Módulo de Reembolsos
El Módulo de Reembolsos permite consultar y hacer seguimiento a las devoluciones de dinero realizadas a clientes dentro del sistema.
Este módulo centraliza la información relacionada con los reembolsos asociados a reservas, permitiendo revisar el valor devuelto, el cliente receptor, la forma de pago, los soportes, el comprobante y la trazabilidad del registro.
Ubicación del módulo
Para ingresar al módulo, siga la ruta:
Menú principal → Estadísticas y seguimientos → Reembolsos
¿Para qué sirve?
Este módulo sirve para llevar un control detallado de los reembolsos realizados a los clientes, facilitando la revisión financiera y administrativa de las devoluciones registradas en Airvi.
Desde esta sección se puede validar qué reembolsos fueron realizados, a qué reserva o servicio corresponden, quién recibió el dinero, qué agente gestionó el proceso y qué soportes o comprobantes están asociados.
Filtros de búsqueda
El módulo cuenta con diferentes filtros para consultar la información de forma más precisa:
Número del reembolso: permite buscar un reembolso específico por su identificador.
Producto: filtra los reembolsos asociados a uno o varios productos.
Viaje de destino: permite consultar reembolsos según el viaje relacionado.
Número de reserva: filtra los reembolsos vinculados a una reserva específica.
Agente de viajes: permite consultar los reembolsos gestionados por un agente determinado.
Fecha de pago desde / hasta: filtra por la fecha en la que se realizó el reembolso al cliente.
Fecha de registro desde / hasta: filtra por la fecha en la que el reembolso fue registrado en el sistema.
Comprobante: permite identificar reembolsos que tienen comprobante asociado.
Estos filtros ayudan a ubicar rápidamente un reembolso y a revisar el historial de devoluciones de acuerdo con las necesidades de la agencia.
Información del listado
El historial de reembolsos muestra la información principal de cada devolución registrada:
Fecha de reembolso: fecha en la que se realizó la devolución al cliente.
Fecha del viaje: fecha del viaje o servicio relacionado con el reembolso.
Soportes: archivos o documentos asociados al reembolso.
Servicio: descripción del servicio al que corresponde la devolución.
Receptor: persona o entidad que recibe el reembolso.
A nombre de: nombre bajo el cual se realizó el pago del reembolso.
Valor: monto total reembolsado.
TRM: tasa de cambio aplicada, cuando corresponde.
Forma de pago: medio utilizado para realizar el reembolso.
Notas: observaciones adicionales sobre la devolución.
Comprobante: documento que respalda el pago realizado.
Agente de viajes: usuario responsable de la gestión del reembolso.
Fecha de registro: fecha y hora en la que el reembolso fue registrado en el sistema.
Relación con transacciones
Cuando se registra un reembolso, el sistema puede generar o relacionar una transacción de gasto dentro del módulo de Transacciones.
Esto permite que el valor devuelto al cliente quede reflejado en el historial financiero de la agencia y pueda ser consultado junto con otros movimientos de dinero, como pagos a proveedores, ingresos por reservas o comisiones.
Recomendación de uso
Se recomienda registrar cada reembolso con su comprobante, soporte y notas correspondientes. Esto permite mantener una trazabilidad clara del proceso y facilita futuras revisiones administrativas, financieras o de atención al cliente.