Reembolsos

Los reembolsos de una reserva se gestionan mediante transacciones. Una transacción representa el movimiento financiero registrado en el sistema y puede asociarse a un tercero, en este caso, a un cliente

Para los reembolsos, la transacción corresponde a una salida de dinero de la agencia hacia el cliente. Después de crearla, Airvi identifica los saldos o incidencias relacionadas con ese cliente y permite asignar el valor reembolsado a la reserva correspondiente.

¿Para qué sirve este flujo?

Este proceso permite registrar devoluciones de dinero de forma ordenada, dejando trazabilidad del valor reembolsado, la cuenta bancaria desde la cual salió el dinero, la forma de pago, el beneficiario, los soportes y la reserva relacionada.

También permite controlar si el valor del reembolso fue asignado completamente, parcialmente o si quedó pendiente de asignación.

Conceptos principales

Transacción: movimiento financiero registrado en el sistema. Para reembolsos, corresponde a un gasto o salida de dinero hacia el cliente.

Tercero: persona o entidad asociada a la transacción. En este caso, el tercero es el cliente que recibe el reembolso.

Saldos pendientes o incidencias: obligaciones encontradas por el sistema donde participa el cliente seleccionado. Para este caso, corresponden a valores pendientes por reembolsar dentro de una reserva.

Asignación: distribución parcial o total del valor de la transacción hacia el reembolso correspondiente.

Saldo sin asignar: valor de la transacción que aún no ha sido aplicado a ninguna incidencia.

Crear una transacción para reembolso.

Para registrar un reembolso, ingrese a la reserva correspondiente, ubique el submódulo Reembolsos y haga clic en el botón Transacción.

Luego complete la información solicitada en el formulario.

Valor de la transacción: monto que será devuelto al cliente.
Cuenta bancaria: cuenta desde la cual se realiza la devolución.

También se pueden diligenciar otros campos para mejorar la trazabilidad del reembolso:

Tipo de transacción: para reembolsos corresponde a gastos.
Categoría: normalmente se utiliza reembolsos de reservas.
Concepto: descripción del reembolso registrado.
Fecha: día en que se realizó la devolución.
Moneda: moneda en la que se registra el reembolso.
Forma de pago: medio utilizado para devolver el dinero.
Referencia de pago: número, código o referencia del comprobante, si aplica.
Cliente: tercero que recibe el reembolso.
Ubicación/Sede: sede relacionada con la devolución.
Soporte contable: archivo o comprobante asociado.
Observaciones: notas adicionales sobre el motivo o detalle del reembolso.

Cruce y asignación de saldos

En el formulario se encuentra la opción de Cruce y asignación de saldos. Para que el reembolso pueda relacionarse con la reserva, esta opción debe permanecer activa.

Después de guardar la transacción, Airvi muestra las incidencias encontradas para el cliente seleccionado. Desde allí se podrá asignar el valor de la transacción al reembolso correspondiente.

Asignar el valor del reembolso

En la sección de asignación, el sistema muestra:

Valor de la transacción: total registrado para el reembolso.
Valor asignado: valor que ya fue aplicado.
Valor sin asignar: saldo disponible que aún no ha sido distribuido.

Al darle clic al botón de "Asignar", daremos que "sí" para confirmar la asignación de la transacción de reembolso a la reserva.

Tipos de asignación

El valor del reembolso puede asignarse de diferentes formas:

Asignación total: cuando el valor de la transacción cubre completamente el reembolso.
Asignación parcial: cuando solo se aplica una parte del valor a reembolsar.
Asignación múltiple: cuando una misma transacción se distribuye entre varias incidencias del mismo cliente, si aplica.

Validaciones importantes

El sistema valida que la asignación sea correcta antes de guardar:

No se puede asignar un valor superior al saldo disponible de la transacción.
No se puede asignar un valor superior al saldo pendiente de la incidencia.
Una transacción puede quedar parcialmente asignada.
Una transacción puede quedar sin asignar si aún no se distribuye.
Una transacción puede relacionarse con una o varias incidencias, según corresponda.

Incidencias encontradas por el sistema

Después de seleccionar el cliente, el sistema busca las reservas pendientes de pago asociadas .

Al darle clic al botón de "Asignar", daremos que "sí" para confirmar la asignación de la transacción de reembolso a la reserva.

En esta sección se podrá visualizar la información de las reservas encontradas y el saldo pendiente de cada una. Desde allí, el usuario puede definir cuánto valor de la transacción desea aplicar a cada reserva.

Estado de la transacción

Según la asignación realizada, la transacción puede quedar con uno de estos estados:

Asignado: todo el valor de la transacción fue aplicado.
Asignado parcialmente: solo una parte del valor fue aplicada y aún queda saldo sin asignar.
No asignado: la transacción fue creada, pero todavía no se ha aplicado a ninguna incidencia.

Soportes del reembolso

El reembolso permite adjuntar archivos de soporte, como comprobantes de pago, documentos o imágenes.

Desde la columna Soportes, al hacer clic en Ver archivos, se abrirá una ventana donde se podrán consultar los archivos cargados previamente y agregar nuevos documentos relacionados con el reembolso.

Esto facilita la organización de los soportes y mantiene respaldo de la devolución realizada.

Información visible en el listado de reembolsos

Dentro del submódulo Reembolsos, se puede consultar la información principal de cada devolución registrada:

De esta forma, el sistema permite mantener un control claro de las devoluciones realizadas, su relación con las reservas y los soportes asociados.