcialmente asignada.
Una transacci贸n puede quedar sin asignar si a煤n no se distribuye.
Una transacci贸n puede relacionarse con una o varias incidencias, seg煤n corresponda.
Estado de la transacci贸n
Seg煤n la asignaci贸n realizada, la transacci贸n puede quedar con uno de estos estados:
Asignado: todo el valor de la transacci贸n fue aplicado.
Asignado parcialmente: solo una parte del valor fue aplicada y a煤n queda saldo sin asignar.
No asignado: la transacci贸n fue creada, pero todav铆a no se ha aplicado a ninguna incidencia.
Soportes del reembolso
El reembolso permite adjuntar archivos de soporte, como comprobantes de pago, documentos o im谩genes.
Desde la columna Soportes, al hacer clic en Ver archivos, se abrir谩 una ventana donde se podr谩n consultar los archivos cargados previamente y agregar nuevos documentos relacionados con el reembolso.
Esto facilita la organizaci贸n de los soportes y mantiene respaldo de la devoluci贸n realizada.
Informaci贸n visible en el listado de reembolsos
Dentro del subm贸dulo Reembolsos, se puede consultar la informaci贸n principal de cada devoluci贸n registrada:
De esta forma, el sistema permite mantener un control claro de las devoluciones realizadas, su relaci贸n con las reservas y los soportes asociados.