¿Cómo crear un usuario o proveedor?
1. Ingrese al módulo de Usuarios y proveedores desde el ícono de Usuarios y proveedores de la página principal.
También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Usuarios y proveedores:
- Hacer clic en "Crear": Inicia el proceso de registro.
- Seleccionar el rol: Establece si el registro corresponde a un usuario o un proveedor.
- Lista de roles
- Administrador
- Administrador financiero
- Aerolínea
- Agencia de Viajes
- Agente de marketing
- Agente de viajes
- Aseguradora
- Auditor general
- Contabilidad
- Crucero o ferry
- Freelancer
- Gestor de alojamiento
- Gestor de proveedores
- Guía
- Hotel
- Museo o sitio de historia
- Parque temático
- Proveedor
- Restaurante
- Transportador
- Tren
- Lista de roles
Nota: Los roles de usuarios y proveedores cuentan con características únicas que el sistema utiliza para definir sus funcionalidades y restricciones.
- Diligenciar la información requerida: Completar los datos necesarios según el rol asignado.
- Guardar: Finaliza el registro y guarda la información en el sistema.
Al crear o editar un usuario o proveedor, el formulario incluye los campos Régimen tributario y Nacional o extranjero.
Régimen tributario: permite registrar la condición tributaria del usuario o proveedor. Este campo debe completarse cuando la información fiscal sea necesaria para procesos administrativos, contables, de facturación, de pagos o de reportes.
Nacional o extranjero: permite identificar si el usuario o proveedor corresponde a una persona o empresa nacional, o si pertenece al exterior. Este campo debe diligenciarse especialmente cuando se gestionen proveedores internacionales, pagos en otras monedas, servicios fuera del país o información que requiera una clasificación tributaria o administrativa diferenciada.
Estos campos ayudan a mantener la información más completa y organizada, facilitando la gestión operativa, financiera y contable dentro del sistema.
Consideraciones importantes:
Para los roles de Administrador, Agente de Viajes, Contabilidad y Auditor, el correo electrónico será utilizado como nombre de usuario para iniciar sesión en el sistema.
Este proceso asegura una gestión eficiente y personalizada de cada perfil, optimizando las operaciones de la agencia.
¿Cómo registrar un agente de viajes?
- Hacer clic en "Crear": Inicia el proceso de registro.
- Seleccionar el rol: Establece el rol: Agente de viajes.
Adicionalmente, se podrá registrar un correo de contacto, el cual será utilizado para el envío de notificaciones y comunicaciones, independiente del correo de inicio de sesión.
En este paso es importante tener en cuenta la diferencia entre ambos correos:
- Email de inicio de sesión: Se utiliza para acceder al sistema (según el rol).
- Email de contacto: Se utiliza para comunicaciones y notificaciones externas.
Esto permite separar el acceso al sistema de los canales de comunicación, facilitando una mejor organización de la información.
Para los roles de Administrador, Agente de Viajes, Contabilidad y Auditor, el correo electrónico será utilizado como nombre de usuario para iniciar sesión en el sistema.
¿Cómo registrar un hotel (aplica para la mayoría de proveedores)?
- Hacer clic en "Crear": Inicia el proceso de registro.
- Seleccionar el rol: Establece el rol Hotel.
- Diligenciar la información requerida: Completar los datos necesarios según el rol asignado. En este caso, para el hotel, los campos obligatorios son el nombre.
- Guardar: Finaliza el registro y guarda la información en el sistema.
¿Cómo registrar una agencia de viajes?
- Hacer clic en "Crear": Inicia el proceso de registro.
- Seleccionar el rol: Establece el rol: Agencia de viajes.
- Diligenciar la información requerida: Completar los datos necesarios según el rol asignado. En este caso, para la agencia de viajes, los campos obligatorios son el nombre y el teléfono.
- Guardar: Finaliza el registro y guarda la información en el sistema.
